Hvordan tidsregistreringssoftware øger produktiviteten?

Tidssporingssoftware bruges af nogle moderne virksomheder. Statistiken præsenteret af Tech Jury viser, at 17% af folk aktivt bruger nogle typer værktøjer til at styre deres tid. For nylig er produktiviteten blandt medarbejdere faldet, mens disse resultater betyder reelle tab for mange virksomheder. Det bedste eksempel på mangel på effektivitet er USA, hvor den økonomiske skade er alvorlig og beløber sig til 50 millioner US dollars om dagen! Læs teksten for at finde ud af, hvordan tidssporingssoftware kan hjælpe med at øge produktivitetsniveauet blandt dine medarbejdere.

Hvordan øger tidssporingssoftware produktiviteten? – indholdsfortegnelse:

1. Tidssporingssoftware – fordele
2. Pomodoro-teknikken
3. Myteaflivere
4. Synergieffekt
5. Sammenfatning
6. Tjek vores tidssporingssoftware

Tidssporingssoftware – fordele

For at vise præcist potentialet af de tilgængelige applikationer til tidssporing er det værd at starte med de hovedproblemer, der bremser præstationen under det daglige arbejde. Har du nogensinde hørt om Parkinsons lov? Ved du, hvad dette begreb betyder?

Parkinsons lov er et aksiom, der siger, at “Arbejdet udvider sig for at fylde den tid, der er til rådighed for dets afslutning”. Dette er reglen skabt af Cyril Northcote Parkinson, som først beskrev sin observation i 1955. Parkinson var en britisk forfatter, historiker og ekspert i offentlig administration.

Hans begreber relateret til bureaukrati og organisation er grundlaget for hans teori. Parkinsons lov peger på nøglefaktorer, der gør fasen for realisering af opgaver længere end nødvendigt – realiseringen strækker sig til den maksimalt mulige længde. Forstyrrelser, pauser, mangel på fokus, perfektionisme og prokrastinering er de faktorer, der beskrives af Parkinsons lov.

Pomodoro-teknikken

Svaret på manglen på produktivitet er teknikken for tidsstyring kaldet Pomodoro. Navnet på metoden stammer fra den køkkenur, der var formet som en tomat, som blev brugt af skaberen af teknikken.

Effektiviteten af Pomodoro-teknikken er baseret på den enorme enkelhed og intuitivitet af applikationen. I det første skridt skal listen over opgaver forberedes – husk at arrangere opgaverne i henhold til deres prioritet.

Næste skridt er at bruge tidssporingssoftwaren. Der findes mange applikationer og forskellige typer software, der bruger Pomodoro-teknikken. Ny teknologi muliggør komfortabel justering af parametrene til medarbejderens individuelle behov. Derudover kan specielle plug-ins i browseren automatisk blokere alle forstyrrende notifikationer.

Lydsignalet starter den 25-minutters cyklus, som afsluttes med en 5-minutters pause. Sekvensen gentages 4 gange, og der er tid til en længere pause. Denne arbejdsstrategi intensiverer effektiviteten, muliggør fuld koncentration, opdeler projektet i mindre bidder og hjælper med at bevare et friskt perspektiv. Det er ikke alt – softwaren viser alle afsluttede opgaver, hvilket øger motivationen hos personen.

Myteaflivere

Mange virksomheder dyrker multipurpose arbejdsmodeller. Engagement i flere projekter på samme tid plejer at blive vist som et eksempel og en høj standard for medarbejderengagement – men intet er længere fra sandheden. Forskning viser, at kun 2,5% af folk har denne overgennemsnitlige disposition til multitasking under arbejdet.

For resten af medarbejderne betyder multitasking en reduktion i effektiviteten af udførte opgaver. Årsagen til sådanne resultater er den øgede risiko for fejl og tab af koncentration samt glemsel om nogle af de elementer, der skal udføres under opgaven. Multitasking-kulturen reducerer kreativiteten og øger stressniveauet.

De mekanismer, der driver den menneskelige hjerne, tillader fokus på én aktivitet ad gangen, derfor er multitasking-teknikken ikke integreret med det primære organ i den menneskelige krop. Erfaringer har vist, at multitasking kan bidrage til reduktionen af IQ-forholdet og skade hjernen.

Arbejdsgivere skal huske, at de bør tilbyde fordele både til personer, der er forældre, og til personer, der er single og bor alene. Virksomheden skal imødekomme forskellige behov og kan ikke forsømme nogen.

En professionel tidssporingssoftware bør ikke kun øge produktiviteten blandt dine medarbejdere, men også garantere beskyttelse mod den negative effekt af ineffektiv ledelse. Tidssporing tvinger brugeren af softwaren til at koncentrere sig fuldt ud om én opgave.

Synergieffekt

Flere og flere mennesker er bekymrede for deres helbred, både fysisk og mentalt. Den stigende sociale bevidsthed har fået virksomheder til at søge efter endnu bedre løsninger, der går ud over medicinske og sportslige pakker. Nogle af virksomhederne (især kontorer) har besluttet at tilbyde gratis tjenester til massageterapeuter eller stille massage stole til rådighed i deres bygninger.

Tidssporingssoftwaren udvikles konstant, hvilket betyder, at der er flere og flere universelle og funktionelle værktøjer på markedet. Registrering af alle aktiviteter muliggør overvågning og kontrol af de øjeblikke, der blev brugt på specifikke opgaver. Fuld viden om tidsstyring er nødvendig for at optimere hele dagens tidsplan.

Kontrol over resultaterne kan identificere de elementer i det daglige scenarie, der har den største indflydelse på effektiviteten. I henhold til Pareto-reglen kan 20% af alle opgaver generere 80% af den samlede produktivitet. For at finde ud af, hvilke opgaver der er de vigtigste, skal man styre sin tid bevidst.

Tidsstyring i grupper og teams er lige så vigtig som individuel tidsstyring. Flere og flere virksomheder beslutter at introducere særlige applikationer for at lette administrationen af tidsplanen og skabe et effektivt netværk af forbindelser mellem medarbejdere.

Sådanne beslutninger overrasker mig ikke – statistikker viser en 25% stigning i produktiviteten i organisationer, hvor kommunikationsniveauerne er høje. De moderne applikationer integrerer alle deltagerne i foretagendet, og hvad der er vigtigst, sætter deadlines for alle aktiviteter.

Sammenfatning

Teknologien til tidskontrol muliggør automatisering af alle unødvendige aktiviteter. Alle teammedlemmer kan informeres om opgaven uden behov for direkte indgriben i deres arbejdsplan. Desuden øger kollektiv kontrol over opgaverne motivationen for at afslutte projektet og eliminerer potentielle fejl, mens effektiviteten af arbejdet forbliver på høje niveauer.

Læs også: Globale ledelsestrends i erhvervslivet for 2022 og 2023

Tjek vores tidssporingssoftware:

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.