Hvornår skal du udstede en faktura?

Udstedelse af fakturaer er en af de mere fornøjelige dele ved at være iværksætter. Hvorfor? Fordi det er det sidste skridt til at få betaling. Men spørgsmålet opstår – hvornår skal man udstede en faktura, så den er lovlig? Det viser sig, at der ikke er et entydigt svar på dette spørgsmål. Det afhænger alt sammen af omstændighederne. Ofte udstedes en faktura efter levering af varer eller tjenester. Der er dog nogle undtagelser. Denne artikel vil forklare, hvornår du skal udstede fakturaer. Det afhænger primært af typen af faktura, så vi vil her diskutere dem, der forekommer oftest.

Hvornår skal du udstede en faktura? – indholdsfortegnelse:

1. Salgsfaktura
2. Slutfaktura
3. Del-faktura
4. Forudbetalt faktura
5. Proforma faktura
6. Gentagen faktura
7. Se hvordan du udsteder fakturaer med Firmbee

Salgsfaktura

Dette er en ganske almindelig måde at udstede fakturaer på. Det ses især i butikker. Når du som sælger overdrager de købte varer til kunden personligt, kan du også udstede en faktura med det samme. I dette tilfælde er det normalt forbundet med at acceptere betaling, enten i form af kontanter eller betaling med kreditkort. Det kan dog ske uden for dit firma, at du leverer varer direkte til kunden.

Det ville synes, at når du er ude af dit kontor, ikke vil du kunne fakturere din kunde med det samme. Heldigvis kan du bruge en mobil faktureringsapp. Dette giver dig mulighed for at fakturere ved hjælp af din smartphone. Og hvad med at printe? Det behøver du ikke, fordi du kan sende fakturaen via e-mail. En elektronisk faktura har samme juridiske værdi som en papirfaktura.

Slutfaktura

For tjenester er det almindeligt at se fakturaer udstedt efter arbejdet er afsluttet. Hvordan adskiller de sig fra fakturaer udstedt på salgsdagen? Teoretisk set kan du udstede en faktura i det øjeblik, du har afsluttet din tjeneste. Dette er en god måde at gøre det på, hvis du har personlig kontakt med kunden. I dette tilfælde ser kunden straks resultaterne af dit arbejde og kan acceptere og godkende fakturaen.

Men hvis kunden endnu ikke har set det arbejde, du har udført for ham, er det bedre at tjekke, om han er tilfreds med det endelige resultat. Hvis de har kommentarer, kan du foretage rettelser, inden du udsteder en faktura. Ellers kan det vise sig, at kunden ikke accepterer fakturaen, fordi han har kommenteret projektet. Dette ville forlænge betalingsprocessen. Du kan undgå dette ved at sende kunden en besked, der spørger, om de accepterer det udførte arbejde, og hvis ikke, hvilke rettelser der stadig er nødvendige.

Del-faktura

Del-fakturaer kan især ses for større projekter. I dette tilfælde kan arbejdet opdeles i faser. Efter deres afslutning udstedes en faktura, der dækker det udførte arbejde. Hvor kan du møde denne type fakturering? Hver gang hele arbejdet strækkes over tid.

Dette sker for eksempel under opførelsen af et hus. Virksomheden, der udfører arbejdet, kan udstede fakturaer efter afslutningen af de enkelte faser. Denne måde at fakturere på sikrer likviditet og undgår betalingsflaskehalse samt en høj regning, når alt er afsluttet. For langsigtede projekter er det en god idé at etablere en betalingsplan i starten. Den kan angive bestemte milepæle efter hvilke del-fakturaer vil blive udstedt.

Forudbetalt faktura

Hvis de tjenester, du leverer, kræver, at du forpligter betydelige midler til køb af komponenter, der er nødvendige for at udføre det kontraherede arbejde, kan du tilbyde at betale på forhånd. I dette tilfælde udsteder du en faktura, før arbejdet er udført.

Dette løsning viser sig at være nyttig, når dine tjenester er ret dyre, og en uventet aflysning af dine tjenester fra klientens side ville have en negativ økonomisk effekt på dig. Hvornår kan en sådan situation opstå? For eksempel, når du er bryllupsfotograf, og opgaven involverer at fange en bryllupsceremoni på et sted, der er angivet af klienten. Hvis en klient aflyser tjenesten en dag før begivenheden, vil du sandsynligvis ikke finde en anden person, der er villig til at tage billeder der den dag. Forudbetaling vil sikre dine interesser, så du i sådanne tilfælde ikke vil lide tab.

Proforma faktura

En foreløbig faktura er også kendt som en proforma faktura. Ved første øjekast kan en proforma faktura og en forudbetalt faktura synes at være ens. Men de er ikke det samme. En forudbetalt faktura forpligter dig til at betale, mens en proforma faktura ikke skaber en sådan forpligtelse. Det er snarere en invitation til at indgå en kontrakt.

Du udsteder en sådan faktura som et prisforslag for salg af varer eller levering af tjenester, selv før kunden accepterer leveringen. Kunder beder om sådanne fakturaer for eksempel for at sammenligne tilbud fra flere virksomheder eller for at tjekke, om en given udgift vil passe ind i deres budget. Hvis kunden accepterer dine vilkår, kan du behandle ordren og derefter udstede en almindelig faktura, som, i modsætning til en foreløbig faktura, vil medføre en betalingsforpligtelse for de leverede varer eller tjenester.

Gentagen faktura

I nogle typer af virksomheder er gentagne fakturaer almindelige. Det er populært, at de tager form af en fast faktura, det vil sige en, der har en sats fastsat på forhånd uanset mængden af udført arbejde. Hvor kan du finde sådanne fakturaer? For eksempel, hvis du driver et rengøringsfirma, og du har aftalt med din klient en fast sats for ugentlig kontorrengøring, vil du opkræve din klient det samme beløb hver uge, uanset hvor lang tid det tager.

I sådanne tilfælde kan et faktureringsprogram være en stor hjælp til at udstede gentagne fakturaer. Alt, hvad du skal gøre, er at indtaste dine klienters data, angive den dag, hvor fakturaen skal udstedes, og indtaste beløbet, og programmet vil udstede cykliske fakturaer og sende dem til dine klienter.

Se 5 bedste gratis faktureringssoftwareløsninger!

Se hvordan du udsteder fakturaer med Firmbee:

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.