2-minutters regel for at øge din produktivitet

Listen over opgaver indeholder normalt relativt simple opgaver, men kombinationen af flere opgaver skaber nogle gange forhindringer, der er svære at overvinde. Du ved, hvordan det er at føle sig overvældet, når selv en typisk opgave som at skrive en e-mail, lave en aftale eller bestille varer er uden for din formåen. Hvis du har problemer med en konstant voksende liste af opgaver, og du ser, at udsættelse bliver et problem, så prøv 2-minutters reglen.

2-minutters regel – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er en 2-minutters regel?
2. Små projekter opdeles i små skridt
3. 2-minutters regel i praksis
4. 2-minutters regel for kommunikation
5. Fordelene ved 2-minutters reglen
6. 2-minutters regel og vanebygning
7. Tidsblokke
8. Sammenfatning

Hvad er en 2-minutters regel?

2-minutters reglen er en metode til effektiv tidsudnyttelse, der blev beskrevet i bogen af David Allen med titlen: Getting Things Done. Det er en af komponenterne i hans metode, men simpel nok til at den kan sættes i praksis uden forudgående forberedelse. Enkeltheden ligger bag fænomenet ved denne metode.

Måske vil metoden i starten virke for simpel. Faktum er, at på trods af udseendet kan små opgaver, ikke store projekter, distrahere og gøre det umuligt at fokusere. Indførelsen af denne regel kan hjælpe dig med at øve dig i at gøre ting straks. Takket være dette vil opgaverne ikke hobe sig op på listen og skabe uoverskuelige mængder.

En simpel opgave, der udføres straks, bruger ikke meget af vores energi, men den kan øge niveauet af tilfredshed, som hver færdiggjort og afkrydset opgave bringer. Derudover frigør det vores sind fra tanker og tillader os at fokusere på vigtige projekter.

Hvis du begynder at lægge de små, simple opgaver til side og udsætte dem, kan du nå til det punkt, hvor der er for mange af dem at gøre, og du kan endda begynde at føle angst før du overhovedet prøver at gøre dem. Løsningen på dette problem er enkel. Gør alle simple, små opgaver med det samme.

Det er værd at huske, at forfatteren selv understreger fleksibiliteten i denne metode. 2 minutter betyder ikke nødvendigvis, at du skal måle opgaver med timeren i hånden. De 2 minutter, der er nødvendige for en opgave, skal minde dig om, at mange simple opgaver kun kan tage et par minutter. Der er ingen forskel, om det er 2 eller 5 minutter.

Små projekter opdeles i små skridt

2-minutters reglen kan bruges på mange måder. Der er meget om udnyttelsen af reglen til at udføre korte og simple opgaver som e-mailudkast og telefonopkald, men reglen kan også anvendes til mere ambitiøse projekter. Hvordan? Hver stor opgave kan opdeles i mindre skridt. Takket være dette ændres det krævende, skræmmende projekt til en liste over specifikke, håndgribelige og simple opgaver, der skal udføres. En sådan ændring kan hjælpe dig med at starte projektet uden følelsen af at være overvældet.

2-minutters regel i praksis

Uanset om du tilbringer din dag på kontoret eller derhjemme, er din dag en liste over opgaver, der skal udføres. Nedenfor præsenterer vi flere eksempler på aktiviteter, som 2-minutters reglen kan anvendes på. Disse er blot eksempler, men de kan hjælpe med at identificere dine daglige opgaver.

Nogle opgaver bliver udsat af forskellige grunde. Disse aktiviteter kan ikke undgås på lang sigt. Før eller senere vil nogen være nødt til at gøre dem. Det er bedre at gøre dem med det samme. En af disse opgaver er at vaske op. Og det er bedre at vaske op straks efter måltidet. Det samme gælder for at tage skraldet ud, gå med hunden eller udføre andre simple huslige pligter. 2-minutters reglen vil hjælpe dig med at spare tid og frigive den energi, der er nødvendig for vigtigere opgaver.

