Hvad er en faktura?

En faktura er et dokument, der bekræfter transaktionen. Dette gælder både for levering af tjenester og forsyning af varer, herunder levering af digitalt indhold. Den kan være i papir- eller elektronisk form. Fakturaen bestemmer værdien af varer og tjenester og er grundlaget for beregning af skyldige skatter. Selvom fakturaen ofte optræder i B2B (business to business) relationer, er det ikke kun et område for iværksættere. Private personer møder også fakturaer udstedt i B2C (business to consumer) modellen. I denne artikel vil vi forklare, hvad en faktura er, og hvad dens formål er.

Hvad er en faktura? Hvad er dens formål? – indholdsfortegnelse:

1. Grundlæggende information om en faktura
2. Faktura som bekræftelse af salg
3. Faktura som dokument til regnskab
4. Er en faktura nødvendig for at bruge en garanti?
5. Hvordan kan du nemt udstede en faktura?

Grundlæggende information om en faktura

Fakturaen er et dokument, der bekræfter afslutningen af en transaktion mellem en sælger og en køber. Af denne grund skal fakturaen indeholde fulde oplysninger om begge parter. Den bør udstedes i to eksemplarer, et til hver af parterne i transaktionen.

Et andet vigtigt element i fakturaen er dens unikke nummer og udstedelsesdato. Den indeholder oplysninger om solgte varer og tjenester, såsom deres mængde, pris og værdi. For lande, hvor moms (meromsætningsafgift) opkræves, vil fakturaen også vise satsen og værdien af denne skat.

Fakturaen angiver betalingsmetoden for de leverede varer og tjenester. Det kan være en forudbetaling, kontant betaling, bankoverførsel eller kreditkort. I tilfælde af et salg med en udsat betalingsdato vil fakturaen også inkludere datoen, hvor en sådan forpligtelse skal afregnes.

En faktura kan udstedes i papirform, men den kan også udarbejdes i elektronisk form, som har samme juridiske gyldighed. Ifølge rapporten E-Fakturering / E-Fakturering. Digitalisering og automatisering, udstedes der mere end 370 milliarder fakturaer hvert år, hvoraf kun 10% er elektroniske.

Dog, på grund af det faktum, at e-faktura tjenesten er meget billigere end dens papirmodpart, bliver en sådan løsning mere og mere populær hvert år. Ved at bruge automatisering ved fakturering kan du reducere omkostningerne med op til 30%.

Faktura som bekræftelse af salg

Når du sælger varer eller tjenester, skal du dokumentere en sådan begivenhed i en passende form. Når du sælger til enkeltpersoner, er du normalt forpligtet til at have en kasseapparat og udstede kvitteringer. Dog, på kundens anmodning, skal du udstede en faktura, der bekræfter købet. Når du driver virksomhed i B2B-modellen, er det grundlæggende dokument, der bekræfter salget, fakturaen.

Mange virksomheder, der sælger på forskellige markedspladser, udsteder som standard fakturaer i elektronisk form til deres kunder. Dette er bestemt en mere bekvem løsning end at printe kvitteringer eller papirfakturaer. Afsendelse af sådanne dokumenter er let at automatisere, så du ikke behøver at beskæftige dig med papirarbejde, og du kan koncentrere dig om at drive din virksomhed.

Faktura som dokument til regnskab

Ifølge IFRS (International Financial Reporting Standards) er fakturaen et af de vigtigste regnskabsdokumenter, der indeholder detaljerede oplysninger om den gennemførte transaktion. Blandt andet beregner fakturaer din indkomst og den skat, du skal betale af den. Fakturaer dokumenterer også de omkostninger, du har haft for at drive din virksomhed. Afhængigt af den valgte beskatningsform kan de påvirke størrelsen af de skyldige skatter. Da fakturaer kan kontrolleres af skattemyndighederne, skal de opbevares i en periode, der er fastsat i lovgivningen i det pågældende land.

Regnskabsfirmaer henviser ofte til antallet af fakturaer, når de forbereder prislister for deres tjenester. Dette gælder både for dem, der er udstedt af dig, kaldet salgsfakturaer, og for fakturaer udstedt af dine entreprenører for varer og tjenester, der er leveret til dig. Sidstnævnte kaldes omkostningsfakturaer.

Regnskabsfirmaer tilbyder i prisen for den grundlæggende servicepakke normalt booking af et forudbestemt antal fakturaer, men for hvert efterfølgende dokument, der overstiger denne grænse, kan de opkræve ekstra gebyrer. Hvis du ikke udsteder for mange dokumenter, kan brugen af regnskabstjenester være en betydelig omkostning forbundet med at drive en virksomhed. Du kan dog bruge en applikation, der lader dig udstede og bogføre fakturaer selv. Det gøres mere bekvemt med foruddefinerede skabeloner og dropdown-datalister. Takket være denne løsning kan du effektivt optimere omkostningerne ved at drive din egen virksomhed.

Er en faktura nødvendig for at bruge en garanti?

Du behøver ikke at have en faktura for at bruge garantien. Til dette formål er enhver bekræftelse af køb tilstrækkelig. Dette kan være en kvittering, en kontoudskrift eller en bekræftelse på kreditkortbetaling. Det er vigtigt at have et dokument, der bekræfter transaktionen. Dog vælger mange mennesker, især når de køber varer af større værdi, en faktura. Hvorfor?

Det er meget let at miste kvitteringer. Desuden, hvis de opbevares dårligt, falmer de hurtigt og bliver ulæselige. Der er ikke et sådant problem med fakturaer. De har ofte et større format, og det er normalt et A4-ark. Takket være det kan de nemt opbevares i standard mapper. Fakturaer i elektronisk form er en ideel løsning. Adgangen til sådanne dokumenter er meget lettere, og hvis du har brug for at bruge garantien, kan du hurtigt finde den nødvendige faktura.

Hvordan kan du nemt udstede en faktura?

Du kan finde mange løsninger, der understøtter udstedelse af fakturaer, fra regnskabs- og finanssystemer, gennem CRM-systemer (Customer Relationship Management System) eller mere komplicerede ERP (Enterprise Resource Planning) systemer, til dedikerede applikationer, f.eks. Firmbee, som er en gratis fakturaapp. Takket være sådanne værktøjer kan du nemt lave fakturaer og endda automatisere visse processer, såsom at sende påmindelser om tilbagevendende betalinger.

Dette behøver ikke altid at involvere betydelige udgifter til køb af sådan software. Det er værd at bruge pålidelige løsninger, der giver fuld funktionalitet ved udstedelse af fakturaer, og som samtidig er gratis. Til dette formål kan du bruge Free Invoicing App, som gør det meget lettere at udstede fakturaer, selv for dem, der ikke har beskæftiget sig med regnskab indtil nu.

Læs vores seneste artikel: Storyboard – hvad det er, og hvordan man bruger det til videoproduktion?

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook og Twitter.