Projektinitieringsfase – hvad skal man være opmærksom på? | #16 Kom i gang med projektledelse

Projektinitieringsfasen begynder med en idé til et projekt. Den slutter dog med en bindende beslutning om at starte projektet. Før tiden kommer til at planlægge budgettet, vælge implementeringsmetoden og sammensætningen af teamet, forbereder projektlederen en skitse af visionen og målet for projektet. Hvad kræver så særlig opmærksomhed i løbet af initieringsfasen?

Projektinitieringsfase – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Dokumenter og interessenter
3. Bestem hvordan man skal styre det nye projekt
4. Fra initiering til planlægning
5. Sammenfatning

Introduktion

Projektinitieringsfasen finder kun sted én gang, uanset implementeringsmetoden. Dens formål er at definere, hvad projektet handler om. Det er også det bedste tidspunkt at opgive et projekt, hvis der er alvorlige tvivl om dets gennemførlighed. På dette tidlige stadium vil organisationen ikke pådrage sig store omkostninger, mens det er relativt let for projektlederen at skille sig af med et stadig skitseagtigt projekt. Men hvis et nyt projekt virker lovende, hvad er så værd at være opmærksom på i løbet af dets initieringsfase?

Dokumenter og interessenter

Efter de første arrangementer er det tid til at lave en gennemførlighedsundersøgelse og et projektcharter. Det første dokument vil bestemme chancerne for succes for vores projekt. Mens projektlederen i det andet vil skrive en skitse til rammerne for projektet. Selvom det stadig er uden detaljer, er det disse to dokumenter, der vil tjene til at overbevise interessenterne om, at det nye projekt er værd at forfølge.

Men hvem skal overbevises? Dette bestemmes også af projektinitieringsfasen, hvor interessentregisteret nedskrives. Dette er en liste over personer, der er direkte relateret til projektet, dvs. repræsentanter for kunden, organisationens bestyrelse eller potentielle entreprenører, blandt andre. Dog kan interessenterne også inkludere personer, der indirekte vil blive påvirket af gennemførelsen af vores projekt. Dette kunne for eksempel være beboerne i den gade, hvor vi vil udføre arbejdet, eller medarbejderne i kundeserviceafdelingen, hvor vi vil implementere automatiseringen. De vil ikke være involveret i projektet, men vores handlinger vil ændre deres leve- eller arbejdsmiljø.

Bestem hvordan man skal styre det nye projekt

Men hvem er involveret i at forberede planer for det nye projekt? Projektlederen er primært ansvarlig for dem. Han eller hun etablerer kontakt med de personer, der vil overvåge udførelsen af projektet og fastlægger med dem blandt andet sådanne spørgsmål som:

• ansvar
• kommunikationsmetoder – formelle, såsom rapportering, og uformelle, såsom at stille spørgsmål om igangværende emner i projektplanlægning og implementering
• toleranceområder – for eksempel for budgettet og tidsrammen for et planlagt projekt, eller de risici, der tages.

Hvis flere personer i bestyrelsen vil være involveret i projektet, afholdes der nogle gange et møde kaldet et initieringsmøde til dette formål. Det finder normalt sted, når projektlederen allerede har afsluttet arbejdet med de første versioner af de dokumenter, vi skrev om ovenfor:

• gennemførlighedsundersøgelse
• projektcharter
• interessentregister, og nogle gange en foreløbig version af
• risikofaktorreferat.

Fra initiering til planlægning

Den nemmeste måde at angive forskellen mellem projektinitiering og planlægning er at stille de centrale spørgsmål, der skal besvares i begge faser. Deres sammenligning vises i tabellen nedenfor:

INITIERINGSFASE	PLANLÆGNINGSPHASE
Hvad er visionen for projektet?	Hvornår er startdatoen for projektet?
Hvad er målet med projektet?	Hvornår vil vi realisere den første milepæl?
Hvad vil implementeringen af projektet ændre i organisationen eller hos kunden?	Hvilket teammedlem vil være ansvarlig for forandringsledelse?
Vil det være rentabelt at implementere projektet?	Hvor meget af budgettet skal afsættes til test?
Hvor høj er risikoen for projektfejl?	Risikerer den øgede risiko under Opgave A at påvirke udførelsen af Opgave B?

Planlægning er mere detaljeret – den har tendens til at besvare spørgsmål om, hvordan man gør noget, samt fakta om tidsrammen for implementering og budget. Initiering fokuserer derimod på spørgsmål om det overordnede formål og mening, samt gennemførligheden af projektet som helhed.

Selvom planlægning ofte finder sted samtidig med initieringsfasen og før projektet formelt lanceres, har disse to områder af projektet forskellige omfang. Planlægningsstadiet kan gentages mange gange i løbet af projektet. Dette skyldes, at det vedrører, hvordan og i hvilken rækkefølge specifikke opgaver udføres, og mål, der fører til opnåelsen af projektmålet, implementeres. Initieringsstadiet fokuserer derimod på at definere projektmålet og vurdere, om dets implementering overhovedet er mulig og fornuftig. Hvis det er tilfældet, inkluderer en del af dette stadium også at overbevise nøgleinteressenter.

Sammenfatning

I projektinitieringsfasen, spørg gentagne gange det mest grundlæggende spørgsmål: giver det mening at implementere dette projekt? Når alt kommer til alt, vil det endelige svar, når det er givet, afslutte og låse, så at sige, initieringsstadiet. Dette vil bestemme retningen og omfanget af projektteamets arbejde i hele varigheden af de planlagte aktiviteter.

For at træffe det rigtige valg, er det værd at bruge energi på omhyggeligt at forberede dokumenter og etablere en klar måde at styre det nye projekt. Disse investeringer vil helt sikkert betale sig i de næste faser af dets implementering.

Er du interesseret i projektledelse? Følg vores serie så du ikke går glip af nogen artikel.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.