Hvordan kan ledere effektivt håndtere forventninger?

Hvordan kan ledere effektivt håndtere forventninger til deres fjernarbejdere? Medarbejdere, der arbejder i forskellige brancher, har taget imod muligheden for at arbejde hjemmefra – det giver dem mulighed for at spare tid, der tidligere blev brugt på pendling (og ofte at stå i trafikpropper eller håndtere forsinkelser i offentlig transport), fokusere på arbejdet uden distraktioner i form af kontorkolleger eller udføre opgaver hvor som helst i henhold til individuelle behov og planer. Ledere ser også fordelene – de fleste undersøgelser indikerer, at produktiviteten hos fjernarbejdere er den samme eller nogle gange endda højere end hos kontorarbejdere. Men at lede et fjernteam udgør uden tvivl en udfordring og kræver forskellige samarbejdsregler.

Hvordan kan ledere effektivt håndtere forventninger – indholdsfortegnelse:

1. Tag det første skridt – sæt reglerne for samarbejde
2. Start fra dag ét – onboardingprocessen
3. Satse på effektiv kommunikation
4. Kommunikere forventninger til fjernarbejdere – opsummering

Ordentlig fjern samarbejde kommer fra et engagement fra begge parter, og det er resultatet af veletableret og klar kommunikation. Det letter opretholdelsen af gode relationer med fjernarbejdere. I dag vil du se vores tips til, hvordan du kan kommunikere med fjernarbejdere for at udarbejde din kommunikationsstrategi, der får dit budskab igennem og skaber de rette arbejdsforhold.

Tag det første skridt – sæt reglerne for samarbejde

Hvilke timer skal fjernarbejdere være på vagt? Hvordan skal de rapportere om deres præstationer? Hvor ofte vil feedbackmøderne, der opsummerer fremskridtene, finde sted?

Disse er kun toppen af isbjerget af spørgsmål, der rettes til alle ledere, der er engageret i at implementere effektivt fjernsamarbejde. At tage dette skridt kræver forståelse for, hvad udfordringerne ved at udføre opgaver på afstand er (herunder problemet med ordentlig tidsstyring, nedbrydning af principperne for work-life balance, lette distraktioner, kommunikationsvanskeligheder, udstyr der ikke fungerer ordentligt, eller mangel på interpersonel kontakt), samt at finde måder at afbøde dem ved at give medarbejderne det bedste miljø til at udføre deres opgaver hjemmefra.

Ud over principperne for fjern samarbejde er det også værd at vælge at sætte mål, som en person forventes at opnå i en bestemt periode (KPI’er), i fællesskab. Dette er den nemmeste måde at kommunikere dine forventninger på, samtidig med at du sikrer produktiviteten hos medarbejderen, der vil stræbe efter at opnå dem og holde et uafhængigt øje med, hvor hans arbejde står i øjeblikket. Sådanne mål bør sættes for hver medarbejder, da de hjælper med at holde dem motiverede til at arbejde.

Start fra dag ét – onboardingprocessen

Korrekt gennemførelse af onboardingprocessen, dvs. introduktion af de nye medarbejdere til virksomheden og deres opgaver, er afgørende både for at få dem til at føle sig komfortable i organisationen samt for at gøre dem bekendte med de regler, der skal følges, og forventninger, der skal opfyldes. Derfor bør du have disse spørgsmål gennemtænkt og nedskrevet før det første møde (i overensstemmelse med det forrige punkt) for at gøre alt klart for dem og sikre, at de indser deres kravs omfang. Det er værdifuldt for medarbejderen at se, at de beskrevne samarbejdsretningslinjer gælder for alle teammedlemmer, hvis de overholdes – hvilket letter processen med at acceptere dem og vænne sig til, hvordan tingene fungerer.

Hvis dine eksisterende og ikke nyansatte medarbejdere skifter til fjernarbejde, kan du stadig beslutte at gennemføre en slags onboardingproces – at arrangere et møde og klart forklare, hvordan det eksisterende samarbejde vil ændre sig, og hvad der forventes af hver enkelt, er meget tilrådeligt. Folk, der arbejder hjemmefra, skal indse sådanne spørgsmål, fordi mange arbejdsgivere stadig betragter fjernarbejde som en fordel (og ikke som en effektiv måde at udføre deres daglige opgaver på), hvilket betyder, at visse yderligere ansvar eller restriktioner pålægges deres medarbejdere.

Satse på effektiv kommunikation

En af de største udfordringer ved at arbejde hjemmefra er uden tvivl implementeringen af effektiv kommunikation mellem individer – mange medarbejdere angiver, at det er dette område, de finder mest problematisk, da det hindrer udførelsen af deres opgaver. Trods alt vil fjern dialoger aldrig erstatte ansigt-til-ansigt samtaler og vil ikke tillade dig at modtage feedback så hurtigt som når du er i samme rum eller bygning (fordi en person for eksempel lige er til møde, misser en notifikation, viser og glemmer at svare tilbage osv.).

Dog kan du lette processen ved at give medarbejderne information om de kommunikationsværktøjer, virksomheden bruger, og kommunikationsreglerne, ved at opdele emner i for eksempel presserende og ikke-presserende. Detaljerede retningslinjer for at sende påmindelser i forhold til spørgsmål, der allerede er stillet, eller ting, der er sendt til gennemgang, kan også være nyttige.

Håndtering af forventninger til fjernarbejdere – opsummering

Ordentlig kommunikation af lederens forventninger til, hvordan man arbejder, og præstationen af hver medarbejder er grundlaget for effektivt fjernsamarbejde. Af denne grund er det så vigtigt, at du forbereder en beskrivelse af klare retningslinjer, som hvert teammedlem vil have adgang til og vide, hvordan man overholder.

Men du skal huske, at dit job som leder ikke slutter der. For at du kan reagere på dine forventninger i praksis, skal du sørge for planlagte regelmæssige teammøder (der også fokuserer på integration, som en del af at indhente personlige kontakter), give teknisk support i tilfælde af problemer samt hjælpe med at organisere arbejdet og passe på den rette work-life balance. Når du kombinerer alle disse elementer, vil du helt sikkert lede et fjernteam professionelt.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.