Hvorfor er aktiv lytning vigtigt på arbejdspladsen?

God kommunikation i et team er fundamentet for effektiv brug af ressourcer og opbygning af en venlig atmosfære på arbejdspladsen. Ifølge statistikkerne peger så mange som 86% af medarbejderne på mangel på kommunikation og samarbejde som den primære årsag til fiasko. Hvilke skridt bør tages for at undgå dette? Hvordan kan aktiv lytning på arbejdspladsen øge teamets produktivitet? Læs videre for at finde ud af mere.

Hvorfor er aktiv lytning vigtig på arbejdspladsen? – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er aktiv lytning?
2. Tegn på aktiv lytning
3. Aktiv lytning på arbejdspladsen
4. Aktiv lytning i et fjernmiljø
5. Sammenfatning

Hvad er aktiv lytning?

Aktiv lytning finder sted, når vi bevidst fokuserer på, hvad den anden person siger. I modsætning til passiv lytning, lægger vi mærke til den anden persons ord i stedet for at koncentrere os om vores omgivelser eller vores egne tanker.

Definitionen af dette begreb kan findes i publikationen fra 1987 med titlen “Aktiv lytning.” Forfatterne Carl R. Rogers og Richard E. Farson giver følgende forklaring på konceptet:

“Aktiv lytning er en vigtig måde at frembringe ændringer i mennesker. På trods af den populære opfattelse af, at lytning er en passiv tilgang, viser kliniske og forskningsmæssige beviser klart, at følsom lytning er en meget effektiv agent for individuel personlighedsændring og gruppeudvikling. Lytning medfører ændringer i folks holdninger til sig selv og andre; det medfører også ændringer i deres grundlæggende værdier og personlige filosofi. Mennesker, der er blevet lyttet til på denne nye og særlige måde, bliver mere følelsesmæssigt modne, mere åbne over for deres oplevelser, mindre defensive, mere demokratiske og mindre autoritære.”

Ifølge denne definition forbedrer aktiv lytning kommunikationen. Den anden person føler sig hørt, hvilket opbygger et bedre forhold og skaber en følelse af tillid og værdsættelse. Desuden giver aktiv lytning dig mulighed for at få mest muligt ud af samtalen. Ved at fokusere på den anden persons ord kan vi huske mere information og undgå distraktion.

Tegn på aktiv lytning

Hvordan vil den anden person vide, at du aktivt lytter til, hvad de siger? De vil læse dine verbale og nonverbale signaler. Verbale tegn på aktiv lytning inkluderer:

• At stille de rigtige spørgsmål – ved at stille åbne spørgsmål opmuntrer vi den anden person til at fortsætte samtalen og viser, at vi virkelig lytter til, hvad de siger. Det er dog vigtigt ikke at tage emner op, der ikke er relevante for det givne emne, eller som der allerede er givet et svar på – ellers vil vi kun benægte, at vi er aktive lyttere.
• Parafrasering og opsummering – den anden person vil bemærke din involvering, hvis du parafraserer deres ord, dvs. omformulerer, hvad der blev sagt af den anden part, eller hvis du beslutter at opsummere emnet i et par nøglepunkter.

Andre verbale tegn på aktiv lytning inkluderer at indskyde korte sætninger, såsom “ja”, “du har ret”. Det er dog ikke tilrådeligt at bruge dem for ofte, da vores reaktioner bør være naturlige, ikke tvungne.

Mens du aktivt lytter, må du ikke afbryde taleren, ændre emnet eller dømme og stille spørgsmål ved deres udsagn – dette vil afskrække dem fra yderligere diskussion og få dem til at føle sig undervurderet.

Selvfølgelig kan synspunkterne fra begge parter variere, så det er vigtigt at holde et åbent sind og forsøge at forstå den anden persons perspektiv. Det anbefales også at mute din telefon før samtalen og huske navnet på den person, du skal tale med.

