Hver iværksætter, der ønsker at udvikle sin virksomhed over tid, når et stadium, hvor de har brug for støtte. Dog er det ikke altid antallet af opgaver stort nok til at ansætte en kontraktarbejder. I sådanne tilfælde er den ideelle løsning at bruge tjenesterne fra en virtuel assistent. I dag vil vi fokusere på virtuelle assistenter, deres rolle i virksomheden, deres færdigheder og måder at finde dem på. Hvis du aldrig har arbejdet med en, vil denne artikel helt sikkert hjælpe dig med at vælge den ideelle fjernarbejder.
En virtuel assistent er en fjernarbejder, der udfører tildelte opgaver fra hvor som helst i verden ved hjælp af en computer og internettet. Det er en person, der erstatter en standard kontorarbejder. Denne person kan håndtere sager, der er strengt forbundet med at drive en virksomhed fra back office, dvs. udstede fakturaer, kontakt med grossister eller tage sig af hjemmesiden, men ikke kun det. Kataloget af tjenester, der tilbydes af virtuelle assistenter, vokser konstant, og dette erhverv bliver mere og mere populært.
Bredden af kompetencer hos virtuelle assistenter, og dermed kataloget af tjenester, de tilbyder, er ekstremt forskelligartet. Alligevel har hver af dem deres specialisering, hvor de føler sig mest komfortable. Nogle gange er det meget omfattende og vedrører hele kataloget af opgaver, eller nogle gange vedrører det en bestemt færdighed. Derfor, når du leder efter en virtuel assistent, er det nøgletrin at specificere de opgaver, du ønsker at få udført.
Mange virtuelle assistenter starter med simple kontoropgaver, men med tiden påtager de sig yderligere træning og udvider deres kompetencer. I sidste ende får klienten en medarbejder, der udfører en hel række opgaver. Det er mere praktisk, når én person er ansvarlig for hele projektet. Både med hensyn til konsistens og kontrol af resultater.
For nem reference er der nedenfor en liste over eksempler på opgaver, som en VA kan udføre:
Disse er opgaver, som en traditionel kontorassistent også udfører. Disse kan inkludere at tage sig af kalenderen, planlægge aftaler eller håndtere e-mail. Virtuelle assistenter, der beskæftiger sig med administrative anliggender, kan også være ansvarlige for udstedelse af fakturaer eller afgivelse af ordrer til producenter. En sådan assistent vil også forberede skabeloner af dokumenter eller gennemføre den indledende rekruttering af en medarbejder. Med andre ord – de vil støtte dig i alle administrative og kontorrelaterede anliggender i forbindelse med at drive din virksomhed.
Denne kategori kan inkludere meget. En virtuel assistent, der specialiserer sig i tekniske spørgsmål, kan være ansvarlig for at oprette en landingsside til et nyt online kursus eller opsætte en online butik. Nogle assistenter specialiserer sig i specifikke programmer som redigering eller videoredigering.
Dette katalog omfatter alle aktiviteter, der har til formål at udvikle et brand. Dette inkluderer oprettelse af promoveringsmaterialer, dvs. indhold, grafik eller video, men også omfattende support til sociale medier eller hjemmesiden. En virtuel assistent kan også specialisere sig i at skabe reklamekampagner på en given platform eller skabe indhold.
Selvfølgelig er listen ovenfor ikke komplet og inkluderer ikke alle de opgaver, du kan delegere til en assistent. Denne opdeling betyder heller ikke, at én person ikke kan håndtere sociale medier og tjekke e-mail på samme tid. Ofte vil du finde, at én virtuel assistent vil erstatte medarbejdere i flere afdelinger. Denne fleksibilitet er en af de største fordele ved dette erhverv og grunden til, at flere og flere iværksættere arbejder med en virtuel assistent.
Selvom en virtuel assistent udelukkende er forbundet med fjernarbejde, er dette ikke altid tilfældet. I nogle tilfælde søger arbejdsgivere nogen, der også kan hjælpe med onsite-opgaver som at besøge kontoret eller sende dokumenter på posthuset.
