Hvorfor er det vigtigt at skabe arbejdsgange?

Hver organisation – uanset om det er en mindre virksomhed, en mellemstor virksomhed eller en multinational koncern – stræber konstant efter at opnå den størst mulige effektivitet. Dette bliver især vigtigt i den nuværende digitale tidsalder, hvor konkurrencen er hård. Af denne grund søger iværksættere måder at strømline virksomhedens daglige drift – en af dem er at skabe arbejdsgange. Hvorfor er det så vigtigt for organisationer at designe måden, arbejdet bevæger sig fra én person til en anden, grundigt?

Arbejdsgang – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er en arbejdsgang?
2. Hvorfor er det værd at indføre arbejdsgange?
3. Hvordan implementerer man en arbejdsgang?
4. Sammenfatning

Hvad er en arbejdsgang?

Over de seneste år er en arbejdsgang blevet en slags buzzword i erhvervslivet, som man ofte hører om (f.eks. ved jobsamtaler), men som man ikke nødvendigvis ser implementeret i praksis. Forretningsarbejdsgange er repetitive procedurer, der består af en række opgaver, der skal udføres rutinemæssigt i en specifik og konsekvent rækkefølge. De kan designes til at fungere for både en enkelt person og en gruppe af afhængige individer.

Rigtigt designet tillader de at udføre cykliske og repetitive opgaver. En sådan procedure oversættes til mere effektivt arbejde for hele teamet, og som følge heraf bedre produktivitet og effektivitet for hele virksomheden samt en lavere risiko for at begå fejl. Arbejdsgange understøtter også samarbejde mellem afdelinger, hvilket fremskynder processen med at fuldføre individuelle aktiviteter. Hvad der er vigtigt, er, at brugen af automatiserede løsninger giver større kontrol over den aktuelle status for opgaverne.

Hvorfor er det værd at indføre arbejdsgange?

Ordentligt strukturerede arbejdsgange sikrer, at vigtige processer udføres korrekt hver gang. De giver mulighed for at opnå en række fordele, der er vigtige fra et forretningsperspektiv, såsom:

• hurtigere udførelse af opgaver takket være etablering af standarder, der skal overholdes i løbet af arbejdet,
• mere effektiv opnåelse af fastsatte mål takket være implementeringen af management-by-objectives-tilgangen og mere effektiv udførelse af opgaver,
• bedre kommunikation i teamet på grund af tildeling af specifik rolle til hver person (bedre forståelse af rollen i teamet),
• konstant udveksling af viden og information mellem de enkelte medarbejdere
• større engagement i arbejdet på grund af øget ansvar,
• bedre opgaveudførelse takket være udvælgelsen af de bedste personer til specifikke aktiviteter, hvilket som følge heraf garanterer større tilfredshed hos slutkunden,
• mindre risiko for at begå fejl gennem brugen af opgaveautomatisering,
• strømlining af igangværende processer og fokus på vigtige aktiviteter ved at opdage og eliminere redundans (unødvendige aktiviteter),
• kontinuerligt arbejde for at forbedre produktet ved at sikre, at hver efterfølgende arbejdsgang udføres bedre.

Desuden giver implementeringen af en arbejdsgang medarbejderne større indsigt i de enkelte forretningsprocesser, hvilket gør det muligt for dem at se det fulde billede og sikre, at de udførte opgaver gør det muligt for dem at opnå de forventede mål. Det eliminerer også problemet med gennemsigtighed, når det kommer til aktiviteter udført af de enkelte afdelinger. Omhyggelig dokumentation og deling af alle nødvendige oplysninger på en fælles platform er den nemmeste måde at gøre arbejdet mere effektivt og minimere risikoen for fejl.

Hvordan implementerer man en arbejdsgang?

For at implementere en arbejdsgang i din organisation kan du bruge løsninger som Firmbee til bedre at styre dine projekter.

En velplanlagt arbejdsgang kan tage form af et kanban med omhyggeligt udvalgte projektsektioner, opgaver og opgavestatusser.

Kilde: kanban-tavle fra et gratis projektstyringsværktøj: www.firmbee.com

Men sørg for, at den valgte mulighed er tilpasset behovene i din virksomhed og dine medarbejdere. At vælge det rigtige værktøj til automatisering af arbejdsgange kan være udfordrende i starten, men at træffe et godt valg vil give dig mulighed for at se en række fordele på lang sigt.

Sammenfatning

At automatisere processen med at udføre bestemte opgaver vil lade dig se betydelige ændringer i arbejdet hos medarbejdere og hele afdelinger. På lang sigt vil det oversættes til at opnå højere effektivitet, hvilket som følge heraf vil føre til øgede muligheder for virksomheden til at vokse, implementere nye løsninger og opbygge sin innovation. Så hvis du ønsker at se betydelige ændringer i de vigtigste forretningsprocesser i din virksomhed, så overvej at skabe arbejdsgange for dine medarbejdere.

Læs også: Hvad er asynkron kommunikation?

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.