2-minutters regel for kommunikation

Når du under dit arbejde modtager en e-mail, har du tendens til at åbne og læse den med det samme. Så gør du ikke andet, fordi du minder dig selv om den vigtige, aktuelle opgave, og du beslutter at svare senere. Der er ikke noget bedre tidspunkt end nu, så hvis du kender indholdet af en e-mail, og du har brugt din tid på at læse den – så svar straks. Vent ikke, især hvis beskeden er let, og ikke kræver nogen større indsats.

Takket være dette vil du være sikker på, at du ikke glemmer det. En lignende situation gælder for telefonopkald og beskeder, der skal videregives til dine kolleger. Indførelsen af denne regel er en fantastisk løsning for folk, der ikke kan lide at tale i telefon. Udsættelse og prokrastinering hjælper aldrig. Det er bedre at gøre tingene med det samme.

Fordelene ved 2-minutters reglen

Mange teknikker har det samme mål – bedre tidsstyring. Den største fordel ved 2-minutters reglen er det faktum, at der ikke er noget system involveret. Du behøver ikke at forberede dig, du behøver ikke at have noget system eller applikation. Reglen er simpel – handle straks.

En 2-minutters opgave er ikke et problem, men hele listen af små opgaver skaber en følelse af tyngde, der er svær at bekæmpe. Derudover bliver listerne længere og længere i løbet af dagen med alle de nye opgaver, aktiviteter og pligter. Dette suger energien og forhindrer fokus.

Brugen af 2-minutters reglen reducerer ikke kun stressniveauet, men øger også tilfredsheden. Gennemførelsen af selv den simpleste opgave giver dig følelsen af handlekraft og bringer den energi, der er nødvendig for at gennemføre en anden opgave.

2-minutters regel og vanebygning

At bruge metoden hjælper ikke kun med at danne en vane med at udføre aktiviteten straks, men det kan også være en god metode til at indføre nye, effektive vaner. Der er øjeblikke, hvor vi ønsker at gøre noget for os selv: starte et nyt sprogkursus, indføre en læserutine eller begynde at træne, men det virker som om, vi ikke har tid til dette.

2 minutter afsat per dag lyder ikke dårligt, vel? Måske er det et godt skridt til at starte en ny rejse og opbygge en ny vane. Det kan vise sig, at du med tiden vil udvide tiden til din nye praksis, men 2-minutters reglen er her for at hjælpe dig med at komme videre i starten og overvinde prokrastinering.

Tidsblokke

En kort opgave, der kun tager 2 minutter, er normalt let at udføre. De kan tage meget af din tid, hvis der er mange af dem. Hvad hvis der er et stort, vigtigt projekt, der skal afsluttes til tiden, og kræver din særlige opmærksomhed? Ikke alle dine aktiviteter kan opdeles i små bidder eller skridt.

Nogle pligter kræver dyb fokus og koncentration. Hvis du arbejder med et sådant projekt, så prøv at blokere din tid. Tidsblokering giver dig mulighed for at koncentrere dig om én opgave i hele den tildelte tid. Stop ikke med at arbejde, før opgaven er færdig. Gentagne pauser i processen sænker evnen til at koncentrere sig og gør dit arbejde mindre effektivt.

Sammenfatning

2-minutters reglen er nyttig, når du arbejder med aktiviteter, der kræver meget koncentration og fokus. I stedet for at forsøge at gøre det hele på én gang, opfordrer reglen folk til at opdele det i mindre bidder, hvilket kan hjælpe dem med at få mere gjort på kortere tid. Denne regel kan anvendes på enhver opgave eller aktivitet, du skal udføre.

For eksempel, hvis du har mange e-mails at skrive, ville det være bedre, hvis du starter med e-mails, der kræver mindre tid og indsats. På den måde bliver du ikke træt og ender med at udsætte de mere vanskelige opgaver senere. 2-minutters reglen er et produktivitetsværktøj, der kan bruges til at sikre, at du ikke spilder tid på opgaver, du ikke behøver at gøre. Det er et værktøj til selvkontrol.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.