Hvad er afstemning af fakturaer?

Afstemning af fakturaer er en proces, der består i sammenligning af dataene fra fakturaerne med dataene fra bankudskrifter. Det er en meget vigtig opgave for alle virksomheder. Afstemning af fakturaerne gælder både for fakturaer for købte varer og tjenester samt fakturaer udstedt til kunder. Takket være denne operation kan du kontrollere, om du er forsinket med dine betalinger for erhvervsrelaterede køb. Dette vil gøre det muligt for dig at kontrollere tilgodehavender bedre. Læs artiklen for at finde ud af, hvorfor afstemning af fakturaer ikke bør negligeres.

Afstemning af fakturaer – indholdet af artiklen:

1. Hvordan afstemmer man de indkommende fakturaer?
2. Hvad er fordelene ved afstemning af indkommende fakturaer?
3. Hvordan afstemmer man udgående fakturaer?
4. Hvad er fordelene ved afstemning af udgående fakturaer?
5. Er det muligt at afstemme fakturaer manuelt?
6. Hvordan forbedrer man processen med afstemning af fakturaer?

Hvordan afstemmer man de indkommende fakturaer?

Hver gang du køber varer, modtager du en faktura. Det samme gælder for tjenester – disse afregnes også med fakturaer. Hvis din virksomhed for nylig er kommet på markedet, er der en risiko for, at ikke alle partnere vil være ivrige efter at sælge deres produkter eller tjenester baseret på udsat betaling. I et sådant scenarie vil du være nødt til at afregne dine betalinger kontant. Denne betalingsmetode betyder, at du ikke behøver at afstemme indkommende fakturaer. I tilfælde af kontantfakturaer kan du altid være sikker på, at den er blevet afregnet.

Efter noget tid, når din virksomhed bliver bedre kendt af entreprenørerne, vil flere og flere virksomheder være ivrige efter at sælge deres produkter til dig på basis af udsat betaling. Det er fordelagtigt, fordi ved køb af produkter behøver du ikke at investere dine midler med det samme. Din eneste opgave er at holde øje med betalingsfristerne. Afstemning af fakturaer hjælper med denne vigtige bestræbelse. Hvordan afstemmer man fakturaer?

Alt, hvad du skal gøre, er at sammenligne indkommende fakturaer, nemlig dem, du har modtaget fra andre virksomheder, med din bankkonto. For at fremskynde processen kan du beslutte at filtrere indkommende fakturaer. Efter denne operation får du den fulde liste over transaktioner med alle detaljer om de betalinger, der er foretaget for produkter og tjenester. Med en sådan liste i hånden skal du sammenligne beløbene på fakturaerne med dem på bankudskrifterne. Tjek, om alle de overførte penge er nået frem til den rigtige modtager ved at sammenligne fakturaudstederens oplysninger med oplysningerne om fakturamodtageren. Hvis disse oplysninger stemmer overens, og alt er korrekt, kan du afkrydse fakturaen som betalt.

Hvad er fordelene ved afstemning af indkommende fakturaer?

Hvorfor er afstemning af indkommende fakturaer i din virksomhed så vigtig? Denne operation hjælper dig med at holde kontrol over alle betalingsdatoer og frister. Hvis du efter afstemningen stadig har fakturaer, men der ikke er nogen matchende overførsler, betyder det kun én ting – du har ikke betalt disse fakturaer. I denne situation skal du tjekke, om betalingsfristen er overskredet. Hvis nogle af overførslerne ikke er blevet udført, skal du tjekke din konto i sektionen for ventende ordrer, de kan være i venteposition, i dette tilfælde er der ikke noget at være bekymret for. Men hvis betalingsfristen er overskredet, og fakturaen ikke er blevet betalt, er det bedre at afregne alle udestående betalinger så hurtigt som muligt.

Betalinger, der foretages efter fristen, kan have negative konsekvenser for din virksomhed. Hvilke konsekvenser? Udstederen af fakturaen, der ikke er blevet betalt til tiden, kan opkræve dig renter for udsættelse af betalingen. Sen betaling kan resultere i tab af rabatter og reduktioner. Problemer med betalinger påvirker dit firmas image, fordi ingen kan lide at samarbejde med enheder, der ofte er forsinkede med betalinger. Afstemning af fakturaer hjælper dig med at undgå sådanne problemer, med denne proces vil du være i stand til at opfylde dine forpligtelser til tiden.

Hvordan afstemmer man udgående fakturaer?