Dette erhverv bliver mere og mere populært, men stadig ved ikke mange iværksættere om muligheden for fjern samarbejde. Selv hvis de har hørt noget om det, har de ingen idé om, hvor og hvordan de skal finde dem. Der er flere måder at starte samarbejdet på.
Mange virtuelle assistenter har deres digitale visitkort i form af hjemmesider. På dem viser de deres porteføljer, færdigheder og feedback fra kunder, de har arbejdet med. Det er dog værd at huske, at de bedst rangerede sider altid vises i de første søgeresultater.
Da det er et fjernjob, foregår rekrutteringen også på afstand. At deltage i en af Facebook-grupperne er en af de mest effektive metoder. Alt, hvad du skal gøre, er at tilføje et indlæg med et jobtilbud og en beskrivelse af opgaverne, og som svar vil du helt sikkert modtage et par eller et dusin interessante tilbud. Sådanne grupper samler virtuelle assistenter, så du kan være sikker på, at dit tilbud vil gå direkte til kompetente personer. Du kan også tilføje en annonce i en af de forretningsgrupper, der relaterer sig til din virksomheds profil. Takket være dette har du en bedre chance for at finde en person, der har erfaring eller interesser relateret til din branche.
Nogle bureauer arbejder med virtuelle assistenter. Denne løsning har sine fordele og ulemper. Den største fordel er, at den ansvarlige tager sig af at vælge den bedste medarbejder. Det er kun op til dig at komme med en liste over specifikke opgaver, som du ønsker at outsource. Den ansvarlige for bureauet ved præcist, hvem de arbejder med, og hvem der er værd at tildele en bestemt type opgave. Derudover har alle assistenter gennemgået en rekrutteringsproces, så de har skullet demonstrere deres færdigheder.
I disse tilfælde underskriver du en kontrakt med et bureau og ikke med en specifik assistent, hvilket også er en fordel i nogle situationer. For det første vil dit ansvar ikke være at kontrollere arbejdet. Hvad der betyder noget for dig, er resultatet, og resten tages sig af af bureauet. Den største ulempe er dog prisen, som er højere end i tilfælde af direkte samarbejde. Alligevel, hvis budgettet ikke er et problem for dig, så gå efter det.
En stadig mere populær form for at søge efter forskellige typer specialister er at tilføje annoncer på sider, der associerer freelancere som Upwork. Bare tilføj et tilbud og beskriv en specifik stilling, og efter et stykke tid vil du modtage en bunke svar fra hele verden.
Anbefalinger er også en god måde at finde virtuel support på. Det er en god idé at spørge venner, der arbejder i lignende brancher eller driver deres virksomheder, om de har brugt denne type løsning. Virtuelle assistenter arbejder ofte med flere iværksættere på samme tid, og ansættelse ved anbefaling er en af de bedste måder at finde den perfekte medarbejder på.
En velkendt form for indledende færdighedsverifikation er at forberede et rekrutteringsspørgeskema. Dette er en god måde at udvælge de bedste kandidater allerede i den indledende fase og samtidig en meget bedre metode til at lære kandidaten at kende.
Ordentligt udvalgte spørgsmål vil afsløre meget mere end et CV eller en ansøgning. Et interessant supplement til rekrutteringsspørgeskemaet kan være situationsspørgsmål, hvor du kan beskrive eksempler på situationer, som virksomheden har befundet sig i med en anmodning om at løse et problem. Sådanne svar giver os mulighed for at vurdere, om en person tænker i lignende mønstre, og hvilke værdier de styres af. Nogle gange ledsages spørgeskemaet også af en kort rekrutteringsopgave, som består i at forberede grafik i et bestemt program eller skrive en kort tekst.
Udover den grundlæggende verifikation af færdigheder har sådanne undersøgelser en anden fordel. Det kræver lidt vilje og engagement at besvare dem, så du har mere tillid til, at den person, der sender deres tilbud, er interesseret i at arbejde med dig og er sikker på deres færdigheder.
Efter en indledende analyse af de tilbud, der er sendt til dig, skal du vælge et par af de bedste kandidater. En video interview gennemført online med hver af dem vil hjælpe dig med at træffe den endelige beslutning. Der er mange platforme, der tjener dette formål, som Google Meet eller Zoom.
