5 vitale skridt til at disciplinere en medarbejder

Hvad er de vigtigste skridt i disciplineringen af en medarbejder? Ledere er nødt til at disciplinere deres medarbejdere fra tid til anden, og der er ingen måde at undgå det på – problemer med præstation og adfærd opstår hver dag på arbejdspladsen. Virksomhedens HR-afdelinger bør have disciplinære procedurer på plads og bruge dem i alle tilfælde af uacceptabel adfærd. Læs artiklen for at finde ud af mere om disciplineringsprocessen.

Skridt til disciplinering af en medarbejder – indholdsfortegnelse:

1. Årsager til disciplinering af en medarbejder
2. Før disciplinering af en medarbejder
3. Skridt til disciplinering af en medarbejder
4. Sammenfatning

Årsager til disciplinering af en medarbejder

På arbejdspladsen er der flere grunde til at disciplinere medarbejdere, og de fleste af dem er enten relateret til adfærdsproblemer eller præstationsindikatorer. Det er vigtigt, at alle medarbejdere forstår, hvad der specifikt forventes af dem – de skal vide med sikkerhed, hvilken slags adfærd der ikke vil blive accepteret. Uanset hvor godt dine politikker er skrevet, vil der være grunde til at disciplinere dine medarbejdere. De mest berygtede grunde til at gøre det inkluderer:

• svindel, tyveri, underslæb
• besiddelse eller brug af stoffer
• brug af alkohol
• fravær
• lav præstation
• forkert håndtering af ejendom
• misbrug af internettet
• mobning, seksuel chikane, diskrimination

Der er metoder til disciplinering af en medarbejder, men i tilfælde af de mest alvorlige overtrædelser og store krænkelser kan opsigelse af kontrakten være den eneste mulige løsning.

Før disciplinering af en medarbejder

Nogle af de uacceptable handlinger sker mellem medarbejdere – det betyder, at deres leder måske aldrig har en chance for at observere nogen upassende adfærd selv. I sådanne situationer indgiver en af medarbejderne normalt en klage mod en anden, enten mundtligt eller skriftligt.

Der er skridt, som hver leder skal følge, når de modtager en klage fra en af medarbejderne. Virksomheden bør have procedurer for indgivelse af klager, hvor selve klageformularen skal beskrives, samt metoderne til at håndtere dem. Hver klage, der modtages af lederen, skal behandles på samme måde, ellers kan virksomheden stå over for retlige skridt på grund af diskrimination. De skridt, hver leder skal tage, når de håndterer en klage, er:

Gennemgang af den indgivne klage – i henhold til de procedurer, som virksomheden bør have, skal lederen, der har modtaget en klage, gennemgå den grundigt. Normalt kræves et møde mellem HR-specialisten og medarbejderen for at diskutere problemet i mere detaljeret. Det hjælper, når mere end én person er involveret – de kan blive nødt til at vidne i retten i fremtiden.

Undersøgelse – hver klage skal undersøges i detaljer. Ikke alle påstande skal være sande. Lederen skal tale med andre medlemmer af virksomheden og finde vidner til den uacceptable adfærd. Lederen skal indsamle al relevant dokumentation såsom: klageformularer, e-mails, noter, rapporter, vidnesbyrd samt: noter relateret til mundtlige advarsler, skriftlige advarsler, noter fra møder med medarbejderne og meddelelser om opsigelse af ansættelse. Alle relevante dokumenter skal opbevares pænt organiseret i en fil.

Tal med medarbejderen om anklagerne – medarbejderen, hvis adfærd undersøges, har ret til at præsentere sit synspunkt og svare på klagen. På dette stadium er mægling mellem de to medarbejdere mulig (hvis situationen tillader det). Hvis der er en løsning på problemet, bør spørgsmålet løses på dette stadium.

Beslutning – efter høringen af begge parter er der tid til at træffe en beslutning. Der kan være behov for at starte disciplinære procedurer eller pålægge sanktioner. Husk, at alle dine handlinger kun skal afsløres for de involverede personer, disciplinære procedurer er en fortrolig sag, som ikke alle i kontoret skal høre om. Hold filen opdateret og tilføj de dokumenter, der er relateret til din beslutning, til filen.