Nonverbale signaler er nogle gange lettere at vise, og de inkluderer:

• Øjenkontakt – at undgå øjenkontakt med den anden person kan forvirre dem og få dem til at undre sig over, om du faktisk lytter. Prøv i stedet at se på dem på en venlig måde og forsøge at skabe en forbindelse med dem.
• Nikkende og smilende – at lave øjenkontakt alene kan være lidt akavet og distraherende for den anden part. Så det er også værd at smile og nikke – disse er naturlige, uanstrengte reaktioner, der indikerer, at vi er tilfredse med samtalen. På denne måde viser vi, at vi ønsker, at den anden person skal fortsætte med at tale.
• Holdning – den måde, du opfører dig på under en samtale, siger meget om din engagement. At stå stille eller fidgeting for meget kan antyde, at du keder dig. På den anden side viser det at læne sig lidt frem mod personen, at du er fokuseret på, hvad de siger.

Aktiv lytning på arbejdspladsen

Effektiv kommunikation kan øge teamets produktivitet med op til 25%. Aktiv lytning på arbejdspladsen kan også bringe andre fordele, såsom:

• Opbygning af tillid – medarbejdere er mere tilbøjelige til at dele deres ideer, observationer eller problemer med en person, der vil lytte til dem og ikke dømme eller afbryde, hvad de siger. Tillid oversættes også til gensidig respekt og bedre relationer. At arbejde i et sådant miljø får medarbejderne til at føle sig mere motiverede og bevidste om deres mål.
• Forståelse af forretningsbehov – at lytte til medarbejdere og forstå deres behov vil hjælpe ledelsen med at foretage de nødvendige ændringer og identificere områder til forbedring, hvilket vil resultere i større teamproduktivitet og forretningsvækst. Nogle gange vil det være organisatoriske behov, og nogle gange vil det vedrøre en specifik medarbejder (f.eks. deres videreuddannelse inden for et valgt område).
• Undgå misforståelser – aktiv lytning kræver at være åben over for andre, selvom de har forskellige meninger eller synspunkter. Dette vil hjælpe os med at undgå at misforstå den anden persons intentioner eller sige noget, vi ikke virkelig mente. Et fuldt billede af situationen vil lade dig træffe kloge beslutninger.

Aktiv lytning i et fjernmiljø

At være en del af et virtuelt team er ikke længere overraskende. Fjern- og hybridarbejde dominerer i erhvervslivet, som ikke kun HR-afdelinger og projektledere, men også medarbejderne selv skal forholde sig til. En stor bekvemmelighed er dedikerede platforme, såsom Firmbee, som gør det muligt at spore projektfremskridt, tildele opgaver til individuelle teammedlemmer, kontrollere kvitteringer og udgifter samt opbevare nødvendig dokumentation ét sted.

Men at delegere opgaver alene er ikke nok til at få medarbejderne til at føle sig som en del af virksomheden. Det er nødvendigt at sikre god kommunikation, som ofte mangler i et virtuelt miljø. Derfor bør du tage enhver mulighed for at udnytte fordelene ved aktiv lytning. Hvordan gør man det?

• Planlæg videomøder – bed alle om at have deres webcams tændt under mødet, så deltagerne kan se kollegaernes nonverbale signaler.
• Reducer distraktioner – bed deltagerne om at mute enheder, der kunne forstyrre samtalen, og ikke at svare på beskeder (e-mail, SMS osv.) under mødet.
• Bed om ikke at blive afbrudt, mens du taler – at afbryde nogen kan ikke kun antyde en mangel på respekt for den anden person, men også, især i online møder, føre til forvirring. For at undgå dette, bed kollegerne om at undlade at komme med kommentarer, indtil deltageren er færdig med at tale.
• Lav en hurtig opsummering – opsummér alt, hvad du har lært fra dine kolleger. På denne måde vil du bevise, at du aktivt har lyttet til dem, og at du er åben for deres ideer, forslag og klar til at hjælpe dem med ethvert problem.

Sammenfatning

Aktiv lytning på arbejdspladsen er meget vigtig, da den fremmer gensidig respekt og opbygger tillid. En sådan atmosfære opmuntrer medarbejdere til at være mere engagerede i deres opgaver og mere produktive. Aktiv lytning har en direkte indvirkning på at etablere bedre kommunikation, hvilket gør det lettere at opdage risici, problemer og træffe bedre beslutninger.

Læs også: Hvad er asynkron kommunikation?

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.