Nøglefunktioner i kontrol

Hvad er controlling?

Med det formål at forstå essensen af kontrol kan dette instrument defineres som vedtagelsen af en ensartet metode til at tænke og handle af de samarbejdende celler i virksomheden, hvilket i høj grad letter den effektive ledelse af hele organisationen og yderligere forbedrer den rationelle træffelse af nøglebeslutninger af ledelsen. Således er controlling et grundlæggende system, der er ansvarligt for at støtte ledelsen af virksomheden som helhed.

Multidimensionel kontrol bliver mulig ved at integrere organisationens interne mekanismer med de nyeste teknologier, der letter indsamlingen, indhentningen og behandlingen af nøgledata. Derudover skaber controlling gunstige betingelser for at vedtage et lidt bredere perspektiv, der fokuserer på fremadskuende analyse af aktiviteter, der i sidste ende, med brug af virksomhedens passende ressourcer, bringer den tættere på at opnå de ønskede mål.

Controlling inkluderer fire funktioner – planlægning, kontrol, styring og koordinering. På grund af deres differentiering giver forfølgelsen af udviklingen af hver af disse områder en mulighed for at indføre omfattende forretningsaktiviteter, der øger bevidstheden om de potentielle muligheder og risici ved at iværksætte individuelle aktiviteter.

Controlling funktioner

• Planlægning – en af de grundlæggende opgaver ved controlling er at fastsætte specifikke mål for virksomheden, hvilket er nært relateret til planlægningsfunktionen selv, både på kort sigt og på lang sigt. De fastsatte mål tager ofte form af KPI’er, hvilket gør det lettere at verificere graden af deres gennemførelse på senere stadier. Som et resultat bliver det muligt at skabe en vision for virksomhedens udvikling, der er klar for alle medarbejdere. Samtidig er planlægningsfunktionen også ansvarlig for at definere de midler og tidsrammer, der er nødvendige for at opnå dem, udover klart at definere de ønskede resultater.
• Controlling – repræsenterer den mest åbenlyse af alle controlling funktioner. På dette stadium er det vigtigste element at lave en pålidelig sammenligning af virksomhedens autentiske resultater med den allerede udviklede plan. Sådan kontrol af realiseringen af de fastsatte mål skaber grundlaget for at gennemføre en multidimensionel analyse af afvigelser for at opdage genesen af deres opståen. Næste skridt er at foretage de nødvendige justeringer, så virksomheden kan maksimere effektiviteten af sine operationer i fremtiden.
• Kontrol – de primære aktiviteter på dette område drejer sig om at træffe vigtige beslutninger relateret til at korrigere tidligere fastsatte antagelser eller mål, såsom at genberegne oprindelige omkostninger eller opdatere vedtagne budgetter. Disse aktiviteter er designet til at hjælpe virksomheden med at nå sin ønskede position i erhvervslivet så hurtigt som muligt. Samtidig er essensen af kontrol stadig kombineret med yderligere overvågning af den faktiske tilstand, med fokus på gennemførelsen af de mest kritiske opgaver på trods af registrerede afvigelser.
• Koordinering – denne funktion er ansvarlig for at øge effektiviteten af det samlede ledelsessystem, hvilket bringer det til en tilstand, hvor fordelene ved koordinering overstiger omkostningerne ved dens implementering. At sikre koordineringen af aktiviteter øger komforten og effektiviteten af arbejdet, hvilket sikrer, at de enkelte enheder har det rette niveau af tilpasning og opnår deres egne mål i overensstemmelse med virksomhedens overordnede interesser.

Controlling – eksempler

INCO Group

Virksomheden er kendetegnet ved diversificerede aktiviteter inden for produktion af husholdningskemikalier, medicinske produkter, kosmetik, plastemballage eller endda udgivelsesaktiviteter og ejendomshandler. Hvert år er der en mærkbar stigning i eksporten af varer til Den Europæiske Union og Østeuropæiske lande. Men med stigningen i sin rækkevidde stødte virksomheden på problemet med effektiv regnskabsføring af et så omfattende budget. Det viste sig at være en nødvendighed at indføre et specialiseret informationssystem, der ville muliggøre optimal håndtering af en så stor datapakke.

INCO Group besluttede derfor at investere i et specialiseret controlling værktøj – Eureca systemet, som, baseret på datalagerteknologi, gjorde det muligt at skabe et multidimensionelt budget. Ved at indføre controlling forbedringer lykkedes det virksomheden at bringe det oprindeligt alt for komplicerede budget under kontrol, med fokus på den faseopdelte budgettering af afdelingsomkostninger og direkte omkostninger relateret til selve produktionen. En yderligere fordel blev også muligheden for at indtaste planer og månedlige salgsprognoser eller optimere faste og variable omkostninger.

Implementeringen af kontrol løsninger har strømlinet den nødvendige planlægningsproces, som tidligere, med så forskellige forretningsområder, var ekstremt kompliceret. Samtidig er den udviklede database blevet integreret med feltsystemet, så medarbejdere, der udfører opgaver på alle niveauer af organisationen, har øjeblikkelig adgang til nøgleinformation.

Infinite

Infinite er en af de hurtigst voksende virksomheder, der leverer IT-løsninger til en række forskellige virksomheder både i Europa og uden for MENA-området. Branchens specifik og den eksponentielle udvidelse af dens rækkevidde fik mærket til stærkt at tro, at det var nødvendigt at inkludere en omfattende løsning i sine aktiviteter for at lette konsolidering og rapportering af resultater, som samtidig ville imødekomme den stadigt stigende efterspørgsel efter information inden for controlling.

Selvom mærket allerede havde Excel-baseret controlling, krævede dynamikken i de opgaver, der skulle løses, indførelsen af et værktøj, der ville muliggøre hurtigere arbejde med flere parametre. Derfor besluttede Infinite at implementere det mere kraftfulde Eureca system, hvilket sikrede muligheden for fleksibelt at udvikle hele rapporteringssystemet og effektivt analysere selv særligt forskellige data.

LS Airport Services

LS Airport Services beskrives som en af Polens største såkaldte “håndterings” virksomheder, der i øjeblikket betjener mere end 50 luftfartsselskaber fra hele verden. Over tid besluttede ledelsen af en så blomstrende mærke at implementere et værktøj til at støtte vigtig ledelseskontrol. Den primære motiverende faktor blev udsigten til at eliminere begrænsninger, der hæmmede virksomhedens videre udvikling som følge af den tidskrævende karakter af den samlede proces med at skabe de nødvendige rapporter.

I søgen efter et omfattende værktøj til at hjælpe med at optimere områderne for dataintegration, budgettering, planlægning, rapportering, analyse og prognoser, besluttede virksomheden at implementere Eureca systemet i 2020.

Med indførelsen af et mere avanceret controlling værktøj blev det muligt at automatisere budgettering, analyse eller rapporteringsprocesser, hvilket førte til en stigning i den samlede værdi af controlling i hele virksomheden. Derudover er bevidstheden om den reelle indflydelse på omkostningerne blandt ledere også blevet styrket, hvilket øger deres involvering i den aktuelle forretningssituation.

Controlling funktioner – opsummering

Ordentligt implementeret controlling, der desuden understøttes af moderne værktøjer og IT-systemer, øger effektiviteten af hele virksomhedens operationer, hvilket muliggør præcis bestemmelse af realistiske forretningsmål. Uanset branchens specifik, hvor individuelle virksomheder dagligt opererer, kan klog brug af potentialet i controlling, selv på kort sigt, accelerere processen med at indsamle, behandle, analysere samt fortolke data, der er nøglen til videre forretningsudvikling.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.