6 gode metoder til at håndtere tabte, forkerte, ufuldstændige fakturaer

Tabte, forkerte og ufuldstændige fakturaer er en plage for enhver revisor og virksomhedsejer. Du kan sælge de bedste produkter eller levere fremragende tjenester, men hvis dine fakturaer har fejl, kan du risikere ikke at få dine penge til tiden. Udstedelse af fejlagtige fakturaer gør betalingsprocessen længere og mere kompliceret. Du vil ikke få nogen betaling, hvis din faktura er tabt. Hvordan undgår du sådanne problemer? Hvordan håndterer du tabte, forkerte eller ufuldstændige fakturaer? Læs artiklen for at finde ud af mere.

Tabte, forkerte, ufuldstændige fakturaer – indholdsfortegnelse:

1. Tabt faktura – konsekvenser
2. Hvordan undgår man at miste fakturaer
3. Hvad sker der, når din kunde får en forkert faktura?
4. Hvordan undgår man at udstede forkerte fakturaer?
5. Ufuldstændig faktura – hvilke problemer kan man forvente?
6. Hvordan undgår man at udstede ufuldstændige fakturaer?

Tabt faktura – konsekvenser

Hvad er en tabt faktura? Det er et dokument, der aldrig har nået kunden. Der kan være mange forskellige grunde til en sådan situation. De mest almindelige grunde er:

• Forkert adresseoplysninger
• Sendt en faktura til den forkerte kunde
• Fakturaen blev ikke udstedt
• Brevet blev tabt af postfirmaet

Konsekvensen af at miste fakturaen er en mangel på betaling fra kunden. Kunden, der ikke har modtaget dokumenter fra dig, vil ikke betale. Det er ikke nemt at finde ud af, at din faktura ikke er blevet betalt endnu – den eneste måde er at indsamle bekræftelser fra dine kunder løbende, ellers er det eneste tegn på en ubetalt faktura manglen på betaling på din konto. I en sådan situation vil du blive tvunget til at sende det tabte dokument igen med en ny betalingsfrist. Det betyder, at du skal vente længe på dine penge.

Hvordan undgår man at miste fakturaer

Hvis du bruger en traditionel form for post forsøg at vælge anbefalet post eller post med kvittering for modtagelse. Dette vil sikre dig, at dine dokumenter er nået frem til deres destination. Tjek omhyggeligt adressen på din kunde, før du sender din post, for at være sikker på, at fakturaen vil blive leveret til ham. Elektroniske fakturaer er en bedre mulighed, du kan sende dem via e-mail, og løsningen er meget hurtigere end traditionel post. Der er en kvitteringsmulighed i e-mailsystemet, der giver dig mulighed for at modtage en bekræftelse på din forsendelse. Med sådanne muligheder vil du hurtigt finde ud af, at din faktura er nået frem til den rigtige person.

Hvordan undgår man at lave fejl i e-mailadressen? Faktureringssoftware er meget nyttig i sådanne situationer. Du skal indtaste de korrekte data for kunden kun én gang for at være sikker på, at adressen altid er korrekt. Faktureringssoftware vil hjælpe dig med at udstede gentagne fakturaer og generelt hjælpe dig med en bedre organisering af dine dokumenter.

Hvad sker der, når din kunde får en forkert faktura?

Hver faktura skal klart angive, hvad hovedobjektet for transaktionen er. Køberen bør ikke have nogen tvivl om, hvad fakturaen er for. Upræcis bestemmelse af objektet for transaktionen kan gøre betalingsprocessen længere. Du kan forstå alle de termer og sætninger, der bruges i dit dokument, men dine kunder kan have svært ved at forstå dem, især hvis du har en tendens til at bruge jargon eller upræcise formuleringer.

Sætningen “service nr. 5” er kun forståelig for dig, men virksomheden, der laver ordrer på titusinder eller hundreder af produkter, vil have et stort problem med at identificere produktet eller tjenesten fra fakturaen. Sådan formulering kan forårsage mange tvivl – her er det ikke engang klart, om nummer 5 beskriver sælgeren eller køberen. Der er heller ikke information om objektet for tjenesten.

