5 almindelige faktureringsfejl

Fejl er uundgåelige. Når man udsteder fakturaer, sker det en gang imellem. Hvilke faktureringsfejl er de mest almindelige? Hvordan undgår man faktureringsfejl? Hvilke konsekvenser kan de have? Hvis du vil vide svarene på disse spørgsmål, så læs vores artikel om 5 almindelige faktureringsfejl.

5 almindelige faktureringsfejl – indholdsfortegnelse

1. Forkert fakturanummer
2. Forkerte modpartdata
3. Ingen information om betalingsmetode
4. Forkert beskrivelse af varer eller tjenester
5. Faktureringsfejl
6. Resumé
7. Se hvordan man udsteder fakturaer med Firmbee

Forkert fakturanummer

Hver faktura skal have et unikt nummer. Dette er noget åbenlyst, men i nogle situationer er det let at lave disse faktureringsfejl. Dette gælder især, hvis du bruger programmer som Word eller Excel eller deres ækvivalenter til at udstede fakturaer. Ved første øjekast kan det se ud som om, at dette vil gøre dit faktureringsarbejde lettere. I sådanne programmer kan du forberede færdige fakturamaler, hvor du kun skal ændre data, når du udsteder efterfølgende dokumenter. Men denne løsning har en stor ulempe.

Overskrivning af efterfølgende filer kan få dig til at miste overblikket over nummereringen. Og at gemme fakturaer som efterfølgende sider i et Word-dokument eller efterfølgende ark i Excel kan også føre til unøjagtigheder.

Hvad er de mest almindelige faktureringsfejl i fakturanummerering? Der er to typer: duplicate fakturanumre og huller i nummereringen. Begge disse faktureringsfejl kan have ubehagelige konsekvenser, når skattemyndighederne tjekker dem. Nummerering, der indeholder huller, kan indikere, at ikke alle udstedte fakturaer er inkluderet i skatteberegningerne. Huller i nummereringen vil rejse alvorlige tvivl, selvom de er utilsigtede og ikke har til hensigt at vildlede skattemyndighederne.

Den anden type fejl, dvs. to eller flere fakturaer med det samme nummer, men forskelligt indhold, kan også antyde, at de bevidst er udstedt på den måde for at undgå skat. I dette tilfælde kan der også være et problem med at bogføre sådanne fakturaer, fordi regnskabssoftwaren muligvis ikke tillader dig at indtaste to eller flere dokumenter med det samme nummer.

At rette sådanne oversights kan være vanskeligt, især hvis du allerede har sendt sådanne fejlagtige fakturaer til dine kunder og først senere indset, at du havde den forkerte nummerering. De betyder ikke meget for dine kontrahenter, fordi de ikke tjekker den korrekte nummerering af dine fakturaer. Derfor kan de betale sådanne fakturaer uden problemer. Men i tilfælde af en skatterevision kan du blive straffet for det. Derfor er det bedre at forebygge dem, for eksempel ved at bruge et faktureringsprogram eller app, hvor nummereringen tildeles automatisk. På denne måde undgår du faktureringsfejl, og du kan være sikker på, at du ikke har udstedt fakturaer med forkerte numre.

Forkerte modpartdata

Vi er kun mennesker, og fejl sker for os alle fra tid til anden. Det kunne være en tastefejl i navnet på det firma, du har faktureret, eller en stavefejl i din kundes navn. En typisk fejl er også den forkerte adresse på kontrahenten. I sådanne tilfælde kan der være en række fejl: forkert bygningsnummer, forkert postnummer, forkert gadenavn eller endda en stavefejl i byen, hvor virksomhedens hovedkontor ligger. Det kan også ske, at du skriver det forkerte skatteidentifikationsnummer på din kunde på fakturaen.

Det ville synes, at dette kun er småting. Men ingen kan lide, når deres navn eller efternavn indeholder stavefejl. Derudover kan de føre til skattemæssige konsekvenser. Forkerte kontrahentdata kan gøre det umuligt for dem at anerkende en sådan faktura som en omkostning for deres virksomhed. I sådanne tilfælde vil det være nødvendigt at rette dataene. Dette vil forlænge den tid, du skal vente på betaling for en sådan faktura, fordi din kunde kan tilbageholde betalingen, indtil de modtager dokumentet med de korrekte data.

En anden type fejl er at udstede en faktura til helt andre modtagerdata. Dette kan især ske, når fakturaer oprettes manuelt ved at overskrive data i en fil. I dette tilfælde er de korrekte mængder af solgte varer eller tjenester inkluderet på fakturaen, men modtagerdataene forbliver fra den tidligere faktura.

