5S-systemet gør det muligt at holde orden og organisere arbejdspladser for større effektivitet. Det bruges primært i produktionsanlæg, hvor medarbejderne bruger mange værktøjer. Metoden er meget universel, og den kan bruges med succes af forskellige industrier og brancher, også kontorer og serviceudbydere. Hovedformålet med 5S lean-metoden er at forebygge spild. Spild betyder forskellige ting på forskellige arbejdspladser, men effekten af spildreduktion bør være den samme. Metoden i 5S-systemet øger medarbejdernes effektivitet og giver bedre arbejdsresultater. 5S-metoden er direkte forbundet med Lean Management og opfattes som en af de nøglemetoder, der bruges til korrekt organisering af arbejdsmiljøet.
5S-systemet blev brugt i Japan i årtier, men det fik popularitet i begyndelsen af 80’erne i det 20. århundrede. Det blev spredt af Takashi Osada. Navnet på systemet kommer fra de fem aktiviteter, der skaber en effektiv arbejdsplads, når de udføres i rækkefølge. Det oprindelige navn på systemet blev opfundet på japansk og senere oversat til engelsk. Det har følgende elementer:
Det er meget vigtigt at udføre alle trin i systemet i en bestemt rækkefølge. Hvert trin er direkte knyttet til det næste, og de skaber en bestemt type proces. Under udvælgelsen gør vi pladsen klar til at sætte værktøjer i orden, vi fjerner alle værktøjer, der ikke er nødvendige. Næste trin er skin – rengøring af det valgte arbejdsområde. Efter alle tre trin er der et øjeblik for standardisering af processerne for at vise alle, hvordan man udfører alle trinene. Næste trin, sustain, betyder, at hele proceduren skal være gentagelig.
Det første trin er fjernelse af alle unødvendige elementer fra arbejdsstationen. Den vigtigste faktor i udvælgelsen er nyttigheden af objektet. I nogle tilfælde skal der på dette trin oprettes ekstra plads til midlertidig opbevaring af værktøjer, der ikke er klassificeret og kan være nyttige. Sådanne værktøjer skal mærkes med en særlig etiket og opbevares i en bestemt tid. Hvis disse objekter ikke er blevet brugt efter en forudbestemt tid, skal de fjernes fra arbejdsområdet. Kun nyttige, nødvendige værktøjer skal opbevares på arbejdspladsen.
Nogle af de værktøjer, der under udvælgelsen klassificeres som unødvendige, skal fjernes fra arbejdspladsen, men de behøver ikke at blive smidt væk. Nogle af objekterne bør opbevares på en anden lokalitet, mens identifikationen af det rigtige sted for disse objekter kan være vanskelig. Den bedste måde at håndtere dette problem på er metoden med 5 røde etiketter. En etiket skal vedhæftes objektet med information om stedet, hvor objektet blev fundet. Alle objekter med de røde etiketter vedhæftet skal opbevares på en forudbestemt placering, der vil fungere som et ventområde.
Den populære tilgang foreskriver at lade objektet med den røde etiket være i 30 dage i ventområdet. Efter sådan tid, hvis objektet forbliver ubenyttet, kan vi antage, at det ikke er nødvendigt på denne primære arbejdsplads og kan fjernes. På dette tidspunkt er der behov for at overveje, om der kan være behov for objektet i fremtiden; hvis svaret er ja, skal objektet opbevares og holdes i lageret. Ellers skal det sælges, genbruges eller smides væk. De unødvendige objekter bør ikke opbevares “bare i tilfælde af”, da det fører til kaos.
Den største fordel ved sortering er eliminering af problemer relateret til overdreven ophobning af unødvendige objekter på arbejdspladsen. Problemerne synes at være uvæsentlige, men det er den primære årsag til tids- og ressource-spild i virksomheder. En overdreven mængde værktøjer, der opbevares i arbejdsområdet, gør det sværere at finde de nødvendige værktøjer, det forlænges den tid, der er nødvendig for opgaven, og øger omkostningerne for virksomheden.
Dette trin handler om at finde det rigtige sted for hvert objekt, der er tilbage i arbejdsområdet. Det vigtigste er at gøre hvert værktøj tilgængeligt i den mængde, der er nødvendig for en given tid. Alle nødvendige elementer skal være let tilgængelige. Placeringerne af objekterne skal være godt, synligt markeret. Takket være dette vil selv den person, der normalt ikke arbejder i dette specifikke arbejdsområde, kunne rengøre pladsen nemt. Klarhed bør være den primære regel i organiseringen af værktøjspladser.
For at opnå fuld klarhed anvendes forskellige typer visuelle markeringer. Disse markeringer muliggør hurtig identifikation af det sted, hvor objektet er opbevaret. Afhængigt af virksomhedens type kan disse være etiketter, felter, farver eller symboler. Jo simplere systemet er, jo bedre. I produktionsanlæg bruges ofte skyggetabeller. Denne metode kræver, at der laves synlige spor af værktøjerne på det særlige bord. Takket være denne metode tager det ikke meget tid at lægge tingene tilbage, og det kan gøres reflexivt.
