Hvordan kan man forbedre faktureringsprocessen? 8 gode idéer til bedre fakturering

Ved du, hvordan man kan forbedre faktureringsprocessen? Skal det virkelig være så tidskrævende og besværligt? Faktureringsprocessen synes at være vanskelig, især hvis du ikke har haft tidligere kontakt med emnet. Det viser sig imidlertid, at hele processen kan lettes betydeligt ved hjælp af værktøjer, der muliggør uafhængig udstedelse af fakturaer. Takket være sådanne værktøjer får du mere tid, og hvad der er vigtigere, du fremskynder de finansielle strømme. Hvordan kan du forbedre faktureringsprocessen? For at finde ud af det, læs artiklen og brug den tjekliste, vi har udviklet.

Hvordan forbedrer man faktureringsprocessen? – indholdsfortegnelse:

1. Sæt dine egne betingelser
2. Indsaml alle oplysninger
3. Udsted en faktura, når arbejdet er udført
4. Brug færdige skabeloner
5. Korriger eventuelle fejl
6. Automatiser faktureringsprocessen
7. Hold øje med betalingsfrister
8. Brug en applikation til at optimere faktureringsprocessen

Sæt dine egne betingelser

Det kan overraske dig, men selv en lille indsats under trin med at sende tilbud til kunderne kan betydeligt lette faktureringsprocessen. Hvordan er det muligt? En klar og gennemsigtig præsentation af de finansielle forhold fra starten hjælper med at undgå unødvendige misforståelser senere. En kunde skal vide præcist, hvor meget og hvornår han skal betale i det øjeblik, han accepterer dit tilbud.

Beslut, om du laver dine afregninger baseret på arbejdstimer eller baseret på hele projektet, og angiv betalingsfristen. Hvis du giver rabatter for tidligere betalinger, skal du informere dine kunder om det fra starten. Advar dine kunder om renter for sene betalinger. Lad dem vide, hvornår din fakturadato er. Jo flere oplysninger om betalinger der er tilgængelige i begyndelsen af samarbejdet, jo færre tvivl vil din kunde have under betalingen.

Husk at holde den skriftlige form af alle aftaler. Enhver skriftlig form, selv en e-mail eller en besked fra en instant messenger, er tilstrækkelig. Hvad hvis du har glemt at sætte dine betingelser klart – så gør det, før du udsteder din faktura. På denne måde undgår du unødvendige spørgsmål efter sending af fakturaen. At forklare alle misforståelser tager tid, hvilket betyder, at du måske først får din betaling, efter at du har diskuteret alle de relevante emner.

Indsaml alle oplysninger

Før du udsteder fakturaen, skal du tjekke, om du har alle de oplysninger, der er nødvendige for denne proces. Der er oplysninger, der skal inkluderes på hver faktura. Ingen post kan mangle. Du vil have brug for:

• Navn og efternavn på kunden (navnet på virksomheden er valgfrit)
• Kundens adresse (både fysisk og e-mail)
• Kundens telefonnummer (det er ikke essentielt, men letter kontakten)
• Kundens skatteidentifikationsnummer
• Valgt betalingsmetode
• Dato for fakturaudstedelse
• Fakturaens beløb
• Beskrivelse af posten på fakturaen
• Andre vigtige oplysninger til kunden

Når du har indsamlet et sådant sæt oplysninger, bør faktureringsprocessen ikke tage meget tid. Hvorfor er det gavnligt at indsamle alle oplysninger, før faktureringsprocessen? Når du har alle oplysningerne ved hånden, behøver du ikke at lede efter dem under faktureringen, hvilket betyder, at du kan forblive i flowet.

Udsted en faktura, når arbejdet er udført

Straks efter at dit arbejde er udført, husker du stadig alle detaljerne i opgaven. Du ved præcist, hvad der var i ordren eller i aftalen. Dette vil gøre det muligt for dig at oprette en præcis beskrivelse på fakturaen. Selv hvis du har et meget godt hukommelse, er det ikke en god idé at udsætte faktureringsprocessen til en senere dato.

Fakturering bør være hurtig, ellers kan din kunde tro, at du ikke nødvendigvis forventer hurtig betaling. Derudover kan enhver forsinkelse med faktureringen gøre hele processen mere vanskelig på grund af ophobning af dokumenter – du skal bruge hele dagen på at behandle dem.