Udgående fakturaer er fakturaer sendt af din virksomhed til dine kunder, når dit produkt er blevet solgt, eller din tjeneste er blevet leveret. Afstemning af udgående fakturaer vil hjælpe dig med at holde øje med alle dine forpligtelser. Takket være denne operation vil du vide præcist, hvem der har betalt dig, og hvem der er forsinket med betalingen. Hvordan foretages afstemning af udgående fakturaer i praksis?

Detaljerne fra bankudskrifterne skal krydsrefereres med alle udstedte udgående fakturaer. For at fremskynde processen kan du beslutte at filtrere udgående fakturaer. Efter denne operation får du den fulde liste over betalinger til kontoen. I næste trin skal du sammenligne alle numre fra bankudskriften med de udgående fakturaer. Tjek grundigt, om oplysningerne om den person eller virksomhed, der har betalt fakturaen, svarer til oplysningerne om køberen på den udgående faktura.

Der anbefales særlig forsigtighed under afstemning af fakturaer, især hvis der har været flere fakturaer med samme beløb, der skal betales, men til forskellige kunder. Manglende nøjagtighed under afstemningen kan resultere i, at fakturaen matches med den forkerte kunde. For at undgå sådanne fejl skal du tjekke alle titlerne på overførslerne. Så længe du ved, for hvilket produkt eller hvilken tjeneste betalingen er blevet foretaget, bør det være let at matche overførslen med den rigtige udgående faktura. Men hvorfor er afstemning af fakturaer så vigtig?

Hvad er fordelene ved afstemning af udgående fakturaer?

Afstemning af udgående fakturaer giver dig indsigt i virksomhedens nuværende økonomiske situation. Takket være afstemningen ved du, hvilke fakturaer, du har udstedt, der allerede er blevet betalt, og du ved, hvilken indkomst du kan forvente på din konto i den nærmeste fremtid. Afstemningsoperationen vil hjælpe dig med at bemærke alle kunder, der er bagud med betalinger for dine produkter eller tjenester. Med de præcise oplysninger kan du beslutte at tage handling på dette område og tvinge dine debitorer til at afregne dine krav. Tøv ikke med at sende dine kunder venlige påmindelser om deres betaling, enhver forsinkelse i dette kan resultere i problemer med inddrivelse af dine tilgodehavender. Negliger ikke afstemning af udgående fakturaer.

Er det muligt at afstemme fakturaer manuelt?

Hvis du ikke udsteder mange fakturaer, vil afstemningsprocessen ikke tage meget af din tid. Tilsvarende, hvis du ikke har udstedt mange omkostningsfakturaer, bør tjek af indgående fakturaer ikke være svært. Med et lille antal dokumenter kan al afstemning af fakturaer gøres manuelt. Det er praktisk at oprette en liste over alle indgående fakturaer, hvor du kan afkrydse alle dem, der allerede er betalt, og se resten, der stadig venter på at blive afregnet. Du bør oprette den samme type liste for alle udgående fakturaer. På denne liste afkrydser du alle de fakturaer, der er betalt af dine kunder, for at se dem, der er forsinkede med betalingen.

Når du afstemmer fakturaer, er det klogt at bruge et veludført regneark for at fremskynde processen. Det er værd at sætte alle fakturaer i kronologisk rækkefølge.

Prøv at markere alle indkommende betalte fakturaer straks efter modtagelse af overførslen til din konto. Afstemning af fakturaer manuelt er måske ikke den bedste løsning for dem, der har mange fakturaer. Hvad skal man gøre for at lette afstemningsoperationen, når der er mange flere dokumenter at tjekke? Hvordan håndterer man afstemning, der ikke kan gøres manuelt?

Hvordan forbedrer man processen med afstemning af fakturaer?

For at lette processen med afstemning af fakturaer, der ikke kan gøres manuelt, er det fordelagtigt at bruge speciel software. Den dedikerede applikation vil hjælpe dig med at finde alle uoverensstemmelser mellem udgående fakturaer og overførsler på din konto. Med applikationen kan du nemt bestemme, om din kunde har betalt fakturaen fuldt ud, delvist eller er bagud med betalingen. Computerprogrammer gør det muligt hurtigt at finde alle fakturaer med overskredne frister, hvilket kan gøre det muligt for dig at inddrive gæld, hvis det er nødvendigt. Du vil aldrig misse betalingsdatoen for de købte produkter og tjenester. Applikationen vil hjælpe dig med at spare meget tid, som kan bruges i andre områder af din aktivitet.

Læs også: Hvad er faktura-discounting?

Takket være automatisering kan din virksomhed reducere omkostningerne ved fakturering med 29%. Tjek vores gratis faktureringsapp og faktureringssoftware.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.