Appelstadium – medarbejderen har ret til at appellere din beslutning. Den skriftlige form af medarbejderens appel skal derefter revideres af HR-afdelingen. I nogle tilfælde kan straffen blive ophævet eller ændret lidt. Beslutningen afhænger af mange faktorer, men i alle tilfælde skal den leveres skriftligt.

Skridt til disciplinering af en medarbejder

Mundtlig advarsel – det allerførste skridt i disciplineringen af en medarbejder er en mundtlig advarsel. Den kan være enten delikat og taktfuld, men kan også være mere direkte og hård, afhængigt af situationen og forholdet mellem medarbejderen og lederen. Mundtlige advarsler bør bruges hver gang, når medarbejderen udviser negativ adfærd.

Skriftlig advarsel – når mundtlige advarsler ikke virker, kræves der normalt en skriftlig form. Sådanne dokumenter skal skrives omhyggeligt, da der kan være nogle juridiske konsekvenser i tilfælde af videre forløb eller retssager. Alle dokumenter skal underskrives af lederen, en vidne og en medarbejder. En kopi af dokumentet skal gives til medarbejderen, mens det fulde sæt dokumenter skal opbevares på kontoret til fremtidig reference. I den skriftlige advarsel skal det klart angives, hvad medarbejderen skal gøre for at rette op på sin adfærd, og hvad der vil ske, hvis medarbejderen ikke ændrer noget.

Endelig advarsel – efter at have givet flere mundtlige advarsler (der er normalt mere end én) og den skriftlige advarsel, er det tid til den endelige advarsel. Den endelige advarsel skal gives i skriftlig form, og den ligner generelt meget de andre skriftlige advarsler. Alle tilfælde af dårlig adfærd skal beskrives detaljeret igen, sammen med metoderne til forbedring. I den endelige advarsel skal det gøres klart, at opsigelse af ansættelsen er mulig, hvis der ikke sker nogen ændringer i medarbejderens adfærd.

Prøveperiode – de fleste arbejdsgivere opsiger normalt ansættelsen efter den endelige advarsel, da der måske ikke er nogen måde at ændre medarbejderens tilgang, og uacceptabel adfærd fortsætter. Men der er stadig ledere, der måtte ønske at give deres medarbejdere en anden, sidste chance for at ændre sig. Processen kaldes prøveperiode og kan inkludere sådanne disciplinære foranstaltninger som: reduktion af løn, krav om træning eller tæt overvågning. Alle elementer kan anvendes samtidig.

Opsigelse – det aller sidste skridt i disciplineringen af en medarbejder er opsigelse af ansættelsen. Al dokumentation, der er indsamlet under disciplineringsprocessen (skriftlige advarsler, dokumenter relateret til prøveperioden), skal diskuteres igen med medarbejderen, så de klart forstår årsagen til opsigelsen.

Sammenfatning

Ledere er nødt til at disciplinere deres medarbejdere fra tid til anden, og der er ingen måde at undgå det på – problemer med præstation og adfærd opstår hver dag på arbejdspladsen. Virksomhedens HR-afdelinger bør have disciplinære procedurer på plads og bruge dem i alle tilfælde af uacceptabel adfærd.

Der er flere skridt til disciplinering af en medarbejder, de inkluderer: mundtlige og skriftlige advarsler, endelig advarsel, prøveperiode og opsigelse af kontrakt. Sådanne skridt er en del af en disciplineringsproces, og de skal anvendes i rækkefølge. Hver advarsel skal være godt dokumenteret til fremtidig reference i tilfælde af retssager. En velorganiseret og veludført disciplineringsprocedure er den bedste beskyttelse, arbejdsgiveren har mod juridiske kampe relateret til ulovlige opsigelsessager.

Læs også: En forbindelse mellem mangfoldighedsledelse og lige beskæftigelsesmuligheder på arbejdspladsen

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.