Et firma uden et kontor. Hvordan man arbejder hjemmefra og effektivt leder sit team.

Har du nogensinde undret dig over, hvordan man arbejder remote? Ikke alle virksomheder har brug for et kontor, selvom de har ansatte. Fjernarbejde er en stadig mere populær løsning. Denne form for ansættelse har sine fordele og ulemper, både for medarbejdere og arbejdsgiver. Overvejer du det? Tjek hvad du skal huske, og hvad du skal være opmærksom på, når du beslutter dig for at drive en virksomhed med få ansatte uden et kontor.

Sådan arbejder du remote – indholdsfortegnelse:

1. En virksomhed uden en registreret adresse? Juridiske forhold
2. Ansæt de rigtige mennesker
3. Sikre god kommunikation
4. Bestem overlapningstimer
5. Kortlæg projekter

Ansættelse af fjernarbejdere eliminere omkostningerne ved at leje lokaler, herunder udgifter til forsyninger eller ansættelse af et rengøringsfirma. De penge, der spares, kan bruges til virksomhedens udvikling eller lønninger. Ved at vælge denne form for samarbejde kan iværksætteren også have råd til at ansætte specialister fra enhver del af verden, uden at være begrænset til en bestemt by og uden behov for at bringe dem til virksomheden.

En virksomhed uden en registreret adresse? Juridiske forhold

Hver virksomhed skal have en registreret adresse – den adresse, hvor virksomheden vil sælge, producere eller levere tjenester, skal oplyses til myndighederne. Hvis en iværksætter ikke ønsker at leje et kontor, kan han give sin private adresse som hovedsted for virksomheden.

Det er også værd at vide, at fjernarbejde, også kendt som e-arbejde eller telearbejde, er en form for ansættelse, der er reguleret i arbejdsret. Ifølge Arbejdsmiljøloven (Afsnit II Arbejdsforhold, Kapitel II b – ansættelse af medarbejdere i form af telearbejde) kan sådant arbejde:

1. Udføres regelmæssigt uden for arbejdspladsen ved hjælp af elektroniske kommunikationsmidler i henhold til bestemmelserne om levering af elektroniske tjenester (telearbejde).
2. En telearbejder er en medarbejder, der udfører arbejde under de betingelser, der er angivet i § 1, og kommunikerer resultaterne af arbejdet til arbejdsgiveren, især ved hjælp af elektronisk kommunikation.

Så kort sagt handler telearbejde om at udføre arbejde uden for arbejdspladsen og sende resultaterne til arbejdsgiveren via f.eks. e-mail.

Ansættelse af medarbejdere i form af telearbejde kan finde sted både på baggrund af en ansættelseskontrakt og en civilretlig kontrakt, dvs. kontrakt for specifikt arbejde, kommission eller agenturkontrakt.

Ansæt de rigtige mennesker

Fjernarbejde er ikke for alle. Udover den nødvendige viden skal en fjernarbejder kunne styre sin egen tid og være uafhængig. Se efter mennesker, der ikke har brug for at blive styret. Kommunikationsfærdigheder og klar formulering af tanker og instruktioner er også vigtige, da fjernkommunikation har sine begrænsninger.

Husk, at selvom I kun er i kontakt med hinanden fra tid til anden, er det værd at lede efter mennesker, som det vil være en fornøjelse at have kontakt med. At arbejde med en ekstremt talentfuld, men svær at samarbejde med specialist kan også vise sig at være en fejltagelse. Selvfølgelig handler det ikke om at fokusere på medarbejdernes karakter i stedet for deres kompetence. Men søg kompromis. “90% af en virksomheds kultur skabes af de mennesker, du ansætter,” mener Sean Byrnes, en business angel og CEO for Flurry.

Sikre god kommunikation

En stor hindring i fjernarbejde – især i starten – kan være manglen på kontrol over medarbejdere. At diskutere aktuelle opgaver og kontrollere deres arbejde via internettet er sværere, selv på trods af forskellige teknologiske løsninger.

Du skal sikre dig, at dine medarbejdere ved præcist, hvad du forventer af dem, hvad de skal gøre, og hvad der i øjeblikket sker. Alle skal vide deres rolle i teamet og hvem de kan gå til, hvis de har et problem. Feedback er lige så vigtig. Udover at delegere opgaver ved gode ledere også, hvordan man lytter, stiller spørgsmål og giver vejledning. En god idé er at indføre korte, regelmæssige møder med medarbejdere i virksomhedens tidsplan, f.eks. via Skype eller Google Hangouts. Under disse møder vil teamet kunne tale om, hvad de arbejder på, hvad der stadig skal gøres, og om der er nogen problemer.

Desuden hold et uformelt møde fra tid til anden. Fjernarbejde gør det også svært at opbygge og vedligeholde relationer med kolleger, og dette kan have indflydelse på teamets moral. Fremme gode relationer med medarbejdere og give dem et sted, hvor de kan tale med hinanden, ikke kun om arbejdsrelaterede emner. Dette vil gøre det lettere for dem at lære hinanden at kende og blive venner. Hvis du tror, at en sådan videokonference ikke vil fungere, så prøv at oprette en emnekanal på Slack, en gruppechat på Skype eller endda en gruppe på Facebook.

Bestem overlapningstimer

Fjernarbejde er forbundet med fleksible arbejdstider. Nogle medarbejdere foretrækker at arbejde om morgenen, og andre om aftenen, hvilket gør dem mere effektive. Ikke desto mindre kan en sådan ordning hindre hele teamets arbejde – det er sværere at arbejde, når svar på e-mails og andre beskeder kommer flere timer for sent. Derudover, hvis du arbejder alene, når du vil, vil du faktisk altid være på arbejde. Og det betyder, at du vil være tilgængelig for opkald fra mandag til søndag, både kl. syv om morgenen og kl. ti om aftenen.

Så tænk over, om du skal pålægge to til tre timer om dagen eller ugen for dig selv og dine medarbejdere, hvor alle skal være online.

Kortlæg projekter

Det er meget lettere at sætte sig ned for at arbejde eller overvåge dit teams fremskridt, når du præcist ved, hvad der skal gøres. Når du arbejder remote, er det en god idé at planlægge og nedbryde alle vigtige projekter på en tavle eller tidslinje.

En metode, der ofte bruges af startups og udviklere til at organisere arbejdet, er Scrum. Scrum er en metode, hvor projekter og opgaver skrives på stykker papir, og derefter fastgøres til de relevante kolonner på en tavle – kolonnerne repræsenterer de successive elementer i processen (f.eks. “planlagt”, “i gang”, “testning”, “haste at færdiggøre”, “færdig”). I den første kolonne dannes en kø af opgaver, som prioriteres, og hvor mange timer der forventes til dem (ved hjælp af forskellige farver på kortene kan du opdele dem i kategorier). Derefter placeres kortene et ad gangen fra venstre mod højre, efterhånden som arbejdet skrider frem til “færdig”-sektionen.

Tak til dette kan du følge udviklingen af projektet løbende, estimere, hvad de største problemer er. Går arbejdet efter planen, og hvor mange opgaver er der stadig tilbage at fuldføre? Dette gør det lettere at kontrollere teamets arbejde – fjernarbejdere bliver normalt bedømt på de opnåede resultater, og ikke på den tid, der er brugt ved computeren.

Måske er du projektleder? Hvis ja, så sørg for at læse vores artikel om udfordringer relateret til fjernarbejde og hvordan man overvinder dem.

Hvad synes du om fjernarbejde – er det værd at det, eller er det bedre at arbejde på et kontor? Del din mening og tag os på Twitter!