Prioritering af projekter | #7 Kom i gang med projektledelse

I dagens artikel vil vi tale om prioritering af projekter. Er det vigtigere at påbegynde et risikabelt projekt, der hurtigt kan give et stort overskud? Eller er det vigtigere at færdiggøre udviklingen af løsninger, der potentielt kan give lavere, men langsigtede overskud og er i de afsluttende faser af implementeringen? Mange organisationer har adskillige projekter kørende samtidig. Hvordan kommer man i gang med at prioritere dem med begrænsede ressourcer?

Prioritering af projekter – indholdsfortegnelse:

1. Prioritering af projekter – introduktion
2. Eisenhower-matrixen
3. moSCoW
4. DICE
5. Prioritering af projekter – opsummering

Prioritering af projekter – introduktion

I den følgende tekst vil vi se på de mest populære metoder, der letter beslutningstagning for prioritering af projekter – både dem, der udføres uafhængigt, og dem, der tilhører et program eller en portefølje af projekter. Vi vil diskutere Eisenhower-matrixen, der anvendes ikke kun til at prioritere projekter, men også de opgaver, der udføres i dem. Vi vil også tage et nærmere kig på den ofte anvendte MoSCoW-metode, der er skabt af Dai Clegg, samt DICE-modellen, der blev opfundet i midten af 90’erne hos Boston Consulting Group.

Eisenhower-matrixen

Eisenhower-matrixen gør det muligt at prioritere projekter ved at placere dem i et rum defineret af to akser – hvad der er presserende, og hvad der er vigtigt. Der er et almindeligt diagram til at fremhæve dem:

moSCoW

Oracle blev pioner i anvendelsen af MoSCoW-teknikken. Den nævnes også som en effektiv prioriteringsordning i den seneste Project Management Body of Knowledge (PMBOK) sammen med multikriterieanalyse. Den opdeler projekter i fire kategorier:

• Must-haves – det vil sige projekter, der skal gennemføres, da de er afgørende for virksomhedens drift; disse omfatter projekter som etablering af sikkerhed og definition af adgangsrettigheder i virksomhedens cloud, forberedelse af finansielle rapporter til en investor eller implementering af løsninger hos en nøglekunde,
• Should-want – dvs. dem, der bør implementeres, fordi forsømmelse af dem kan forværre virksomhedens præstation; dette kunne for eksempel være at flytte hovedkontoret til en mere bekvem beliggenhed eller at gå ind på en ny salgsplatform, der vinder popularitet,
• Could-have – det vil sige projekter, der skal implementeres “hvis tiden tillader det”, fordi de sandsynligvis vil have en positiv indvirkning på virksomheden; et eksempel på et projekt i denne kategori kunne være deltagelse i en branchebegivenhed eller forberedelse af en konkurrence for entreprenører,
• Will not have – det vil sige dem, der kan implementeres i fremtiden, men som ikke i øjeblikket er på prioriteringslisten.

DICE

DICE-metoden oversætter de prioriteter, der tildeles projekter, til numeriske værdier og findes i mere end 1.000 store organisationer verden over. DICE-akronymet består af følgende komponenter:

1. D (Varighed) – varigheden af projektet, som tildeles følgende værdier:

• 1 – når projektet varer mindre end 2 måneder
• 2 – når projektet varer 2-4 måneder
• 3 – når projektet varer 4-8 måneder
• 4 – når projektet varer mere end 8 måneder

I (Team Performance Integrity) – teamets evne, med særlig vægt på projektlederen, til at gennemføre projektet med succes, som tildeles værdipoint:

• 1 – meget god
• 2 – god
• 3 – gennemsnitlig
• 4 – lav

C (Engagement) – støtte niveauer, der består af to komponenter

• C1 – synlig støtte til projektet fra sponsoren eller bestyrelsen
• C2 – støtte fra personer, der påvirkes af implementeringen af projektet, hvor følgende værdier svarer til hver af dem:

• 1 – klart kommunikeret støtte
• 2 – temmelig klar støtte
• 3 – neutral holdning
• 4 – klar modstand

E (Effort) – den indsats, der kræves for at implementere projektet, ud over de daglige pligter ved at drive virksomheden, hvor værdierne ser således ud:

• 1 – mindre end 10% ekstra cirkulation
• 2 – 10-20% ekstra cirkulation
• 3 – 20-40% ekstra cirkulation
• 4 – mere end 40% ekstra cirkulation

Værdien af DICE beregnes ved hjælp af følgende formel: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Afhængigt af scoren kan du bestemme sandsynligheden for, om det planlagte projekt vil være en succes, og dermed om det er værd at placere højt på prioriteringslisten:

• 7 – 14 – vinderzone – projektet har en meget god chance for implementering
• 14 – 17 – farezone – projektet har en vis chance for succes
• over 17 – fortvivlelsens zone – udfaldet af projektet er svært at forudsige, eller projektet er usandsynligt at få succes.

Prioritering af projekter – opsummering

De projektprioriteringsmetoder, der er skitseret, er selvfølgelig ikke altid tilgængelige for projektvalg og rangordning. Mange organisationer anvender ikke formaliserede prioriteringsmetoder som DICE, og i nogle tilfælde er en enkelt persons mening, der udelukkende styres af egne meninger, afgørende. Men især når flere kritiske og højrisikoprojekter overvejes til at starte eller fortsætte samtidig, er det værd at bruge prioriteringsværktøjer.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.