At behandle dokumenter løbende giver ikke kun en jævn fordeling af arbejdsbyrden, men reducerer risikoen for at glemme en faktura. Elektroniske fakturaer er overlegne på mange måder – du kan udstede dem når som helst, selv i weekenden, og straks sende dem til din kontrahents e-mail. Papirversioner af fakturaer skal printes og sendes som breve med traditionel post i løbet af en arbejdsdag.

Brug færdige skabeloner

Nogle af processerne er gentagne. Fakturabehandling er en af dem. Fakturaernes form er fastsat i loven, derfor forbliver de fleste elementer på fakturaen uændrede. I stedet for at tænke på elementerne i dine fakturaer, skal du bruge færdige skabeloner.

Hver færdiglavet fakturaskabelon skal indeholde plads til alle nødvendige detaljer – intet kan gå tabt. Udfyld blot de tomme felter, og din faktura er klar. På dette stadie af processen vil din database med de nødvendige detaljer være særligt nyttig. Normalt kan skabelonen justeres til karakteren af din aktivitet. Der er mange typer skabeloner at vælge imellem. Nogle af dem er meget traditionelle og officielle, mens andre viser interessant design, eller deres form er fokuseret på gennemsigtighed. For at tilpasse skabelonen til dine egne behov kan du tilføje dit firmas logo eller bruge farver, der er forbundet med dit brand.

Korriger eventuelle fejl

Brug af skabeloner gør det muligt at undgå de fleste mulige fejl. Skabeloner inkluderer normalt alle nødvendige elementer på en faktura. Alligevel kan fejl opstå når som helst. Før du sender dit dokument til kunden, skal du tjekke det grundigt og huske at sammenligne din faktura med ordren eller aftalen. Det er bedre at tjekke alle detaljer, før du sender fakturaen til kunden, i stedet for at lave korrigerende fakturaer, hvilket resulterer i længere ventetid på betaling.

Automatiser faktureringsprocessen

De fleste operationer kan udføres ved hjælp af computerprogrammer. Computeren kan også hjælpe med fakturabehandling. Du kan oprette din egen database af kunder – du skal kun indtaste dataene i systemet én gang for at kunne bruge dem igen og igen. God faktureringssoftware hjælper med at undgå fejl under faktureringsprocessen.

Automatisering af faktureringsprocessen er særligt nyttig for tilbagevendende fakturaer. Hvorfor? Du har de samme kundedata, beløbet og beskrivelsen, alt hvad du skal gøre er at indstille datoen eller hyppigheden af betalinger, og programmet vil gøre resten. Det er endnu lettere i tilfælde af elektroniske fakturaer – softwaren kan udstede og sende en faktura til kunden. Det er en stor forbedring i fakturabehandlingen.

Hold øje med betalingsfrister

Faktureringsprocessen inkluderer ikke kun udstedelse af en faktura og sending til kunden, men også at sikre, at betalingen foregår til tiden. Det er den sidste handling i hele faktureringsprocessen, men stadig ikke den mindst vigtige. Det er meget gavnligt at holde øje med alle betalingsfrister løbende.

Nogle gange, efter betalingsdatoen, har du stadig ikke nogen penge på din konto. Du kan sende en venlig påmindelse til kunden – taktik og høflighed er meget vigtige her. Kunden har ret til at betale i sidste øjeblik, og selv en lille forsinkelse kan ikke være årsag til en streng irettesættelse. Det er bedre at opretholde gode relationer med kunderne, selvom du skal bekræfte dine interesser.

Brug en applikation til at optimere faktureringsprocessen

For at optimere faktureringsprocessen skal du bruge fakturaapplikationen – den hjælper med at følge op på alle de ovennævnte politikker. Normalt har applikationen funktioner som færdige skabeloner, en database af kunder og et adresseringsmodul.

Applikationen til fakturering hjælper med at undgå numeriske fejl takket være automatiseringen af beregninger. Yderligere funktioner muliggør tilbagevendende fakturering, sending af påmindelser og overvågning af betalingsstatusser eller endda sending af krav om betaling til debitorer.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.