Hvordan implementerer man en vidensforvaltningsstrategi i små og mellemstore virksomheder? 5 nyttige tips

Hvad er viden?

I konteksten af iværksætteri kan viden defineres som ideer, koncepter eller observationer, der bruges til at handle for profit.

Forholdet mellem data, information og viden

Data i sig selv er blot et faktum, der ikke har nogen betydning uden fortolkning. Først efter at det er blevet behandlet og organiseret, bliver det information, der besvarer spørgsmål som: Hvem? Hvad? Hvor? Hvornår? At forklare og forstå den information, vi modtager, giver os den viden, vi har brug for til at træffe beslutninger.

Viden er en uvurderlig del af en virksomheds forretningsstrategi, fordi den kan skabe en konkurrencefordel. Det er vigtigt at identificere svagheder og videnshuller.

Hvad er vidensstyring?

Uanset hvad du laver, er det en god idé at have en handlingsplan. At drive en virksomhed er ikke anderledes. En strategi giver dig mulighed for at realisere din virksomheds mission og mål ved at specificere retningen og typen af handlinger, du skal tage. Effektiv vidensstyring i en organisation gør det lettere at indfange, dele og anvende viden.

Kodificering og personalisering

Nogle af de mest almindelige strategier, der anvendes i praksis, er kodificering og personalisering. Derudover er de forbundet med begreberne formel (eksplicit) og tacit (implicit) viden.

Kodificeringsstrategien er baseret på formel viden, der er gemt i virksomhedens dokumentation – tekniske specifikationer, træningsmaterialer, rapporter, analyser osv. Denne form letter i høj grad overførslen af viden til nye og eksisterende medarbejdere.

Personaliseringstrategien er derimod baseret på interpersonel kontakt mellem medarbejdere og udveksling af erfaringer mellem dem. I dette tilfælde finder deling af såkaldt tacit viden sted under teammøder, samtaler, diskussioner osv.

Vidensstyring i SMV

At drive en virksomhed er en krævende opgave på grund af den høje dynamik i forandringer og behovet for konstant udvikling. Dette kan være særligt udfordrende for små og mellemstore virksomheder, hvis rækkevidde og ressourcer er betydeligt begrænsede.

SMV-sektorens bidrag til økonomisk vækst er betydeligt. Små og mellemstore virksomheder er ofte en kilde til innovative løsninger og diversificerer markedet. De har en forenklet organisationsstruktur og tilbyder normalt nicheprodukter og -tjenester.

Det kapital, der bruges til at udvikle virksomheden, kommer normalt fra ejerens opsparinger, banklån eller nogle gange fra private investorer, såsom business angels. De beskæftiger et relativt lille antal mennesker (små virksomheder – højst 50 ansatte, mellemstore virksomheder – mellem 50 og 250 ansatte), så de kan opretholde et tæt forhold til ledelsen og identificere sig med virksomhedens mål.

Autoritet er centraliseret – de fleste beslutninger træffes udelukkende på baggrund af ejerens mening og erfaring. At overvåge alle områder af virksomheden på denne måde indebærer risici – virksomhedens fremtid afhænger af ejerens kompetence, nogle ledelsesområder kan fungere ineffektivt, og medarbejdernes intellektuelle potentiale kan gå ubemærket hen.

Fordele ved at implementere en vidensstyringsstrategi

At foretage ændringer tager tid og kræfter. At sætte en vidensstyringsstrategi i praksis afhænger i høj grad af ledelsens og medarbejdernes holdning. Det er dog nødvendigt for udviklingen og væksten af din virksomheds potentiale. Hvordan kan du drage fordel af at foretage nogle ændringer i din ledelsesstil?

• Øget effektivitet – et sammenhængende og organiseret ledelsessystem giver medarbejdere nem adgang til information, hvilket forbedrer kvaliteten af deres arbejde,
• Bedre samarbejde og kommunikation – brug af informationssystemer og forskellige kommunikationskanaler garanterer større gennemsigtighed og opbygning af positive relationer inden for teamet,
• Effektiv beslutningsproces – adgang til medarbejdernes viden og erfaring hjælper med at opnå det objektive perspektiv, der er nødvendigt for at handle i overensstemmelse med virksomhedens mål,
• Genkendelse af huller og mangler – når du afslutter og dokumenterer den viden, du har indsamlet, kan du identificere yderligere muligheder for at forbedre dine forretningsprocesser, sikkerhed – ved at gemme data på servere eller i dokumenter reducerer du risikoen for, at dataene forlader din organisation.

Succeskriterier for implementering af vidensstyring i en organisation

Hvis du ikke ved, hvad succeskriterier er, så læs denne artikel. Igen er der flere organisatoriske karakteristika, der kan lette introduktionen af positive ændringer i strategisk vidensstyring. Disse inkluderer:

• Villighed til løbende at forbedre og lære,
• Villighed til at overføre viden til andre, medarbejderinvolvering,
• Tilpasning af organisationsstrukturen og tekniske faciliteter,
• At understrege værdien af viden og fordelene ved at bruge den.

Barrierer for implementering af vidensstyringsstrategier i SMV’er

At ændre vaner tager tid og kræfter, da der er flere forhindringer på vejen. At kende begrænsningerne, der kan opstå under denne proces, vil gøre det lettere for dig at håndtere dem. Her er nogle mulige problemer, der vil kræve din opmærksomhed:

• Modvillige medarbejdere – ledende medarbejdere kan være bange for lækage af information, der ville skade virksomhedens position, mens andre medarbejdere kan være bange for at miste en bestemt plads i hierarkiet,
• Mangel på engagement – stammer ofte fra eller er relateret til den ovennævnte årsag. Det kan vedrøre medarbejdere og ejerne selv, som vil fokusere mere på andre aktiviteter,
• Mangel på tid og ressourcer til at fokusere på vidensstyring,
• Mistrust til rådgivere – kritik fra en udenforstående kan opfattes som et angreb snarere end et forsøg på at hjælpe og skabe forandring.

Hvordan implementerer man en vidensstyringsstrategi i din virksomhed?

Faktisk kan implementeringen af et vidensstyringssystem være udfordrende for virksomhedsejere. Mangel på information og uerfarenhed kan være skræmmende i starten. Men den merværdi, du kan opnå, er det hele værd. At holde følgende tips i tankerne vil gøre det lettere for dig at gennemføre processen med succes:

• Vurder din nuværende situation – undersøg effektiviteten af det eksisterende system, med fokus på procedurer, personale, teknologi og organisationsstruktur. At opdage uregelmæssigheder vil give dig mulighed for at bestemme, hvad der er værd at forbedre,
• Præciser dine mål – når du har identificeret organisationens svagheder, skal du sætte dine langsigtede og kortsigtede mål, så du ved, hvad du sigter efter, og kan overvåge din fremgang,
• Forbered dig på ændringerne – tilpasning af den nye strategi involverer hele virksomheden. Disse ændringer påvirker også virksomhedens medarbejdere, som er en værdifuld ressource,
• Tag handling – den sidste og mest udfordrende fase er implementeringen af vidensstyringssystemet i daglig brug. Dette kræver ikke kun mange penge, men også en proaktiv holdning fra ejere og medarbejdere.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.