Rød årsagsanalyse – fordele og mål

En bedre løsning er derfor at gennemføre en undersøgelse som Root Cause Analysis (RCA). Nedenfor forklarer vi, hvad dette værktøj er, hvad dets formål er, samt hvilke positive resultater dets anvendelse kan bringe til en organisation.

Hvad er Root cause analysis?

Root cause analysis er et bredt anvendt værktøj, der fungerer ikke kun inden for en række områder (fra ingeniørarbejde til sundhedspleje, medicin og erhvervsliv til fremstilling eller kvalitetsstyring), men som nogle gange også kan være nyttigt i vores dagligdag. Root cause analysis er en tilgang, der gennem sin systematiske proces fører til at identificere årsagen til problemer, hændelser og fejl, der både allerede er sket og er potentielle.

At anvende det kommer som en konsekvens af at tænke, at handlinger fokuseret på dette aspekt – det vil sige den reelle essens af vanskeligheden – normalt er fordi det er mere effektivt end blot at reagere på symptomer, der kan dukke op igen senere.

Fordele ved Root cause analysis

Den primære fordel ved root cause analysis er forebyggelse af gentagelse, hvilket bliver muligt netop ved at fjerne årsagerne til, at problemer og fejl opstår. Dette forbedrer kvaliteten af de produkter, tjenester eller processer, der tilbydes, reducerer de omkostninger, der påløber, og sikrer en mere optimal udnyttelse af ressourcer. Dog er dette ikke det eneste positive resultat af at anvende denne teknik – blandt yderligere fordele kan vi nævne:

• Bedre risikostyring – root cause analysis hjælper med at forstå, hvilke faktorer der kan føre til problemer, hvilket muliggør mere effektiv risikostyring for både engangsprojekter og daglige operationer,
• Øget sikkerhed – I sektorer som industri, medicin eller transport hjælper RCA med at identificere farer (substratet for ulykker), hvilket øger sikkerhedsniveauet,
• Forbedre kundetilfredshed – Ved at eliminere årsagerne til klager eller utilfredshed forbedres kundens forhold til vores brand.

Mål med root cause analysis

Det kan synes, at det overordnede mål med root cause analysis er at forstå den faktiske årsag bag det problem eller den fejl, der opstod, hvilket står i modsætning til kun at fokusere på de umiddelbare symptomer og tage korrigerende handling. Dog bør vi understrege, at sådan handling kun er en manifestation af brugen af det beskrevne værktøj. Dette skyldes, at RCA sigter mod – gennem specifikke trin – at identificere områder til forbedringer, hvilket fører til en stigning i effektivitet, kvaliteten af de udførte skridt samt hastigheden af de forekommende processer.

Således understøtter anvendelsen af Root cause analysis den kontinuerlige forbedring af produkter, tjenester eller processer, hvilket forventes at bringe et positivt resultat for alle interessenter (medarbejdere, kunder, forretningspartnere osv.).

Hvordan udføres RCA?

Hvordan skal RCA-processen udføres for at sikre, at den giver de forventede resultater? Den bedste måde er at følge disse trin:

1. Identificer problemet – vælg et specifikt problem, hændelse eller fejl, som du ønsker at undersøge, og beskriv derefter præcist, hvad der skete, og hvilke effekter der var.
2. Indsaml data – brug rapporter, dokumentation, optegnelser, vidneudsagn og andre tilgængelige kilder for at få et komplet billede af situationen.
3. Identificer potentielle årsager – fokuser på at identificere alle faktorer, der kan have forårsaget problemet (f.eks. med et Ishikawa-diagram). Husk, at nogle af disse kan være skjulte eller ikke åbenlyse.
4. Test potentielle årsager – Når potentielle årsager er identificeret, bør de testes for at bekræfte eller udelukke deres involvering i sagen.
5. Identificer roden – find den årsag bag fejlen, der betyder mest (dvs. har de værste effekter).
6. Implementer korrigerende handlinger – baseret på de identificerede årsager, udvikle specifikke korrigerende handlinger, der vil reducere eller eliminere risikoen for gentagelse af problemet. Når du har implementeret dem, skal du huske at evaluere deres effektivitet og forblive fleksibel (da korrigerende handlinger kan have brug for justeringer, når ny information bliver tilgængelig).

Hvis du ikke er sikker på, hvad der virkelig er kilden til vanskeligheden, kan du spørge dine medarbejdere om deres mening. Et projekt- og teamledelsessystem, Firmbee, vil hjælpe dig med at opretholde åben kommunikation. Med check-ins-funktionen kan du sende en automatisk besked til alle (eller udvalgte) medlemmer af dit team og bede dem om at svare på et givet emne. Du kan også indstille disse som regelmæssige notifikationer (f.eks. på bestemte dage og tidspunkter). På denne måde vil du få et bredere perspektiv på et givet problem og lære om de potentielle årsager bag det fra andres perspektiver.

Root cause analysis – opsummering

Hvis du leder efter en måde at forbedre kvalitet, effektivitet, sikkerhed eller kundetilfredshed inden for de produkter eller tjenester, du tilbyder, bør root cause analysis passe dig godt. Dog skal du ydmygt acceptere, at RCA ikke er en magisk medicin, der får alle problemer til at forsvinde. Ikke desto mindre øger anvendelsen af principperne for Root cause analysis for at finde ud af grundlaget for et bestemt problem betydeligt chancerne for, at du vil få succes og nå dine forretningsmål. Hvad mere er, glem ikke, at RCA sikrer, at de problematiske forhold opstår mindre hyppigt (eller elimineres), hvilket altid er gode nyheder for alle involverede parter.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.