På samme måde er sætningen “varer i henhold til ordre nr. 5” uklar. Vi ved ikke meget om varerne, deres antal, type, forsendelse eller pris. Sådan en faktura vil cirkulere mellem afdelingerne i køberens virksomhed, og du vil ikke få betaling, før alle problemer er løst.

Nogle fejl kan opstå vedrørende formuleringen brugt i forbindelse med betalingsafsnittet. Brug ikke sætninger som: efter modtagelse, ved månedens slutning, den sidste arbejdsdag – dette kan føre til fejl. Din kunde kan forstå sådanne udtryk på sin egen måde. Upræcise oplysninger om betalingsfristen kan forårsage forsinkelse i betalingen – du får ikke dine penge, når du forventer det.

Hvordan undgår man at udstede forkerte fakturaer?

Den eneste løsning er præcis, korrekt formulering. Fakturaer, der er lette at forstå, gør betalingsprocesserne hurtigere. På din faktura skal du bruge den samme formulering, som er på kundens ordrer. På samme måde, hvis du har en aftale med din kunde, skal du bruge formuleringen fra aftalen. Takket være dette vil din kunde ikke skulle tænke to gange over posterne på fakturaen.

Hvad hvis du hverken har ordren eller aftalen? Forsøg at bruge EAN (European Article Number) nummer eller GTIN (Global Trade Item Number) nummer – disse numre identificerer de solgte varer entydigt. Hvad med tjenester – beskriv dem præcist, angiv datoen for levering.

Hvis du udsteder delvise fakturaer, skal du inkludere yderligere oplysninger. Det vil hjælpe din kunde med at kontrollere korrektheden af fakturaen. Det kan være en detaljeret liste, der præsenterer omfanget af udførte opgaver. En god praksis er at inkludere nogle af bestemmelserne fra kontrakten. Jo mere gennemsigtig og forståelig dokumentet er, jo hurtigere når det frem til betalingsafdelingen.

At fastsætte betalingsdatoen giver den præcise dag, hvor din faktura forfalder. Informer om rabatter for tidligere betalinger, hvis du bruger dem. Informer om gebyrer for forsinkede betalinger. Dine kunder skal vide på forhånd, hvad de kan forvente – det hjælper dem med at styre deres betalingsplan. Sådan omhyggelig håndtering af fakturaer vil bringe mange fordele til dine kunder og dig selv – afstemning af fakturaer vil helt sikkert være meget lettere.

Ufuldstændig faktura – hvilke problemer kan man forvente?

En ufuldstændig faktura forsinker faktureringsprocessen, fordi supplerende data kræver tid. Ufuldstændige fakturaer bliver normalt flyttet til slutningen af betalingskøen. Det er meget usandsynligt, at en ufuldstændig faktura vil blive betalt af kunden. Manglende oplysninger skal findes og forklares. Nogen skal tage sig af dette problem. Kunder kan ikke lide at spilde deres værdifulde tid på at håndtere sådanne problemer. Generelt, hvis din faktura er ufuldstændig én gang, er det ikke et problem, men hyppige fejl kan få din kunde til at stoppe samarbejdet med dig. Ufuldstændige fakturaer taler dårligt om tilstanden af din ledelse. Fejl i dokumenter af så stor værdi og betydning som fakturaer skaber tvivl hos kunderne og spørgsmål. Du kan ikke holde orden i fakturaerne, derfor er der ingen orden andre steder i din virksomhed.

Hvordan undgår man at udstede ufuldstændige fakturaer?

Før du sender din faktura, skal du tjekke alle de vigtige data igen. Vær særlig opmærksom på dato og betalingsmetode. Ufuldstændige data vil resultere i manglende betaling på den fastsatte dato. Det er bedre at undgå sådanne ubehagelige hændelser. Brug færdige skabeloner til at udstede dine fakturaer. En god skabelon bør have alle de nødvendige elementer, der kræves ved lov. Det er fordelagtigt at bruge faktureringssoftware med skabeloner lavet professionelt af specialister. Med sådanne skabeloner, skal dine fakturaer være pæne, ordentlige og komplette. Faktureringsprocessen skal være velorganiseret, og dine fakturaer skal være fejlfri og uden fejl.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.