Der er ét svar på det: det afhænger.
Når det kommer til selve kontraktformen, er det oftest B2B, da virtuelle assistenter driver deres egne virksomheder eller arbejder med erhvervsinkubatorer eller andre typer virksomheder, der giver dig mulighed for at fakturere dem for deres arbejde. I nogle tilfælde foretrækker iværksættere dog at underskrive en standard civilretlig kontrakt. Det er også værd at huske på yderligere dokumenter, der skal underskrives, hvis samarbejdet kræver det, såsom en fortrolighedsaftale.
Samarbejde med en virtuel assistent kan være langvarigt, eller det kan være en specifik opgave, der skal udføres, f.eks. at udføre forskning til en bestemt ordre eller introducere produkter på en hjemmeside.
Når det kommer til fakturering, er situationen ikke længere så simpel. Der er flere muligheder tilgængelige. Nogle virtuelle assistenter har timepakker, som en iværksætter kan købe. Pakken kan inkludere 10 eller endda 40 timers arbejde. Det meste af tiden er det gyldigt i 30 dage, og iværksætteren skal beslutte størrelsen på pakken i begyndelsen af måneden.
Sådan en metode fungerer bedst, når omfanget af samarbejdet med en virtuel assistent er stort, men uregelmæssigt, f.eks. en iværksætter har brug for støtte i kundeservice, men fællesskabet er så lille, at det kun er en opgave for en time om dagen, og opgaverne for en virtuel assistent inkluderer også at skabe indlæg på sociale medier. Takket være dette kan hun frit fordele sin tid til bestemte opgaver, og klienten betaler kun for de reelle timer, der er arbejdet.
I tilfælde af at samarbejdet er baseret på en specifik opgave, kan en bedre form for afregning være en afregning for det skabte arbejde. I begyndelsen af samarbejdet vil du blive enige om det endelige beløb, f.eks. for at forberede et reklamekatalog eller samle en e-bog. I dette tilfælde er det ikke vigtigt, hvor meget tid din assistent bruger på at forberede det. Hvad der betyder noget er effekten – det færdige produkt.
At arbejde med en virtuel assistent er en chance for at finde en medarbejder uden at forpligte sig på lang sigt. Det er fantastisk for voksende virksomheder eller virksomheder, der kun har brug for støtte sæsonmæssigt. Den finansielle aspekt er også en kæmpe fordel. Iværksætteren pådrager sig omkostninger kun, når han har brug for dem. Han betaler for reelt arbejdstid, ikke for at sidde på et kontor eller tage en kaffepause.
Fordelene ved virtuel assistance inkluderer også alsidighed. På den ene side kan en iværksætter bede om støtte til simple ting, der tager ham/hende meget tid hver dag og få plads til kreativt arbejde og udvikling. På den anden side kan han regne med hjælp til spørgsmål, der går ud over hans kompetence, såsom teknisk support til programmer. Trods alt behøver en virksomhedsejer ikke at vide alt.
Det er alt, hvad du behøver at vide om at arbejde med en virtuel assistent. Læs også: 11 grunde til at ansætte en virtuel assistent i din virksomhed
Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
En problemløser med 5 forskellige grader og uendelige reserver af motivation. Dette gør ham til en perfekt virksomhedsejer og leder. Når han søger efter medarbejdere og partnere, værdsætter han åbenhed og nysgerrighed over for verden mest.
Når det kommer til AI i musikproduktion, er det bedst til co-creation, og især til…
I dagens artikel vil vi dække emnet om samarbejde mellem Product Owner og Scrum Master.…
Hver leder har mål som at opbygge et team, der leverer passende høje resultater, opnå…
Social media reklamekampagner, direkte kontakt under branchebegivenheder, tilbud om uddannelsesmaterialer for at øge viden og…
Flere mindre begivenheder udgør en Sprint i Scrum. Sprints danner igen sammen en vej, der…
Modtagere griber oftere og oftere efter videomateriale. Skriftlige former bliver mindre populære. Traditionelle bloggere forsøger…