At spionere på medarbejdere – er det etisk for HR-afdelinger?

Er det etisk at spionere på medarbejdere for HR-afdelinger? HR-afdelinger i moderne organisationer er permanent knyttet til den organisatoriske struktur. Human resources – HR-ledelse har til formål at udvikle den rette balance mellem ledelsens og medarbejdernes forventninger. HR-afdelingens arbejde er hovedsageligt baseret på dannelsen af passende menneskelige ressourcer politikker i forhold til rekruttering, motivation og faglig udvikling.

Ikke mindre vigtigt er kontrollen med medarbejderrelaterede forhold og interpersonelle kontakter. På den ene side skal HR-specialisten korrekt opmuntre medarbejderne til at arbejde og udvikle sig mere effektivt, og på den anden side opfylde de mål, der er fastsat af arbejdsgiveren. At opretholde den rette balance er en vanskelig udfordring, hvilket er grunden til, at HR-afdelinger i stigende grad vender sig mod ret kontroversielle kontrolmidler, såsom at spore computere gennem spyware eller installere kameraer.

Spionering på medarbejdere – indholdsfortegnelse:

1. Etik i HR
2. Spionering på medarbejdere, er det lovligt?
3. Metoder til at spore medarbejdere
4. Spionering på medarbejdere – opsummering

Etik i HR

Vi hører ofte om forretningsetik. Men er HR-etik det samme? Sandsynligvis ikke nødvendigvis, forretningsetik er et meget bredere begreb og inkluderer tekniske, miljømæssige og pro-sociale aspekter. HR-etik fokuserer derimod kun på interpersonelle relationer inden for organisationen og svinger omkring en kodeks for etisk adfærd. De vigtigste anbefalinger for etik i HR-ledelse vedrører, hvordan man adresserer og passende interviewer kandidater og medarbejdere, hvordan man behandler alle medarbejdere lige, hvordan man opbevarer fortrolige oplysninger (ofte medarbejdernes personlige anliggender), og hvordan man driver medarbejderevalueringssystemet og incitamentsværktøjer retfærdigt og gennemsigtigt.

HR-etik er mere end et sæt normer og regler. Det er et ansvar for ordentlige interpersonelle relationer og kommunikation på tværs af organisationen. HR-afdelingen bør opretholde etik, og i tilfælde af uregelmæssigheder i denne henseende, straks tage passende korrigerende og afhjælpende foranstaltninger. Er pro-etik propaganda gavnlig for organisationen, og er det værd at udfordringen? Etisk arbejdsmiljø øger virksomhedens værdi på lang sigt og hæver dens konkurrenceevne på markedet, reducerer omkostninger og maksimerer overskud. Det påvirker virksomhedens image positivt og styrker medarbejdernes loyalitet, hvilket dermed reducerer medarbejderomsætningen.

Spionering på medarbejdere, er det lovligt?

Hver organisation har kontrolsystemer til overvågning af arbejdet hos sine medarbejdere. Hvordan den implementerer kontrolaktiviteter afhænger hovedsageligt af den organisatoriske kultur og personalepolitikmodel. Udviklingen af moderne teknologi og elektroniske kommunikationsmidler er en stor incitament for arbejdsgivere til omhyggeligt at overvåge deres medarbejderes arbejde.

Spyware-programmer installeret på virksomhedens computere gør det muligt at se, hvilke sider en medarbejder har tilgået, og hvor meget tid han har brugt på det, hvilke sociale messengers han har brugt, og hvor og hvilke beskeder han har sendt. Disse programmer gør det også muligt at se postkasser og læse korrespondancen i dem. Kameraer installeres også til overvågning og kontrol, der optager arbejdet ved de pågældende arbejdsstationer. Og i tilfælde af firmabiler installeres GPS-moduler i dem, som angiver ruten og tidspunktet for bevægelsen af køretøjerne.

Spørgsmålet opstår, er denne form for overvågning i arbejdsmiljøet lovlig? Selvfølgelig varierer lovligheden af dette spørgsmål fra land til land. I Storbritannien, for eksempel, er arbejdsgivere tilladt at bruge teknologier, der registrerer medarbejdernes arbejde. Betingelsen er, at medarbejderne bliver advaret om disse aktiviteter, og at der er en adskillelse mellem arbejdstid og fritid. Arbejdsgiveren må ikke krænke medarbejdernes privatliv.

I nogle østeuropæiske lande er grænsen mellem tilladt og ulovlig overvågning af medarbejdere ikke direkte reguleret ved lov. En arbejdsgiver, der ønsker at tage skridt til at registrere medarbejdere og deres aktiviteter, bør indhente tilladelse fra dem til at bruge sådanne kontrolforanstaltninger og desuden angive formålet med sådanne handlinger. Situationen er lignende i Tyskland med den undtagelse, at installationen af kameraer sker på en mere restriktiv måde, understøttet af uomtvistelige argumenter. Derudover er lydoptagelse forbudt. Overtrædelse af fortroligheden af samtaler medfører en fængselsstraf på op til tre år.

Metoder til at spore medarbejdere

HR-afdelinger bruger ofte tekniske enheder som en del af jobkontrol for at tjekke effektiviteten af udførte opgaver, kvalitet og resultater. Kontrolaktiviteter kan udføres på forskellige måder ved hjælp af en række værktøjer såsom:

• Installation af kameraer på arbejdspladsen. For at afspille billedet i realtid eller optage og gemme det.
• Optagelse af opkald og analyse af telefonoptegnelser. Arbejdsgiveren ejer telefonen, som kun bør bruges til forretningsformål. Derfor kan den overvåge dens brug gennem fakturanalyse.
• E-mail overvågning, kontrol af internetaktivitet. I dette tilfælde er situationen analog. Arbejdsgiveren, som ejer computeren, kan installere spyware på den for at forhindre deling af fortrolige oplysninger med uautoriserede personer.
• Installation af GPS-enheder i firmabiler, for at kontrollere ruten og rejsetiden. Dette involverer oftest salgsrepræsentanter og professionelle chauffører.
• Fingeraftryks- eller iris-scanning. Disse er biometriske data, der klassificeres som følsomme. Arbejdsgiverens brug af denne type data til overvågning skal være særligt begrundet.

Overvågningsaktiviteter kan være enten kontinuerlige (forebyggende) eller intervention og ad hoc. HR-chefer bør dog indse, at overskridelse af deres beføjelser i denne henseende indebærer civilretligt ansvar. For at undgå disse konsekvenser bør de typer af overvågning, der anvendes, reglerne for implementering og de personer, der er ansvarlige for disse aktiviteter specificeres detaljeret i de interne regler.

Spionering på medarbejdere – opsummering

Den juridiske kontekst for spionering på medarbejdere er allerede blevet præsenteret. Men er sådanne handlinger i overensstemmelse med etikken i arbejdsmiljøet? Svaret på dette spørgsmål er selvforklarende. Hvis årsagerne til overvågning af arbejdet præsenteres gennemsigtigt og berettiget, medarbejderne gøres bekendt med dem, og intentionerne med en sådan kontrolforklaring forklares, så er sådanne handlinger i overensstemmelse med professionel etik generelt. På den anden side, hvis virksomheden overvåger hemmeligt, uden at informere medarbejderne, så er en sådan adfærd ikke kun i strid med etikken, men også og frem for alt ulovlig.

Læs også: 7 fordele ved personlig revision og hvordan man udfører den

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.