Denne fejl kan få dig til at sende en sådan faktura til den forkerte modtager, som ikke har købt de nævnte varer fra dig. Du kan også sende den til en kontrahent, der har købt fra dig, men modtagerens oplysninger vil være forkerte på den faktura. Indtil du retter dem, kan du bestemt ikke regne med at modtage betaling for en sådan faktura.

Hvordan undgår man dem? Her kan et faktureringsprogram komme dig til hjælp. Du kan bruge det til at oprette en database over dine kunder. Du skal kun tjekke deres data én gang, så du kan fakturere fejlfrit senere. Nogle programmer gør det muligt at downloade virksomhedsdata fra offentlige registre, så du kan undgå disse fejl, når du udsteder fakturaer.

Ingen information om betalingsmetode

Alle kan lide at få penge indsat på deres konto. Men mangel på information om, hvordan man betaler, kan gøre det umuligt at betale en faktura.

Her kan der opstå en række fejl, fra at mangle et bankkontonummer til et forkert kontonummer til ikke at vide, hvornår og hvordan man betaler en faktura. Unøjagtigheder her kan have forskellige konsekvenser. At misse forfaldsdatoen vil sandsynligvis resultere i, at kunden betaler dig for fakturaen inden for den lovlige frist. Men et forkert kontonummer eller endda manglen på et sådant vil resultere i, at kontrahenten ikke kan betale dig. Først når du retter eller fuldender disse data, kan du regne med betaling for fakturaen.

Forkert beskrivelse af varer eller tjenester

Fakturaer skal indeholde nøjagtige beskrivelser af solgte varer og tjenester. Mens fejl i tilfælde af varer er langt mindre almindelige, kan en god beskrivelse af tjenester forårsage mange problemer. Din kunde må ikke tvivle på, at de betaler for det, de har bestilt. Derfor skal dataene på fakturaen matche dataene på ordren.

Afhængigt af de procedurer, dine kontrahenter har, kan nogle kræve mere detaljerede beskrivelser af de tjenester, du leverer, mens andre måske ikke gør. Ikke desto mindre er det en god idé at sikre nøjagtighed, så du ikke får problemer med at modtage betaling senere. En forkert beskrivelse skal rettes, hvilket sandsynligvis vil tage noget tid. Som et resultat kan du modtage betaling for en sådan faktura senere, end du forventede. En løsning på dette problem kan være at oprette et katalog over solgte varer og nøjagtige beskrivelser af de enkelte tjenester. På denne måde vil du altid have klare og læselige beskrivelser af dit tilbud på fakturaen.

Faktureringsfejl

En faktura må ikke indeholde regnskabsfejl, men disse situationer kan opstå. Der er flere steder, hvor de oftest optræder. Disse inkluderer det samlede beløb, der skal betales. Det kan være forkert opsummeret, hvilket gør fakturaen enten undervurderet eller overvurderet. Ingen af disse muligheder er fordelagtige. Hvorfor? Fordi det reflekterer dårligt på den person, der har udstedt fakturaen.

Det kan ske, at kunden ikke omhyggeligt tjekker, om det dokument, du har udstedt, ikke indeholder regnskabsfejl og betaler for en sådan faktura. Men som et resultat kan du modtage for lidt eller for meget penge. I det første tilfælde skal du bede kunden om at betale ekstra, hvilket kan sætte dig i et dårligt lys. I det andet tilfælde kan kunden kræve en tilbagebetaling af overbetalingen, hvilket kan reflektere dårligt på dit firmas omdømme. I begge tilfælde kan en sådan faktura blive udfordret af en skatterevision, så det er bedre at undgå det.

Et andet sted, hvor regnskabsfejl opstår på en faktura, er i beregningen af værdien af solgte varer. I dette tilfælde kan der være en fejl i multiplikationen af antallet af stykker varer og prisen for et enkelt stykke. Dette sker oftest, når beregningerne udføres manuelt. En fejl kan også opstå, når værdien af moms beregnes. At bruge et faktureringsprogram vil hjælpe dig med at undgå sådanne faktureringsfejl, fordi beregningerne foretages automatisk der.

Faktureringsfejl – resumé

Faktureringsfejl sker for alle. Men du bør være opmærksom på, at de kan have juridiske konsekvenser. Faktureringsfejl bidrager også til forsinkelser i betalinger og kan have en negativ indvirkning på dit firmas troværdighed. En af løsningerne er at bruge dedikerede faktureringsplatforme, der automatiserer mange processer og samtidig giver dig mulighed for at undgå grundlæggende fejl.

Læs også: Hvad skal en faktura indeholde? – 12 essentielle elementer

Se hvordan man udsteder fakturaer med Firmbee:

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.