10 spørgsmål at stille en medarbejder under en exit-samtale

Exit interview – hvad består det af?

En exit interview er et formelt møde, der er en vigtig del af offboarding-processen. Det deltager både den afgående medarbejder og en HR-repræsentant (og nogle gange den nuværende leder). Dets formål er at indhente feedback fra den medarbejder, der forlader arbejdspladsen, om blandt andet årsagerne til hans eller hendes afgang og den samlede oplevelse i organisationen. Denne type samtale giver en mulighed for at identificere potentielle problemer i virksomheden og derefter implementere passende korrigerende handlinger.

Nogle gange vælger virksomheder at sende et anonymt spørgeskema til en medarbejder for at udtrykke deres mening skriftligt. Det skal dog påpeges, at ansigt-til-ansigt møder giver bedre resultater (ofte åbner den afgående medarbejder sig mere under samtalen og udtrykker ærligt sin mening, mens det er trættende for ham eller hende at give et omfattende svar skriftligt).

Hvordan ser en exit interview ud?

En exit interview bør finde sted ved slutningen af opsigelsesperioden, helst på den sidste eller næstsidste arbejdsdag. Under denne type samtale har den afgående medarbejder mulighed for at dele sine observationer, meninger og forslag om sit arbejde, relationer til andre medarbejdere, ledelse, organisationskultur eller faglig udvikling. Ofte tages emner relateret til kompensation og medarbejderfordele også op under samtalen.

Det er vigtigt, at medarbejderen føler sig fri til at udtrykke sine meninger uden frygt for negative konsekvenser for sig selv (f.eks. en ubehagelig atmosfære på arbejdspladsen i de sidste dage af arbejdet, ikke at modtage lovede referencer eller en negativ opfattelse af ham eller hende som medarbejder efter afgangen).

Fordele ved at gennemføre en exit interview

Hvorfor vælger virksomheder at gennemføre en exit interview? Først og fremmest giver denne type interview mulighed for at få værdifuld information om årsagerne til, at en medarbejder beslutter at forlade virksomheden. Det giver en bedre forståelse af problemer eller mangler i organisationen, der kan føre til tab af værdifulde medarbejdere.

De oplysninger, der indsamles under denne type samtale, indikerer også ofte, hvilke elementer (såsom organisationskultur, ledelse, faglig udvikling eller kompensation, for eksempel) der skal genovervejes, og hvis ændringer kan føre til øget fastholdelse i stillinger. Desuden er dette den sidste chance for at lære medarbejderens mening og vise, at du værdsætter den, hvilket giver mulighed for at skilles på venlige vilkår – uden det berømte “brænding af broer”.

Exit interview – eksempler på spørgsmål

Under en exit interview skal du fokusere dine spørgsmål på både medarbejderens ansættelsesperiode i virksomheden (for at lære om oplevelsen) og årsagerne til afgangen (for at opdage, om der er årsager bag det relateret til det tidligere arbejdssted). Nedenfor præsenterer vi de mest betydningsfulde spørgsmål, som giver mulighed for at analysere og muligvis foretage betydelige ændringer.

1. Hvorfor besluttede du at forlade organisationen?
2. Hvad var dine samlede oplevelser og indtryk af at arbejde for vores virksomhed – både i de tidlige dage og derefter?
3. Hvordan vurderer du dit forhold til dit team og overordnede?
4. Følte du dig komfortabel med virksomheden?
5. Har du forfulgt dine karriere-/udviklingsmål i virksomheden?
6. Hvordan vil du vurdere virksomhedens fordelspolitik/kompensation/udviklingsmuligheder?
7. Følte du, at dine meninger og forslag blev taget i betragtning eller overvejet af dine overordnede?
8. Modtog du tilstrækkelig støtte og ressourcer fra virksomheden, der var nødvendige for at udføre dit arbejde?
9. Ser du nogen områder, hvor vores virksomhed kan forbedre sig eller foretage ændringer for at tiltrække og fastholde talentfulde medarbejdere?
10. Vil du anbefale dine venner at arbejde for virksomheden?

Exit interview – opsummering

Vi skal påpege, at exit interview er en uundgåelig del af offboarding – og samtidig et værdifuldt værktøj til at indhente data til analyse og forbedring af personalepolitikker, medarbejderudvikling eller forbedring af atmosfæren på arbejdspladsen. Konklusioner opnået fra sådanne interviews kan også bidrage til at reducere medarbejderomsætning og øge tilfredsheden blandt de nuværende ansatte. Af sådanne grunde er det værd at implementere dette element af offboarding-processen i den daglige praksis i HR-afdelingen, såsom at bruge de ovenfor nævnte spørgsmål. Men tag altid højde for, at hvert spørgsmål skal tilpasses en specifik person, stilling, virksomhed eller situation – på denne måde sikrer vi de bedst mulige resultater.

Læs også: Preboarding – definition, rationale og 4 bedste praksis

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.