At sætte genstande i orden hjælper med hurtig eliminering af spild i virksomheden. Der er mange typer spild, såsom:
Efter rydningen af pladsen fra unødvendige elementer og at finde dem de rigtige placeringer at opbevare, er der tid til at skinne pladsen. I det tredje trin sigter vi mod at sætte en standard for rengøring af det nye arbejdsområde. På dette trin er det nødvendigt at afsætte rengøringsområdet til det givne arbejdsområde. Skinningen af arbejdsområdet vil blive en del af de daglige pligter for medarbejderen på den givne position. Fra nu af vil skinningen af arbejdsområdet blive udført direkte af denne tildelte medarbejder.
Skinningstrinnet giver mulighed for at kontrollere om alle tidligere trin er blevet udført korrekt. I 5S-tilgangen betyder skinning at opretholde renligheden, ikke at rengøre fra bunden. Problemer med renlighed bør undersøges for at vurdere, hvad der kan være årsagen til dem – medarbejderen eller dårlig implementering af 5S-tilgangen.
At tildele rengøringsområdet til hver medarbejder har en dybere betydning. Daglig rengøring af arbejdspladsen gør os i stand til at kende den bedre. Det er muligt at opdage problemer med udstyret og værktøjerne under rengøringen. Dette giver håb om hurtigere reparation.
For at opmuntre medarbejderne til at tage sig af deres arbejdsstation kan vi give dem nye værktøjer. Vi tager os af nye ting mere ivrigt, desuden hjælper et sådant skridt med at skabe en følelse af ejerskab over stedet.
Standardisering forbinder alle trinene i 5S-metoden til en stabil proces. Under standardiseringstrinnet skal hele aktiviteten beskrives i detaljer og tilpasses bestemte standarder. Klare og gennemsigtige instruktioner skal oprettes på dette trin; sådanne instruktioner bør hjælpe med at udføre alle opgaver med stor detalje. Instruktionen skal også indeholde omfanget af pligterne for hver medarbejder. Takket være veludformede instruktioner bør medarbejderen være i stand til at overtage arbejdsstationen og finde sin vej.
At gennemgå alle trinene giver stor tilfredshed til medarbejderne. Effekterne er klart og hurtigt synlige, da stedet er rent og ordentligt. Uden selvdisciplin kan nogle dårlige vaner dukke op igen. Dette element er særligt vigtigt, fordi udviklingen af nye, gode vaner tager tid. På dette tidspunkt er det særligt vigtigt at gøre medarbejderne opmærksomme på, at 5S-systemet ikke er en enkelt handling, men en metode, der kun giver mening, når den ses som en proces.
Det sidste trin i processen er det sværeste at nå, fordi det foreskriver en ændring i virksomhedens organisationskultur. Hver medarbejder skal også ændre sig. Det er særligt vigtigt at bruge støttende værktøjer til at øge og styrke disciplinen. Det mest anvendte værktøj er audit af arbejdspladsen. Regelmæssigt udførte audits muliggør hurtig opdagelse af uregelmæssigheder og problemer. Alle uregelmæssigheder kan hurtigt elimineres.
For at støtte selvdisciplin anvendes også andre metoder:
5S-systemet er en proces, derfor skal vi efter det sidste trin gå tilbage til det første. Vi skal huske, at regler og forskrifter, når de er fastsat, kan ændre sig over tid. Konstant udvikling og konstant forbedring er grundlaget for Lean Management.
Selvfølgelig vil hver virksomhed få forskellige fordele ved implementeringen af 5S-systemet. Tilsvarende er årsagerne til indførelsen af 5S-systemet forskellige for hver organisation. Men nogle fordele er de samme overalt, og de er:
5S er et værktøj, der bringer mange fordele ikke kun for virksomheden, men også for medarbejderen. Denne metode muliggør en forøgelse af stabiliteten i arbejdet og ændrer atmosfæren på arbejdspladsen. Medarbejdere kan koncentrere sig om deres pligter i stedet for at bekymre sig om organisatoriske problemer, der hæmmer deres bestræbelser. 5S-systemet kan ses som en stor mulighed for virksomheden til at forbedre processer uden at bruge mange ressourcer. Det vigtigste er motivationen og engagementet fra alle medarbejdere.
Tjek vores top tips til tidsstyring.
Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Som projektleder er Caroline en ekspert i at finde nye metoder til at designe de bedste arbejdsgange og optimere processer. Hendes organisatoriske færdigheder og evne til at arbejde under tidspres gør hende til den bedste person til at gøre komplicerede projekter til virkelighed.
Hver leder har mål som at opbygge et team, der leverer passende høje resultater, opnå…
Social media reklamekampagner, direkte kontakt under branchebegivenheder, tilbud om uddannelsesmaterialer for at øge viden og…
Flere mindre begivenheder udgør en Sprint i Scrum. Sprints danner igen sammen en vej, der…
Modtagere griber oftere og oftere efter videomateriale. Skriftlige former bliver mindre populære. Traditionelle bloggere forsøger…
Copywriting er blevet et ekstremt populært erhverv i de seneste tider. Der er flere og…
Får du nogensinde følelsen af, at dagen er for kort til at gøre alt det,…