Hvad er en e-faktura?

E-fakturaer bliver stadig mere populære. Hvorfor er det sådan? E-fakturaer er nemme at sende. De bliver også hurtigt leveret til deres modtagere, hvilket forkorter tiden til betaling for varer og tjenester. Ikke underligt, at flere og flere virksomheder drager fordel af denne løsning. Hvad hvis jeg modtager en faktura via e-mail? Har den samme juridiske gyldighed som en papirkopi? Du vil finde de vigtigste oplysninger om e-fakturaer i denne artikel.

Hvad er en e-faktura? – indholdsfortegnelse:

1. Hvad hvis jeg modtager en faktura via e-mail?
2. Skal e-fakturaer printes?
3. Har e-fakturaer samme juridiske gyldighed som papirkopier?
4. Hvordan tjekker jeg, om en e-faktura er ægte?
5. Hvordan undgår jeg at blive snydt af en falsk faktura?

Hvad hvis jeg modtager en faktura via e-mail?

Hvis du er freelancer eller driver en lille virksomhed, sælger du ikke kun dine varer og tjenester, men køber også lejlighedsvis noget til dit firma. Når du handler i almindelige butikker, får du en papirkopi af fakturaen. Men hvis du værdsætter din tid, vil online shopping være en bedre løsning. I dette tilfælde vil du ofte modtage en elektronisk faktura.

Hvad skal du gøre, hvis du får en sådan faktura? Proceduren er den samme som i tilfælde af en papirfaktura. Du skal betale den til tiden angivet af udstederen. Hvis du bruger et regnskabsprogram eller en faktureringsapplikation, skal du tjekke, om de tilbyder integration med din bank. Hvis de gør, skal du uploade fakturaen til systemet og bestille en overførsel.

Men hvis du ikke bruger nogen regnskabsprogrammer, skal du logge ind på din bankkonto og indtaste alle data manuelt. Hvad skal du gøre for at gøre det? Du skal angive nummeret på din elektroniske faktura, udstederens oplysninger og fakturaens beløb. Du kan også specificere, hvad fakturaen handler om, men det er ikke nødvendigt for at foretage en korrekt overførsel.

Skal e-fakturaer printes?

Dage, hvor alt skulle printes, er for længst forbi. Elektroniske fakturaer behøver ikke at blive printet. Hvorfor? Fordi du altid vil have adgang til dem. De vil være i din e-mail. Du printer ikke alle dine e-mails, gør du?

E-fakturaer har yderligere fordele. Hvad er de? Sådanne fakturaer kan nemt uploades til regnskabssoftware eller ethvert andet program, hvor du gemmer dine udgifter. De fleste regnskabssoftwareløsninger giver dig mulighed for at gemme fakturaer i en .pdf-fil og endda uploade fakturascanninger. Du kan gøre det med blot et par klik. Dette er en god måde at holde styr på dine betalingsfrister, da du i et sådant program kan overvåge forpligtelser, som du skal afvikle. Firmbee’s gratis faktureringsapp giver dig alle disse muligheder.

Har e-fakturaer samme juridiske gyldighed som papirkopier?

Når det kommer til fakturaer, betyder det ikke noget, om de er udstedt på papir eller elektronisk. Begge versioner har samme juridiske gyldighed. Uanset fakturatypen skal du opbevare den i den periode, der kræves ved lov. I tilfælde af elektroniske fakturaer er det meget lettere, da du ikke har brug for et særligt arkiv for at gøre det.

Hvis du bruger en faktureringsapp, har du alle dine købte fakturaer lige ved hånden. Dette er en meget praktisk løsning, der ikke kun sparer dit papir, toner og dokumentopbevaringsplads, men også din tid.

Du behøver ikke at bekymre dig om, hvorvidt dine fakturaer opbevares længe nok. En god faktureringsapp vil fortælle dig, hvor lang tid du skal opbevare fakturaer i dit elektroniske arkiv, så det er i overensstemmelse med skattereglerne i dit land.

Hvordan tjekker jeg, om en e-faktura er ægte?

Først skal du tjekke, om fakturaen kommer fra det firma, du allerede har samarbejdet med. Hvis du har, skal du sikre dig, at den indeholder et bankkontonummer, som du har brugt til tidligere betalinger. Hvis bankkontonummeret er anderledes, kan det være blevet ændret. Det sker. Men før du overfører penge, skal du sikre dig, at det firma, der har udstedt fakturaen, virkelig eksisterer.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du skal betale den, ville det være bedst at kontakte det firma, der har udstedt den. Måske har du i travlheden i dit daglige liv glemt ordren, og nu er du blevet overrasket over fakturaen, du skal betale. Tjek, om du faktisk har bestilt et sådant produkt eller en sådan tjeneste. Hvis du har, så ignorer ikke en sådan besked. Hvorfor?

Hvis du ikke betaler fakturaen til tiden, kan sælgeren opkræve dig renter for en forfalden betaling. Du kan også muligvis ikke længere købe med udsat betaling fra en sådan leverandør. Ikke underligt, ingen kan lide kunder, der ikke betaler deres regninger.

Derfor, hvis du ikke kan huske et bestemt køb, så sørg for at ringe eller sende en e-mail til den pågældende sælger for at sikre dig, at der ikke er sket en fejl.

Hvordan undgår jeg at blive snydt af en falsk faktura?

Hvad hvis en faktura vækker tvivl? Det kan ske, at nogen vil forsøge at presse penge fra dig. Hvis du deler oplysninger om dit firma på internettet, kan nogen bruge dem til at udstede en falsk faktura og sende den til din e-mail. Hvordan undgår du at blive snydt?

Hvis fakturaen kommer fra det firma, du tidligere har samarbejdet med, så prøv at kontakte dem og få tingene afklaret. Du kan have fået den ved en fejl. Det sker. Når du kontakter fakturaudstederen, er det bedst at bruge de oplysninger, du finder på internettet. Hvorfor?

I brødteksten i e-mailen kan svindleren have angivet dit telefonnummer som virksomhedens telefonnummer. Hvis du ringer til dette nummer, kan de overbevise dig om, at fakturaen er korrekt, og at du skal betale den. På den anden side, hvis du ringer til et nummer, som du selv finder, kan du være sikker på, at du ringer til det rigtige sted.

At sende falske fakturaer er en forbrydelse. Du kan anmelde en sådan hændelse til politiet. Heldigvis sker sådanne situationer ikke så ofte. Derfor behøver du ikke at bekymre dig om fakturaer, du modtager elektronisk, men vi foreslår at være opmærksom.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook og Twitter.