Strategier for effektive forretningsmøder

Hvad kan hjælpe med at løse dette problem? For det første, analyser omhyggeligt, om et emne kan diskuteres anderledes, i e-mail eller som en skriftlig note. For det andet, se efter måder at sikre, at tiden, der bruges på at se hinanden ansigt til ansigt, enten personligt eller online, udnyttes så effektivt som muligt. Her er de bedste strategier for effektive forretningsmøder.

Effektive forretningsmøder – er de nødvendige?

Dette spørgsmål bør uden tvivl besvares bekræftende – selvom virksomheder på nuværende tidspunkt fungerer godt med hjælp fra forskellige typer instant messaging. Hvorfor? Fordi ingen udveksling af e-mails (som normalt er velovervejede, forkortede, uden følelser osv.) vil give de resultater, som en diskussion – en brainstorming-session, hvor synspunkter, tanker og idéer fra forskellige mennesker med forskellige baggrunde kolliderer.

Forretningsmøder bliver især uundgåelige, når vi har brug for at træffe en vigtig beslutning for teamet eller virksomheden, løse et alvorligt problem, diskutere en strategi, der påvirker virksomhedens langsigtede drift, eller generere nye idéer (f.eks. til brandmarkedsføringskampagner). Ingen virksomhed, uanset hvilken branche den opererer i, kan derfor undvære live- eller online-diskussioner i mindre eller større grupper.

Et effektivt forretningsmøde – hvorfor er det så svært at organisere et?

Man kan nævne flere forskellige grunde til, at forretningsopkald tager for lang tid, ikke leverer de forventede resultater og får deltagerne til at føle, at deres tid er blevet spildt. Fra den traditionelle forsinkelse til manglen på en fastlagt plan (“springe” fra emne til emne) og mål (det resultat, vi ønsker at opnå, hvilket fører til unødvendige overvejelser), til arrangørens utilstrækkelige moderering af diskussionen.

Sådanne mest populære grunde fører til, at der er behov for at organisere en ny mulighed for at tale om det samme emne, fordi første gang viste sig at være utilstrækkeligt effektiv, hvilket påvirker arbejdet (arbejdshastigheden for andre opgaver) for hver deltager.

Effektive forretningsmøder – strategier værd at implementere

Så hvad kan du gøre for at sikre, at ingen deltager siger “Dette emne kunne have været diskuteret via e-mail”? Her er de 5 vigtigste ting, du bør tage dig af, hvis du er engageret i kun at afholde effektive forretningsmøder.

1. Definer målet

Før du organiserer en diskussion, er det nødvendigt klart at definere dens formål, for uden dette element kan diskussionen vise sig at være kaotisk og dermed – uproduktiv. At definere formålet vil give alle deltagere mulighed for at fokusere på de relevante spørgsmål og styre diskussionen i den rigtige retning. Angiv derfor fra starten, om målet er at træffe en specifik beslutning, løse et problem eller måske udvikle nye idéer.

2. Forbered dagsordenen

Dagsordenen er det mest afgørende – lige efter målet – element i effektive forretningsmøder. En defineret punkt-for-punkt plan, som deltagerne følger, sammen med dem, der er ansvarlige for at tale om det aktuelle emne, vil føre til de forventede resultater (fordi hver deltager ved, hvad de kan forvente). Sørg for at sende dagsordenen til deltagerne et par dage i forvejen, så alle har tid til at sætte sig ind i den og forberede sig til at diskutere punkterne.

3. Hold øje med tiden

At overskride den fastsatte tid for individuelle punkter (eller endda manglen på en klar tidsstruktur, dvs. en specifik mængde tid, der kan bruges på et bestemt punkt) kan ende med en langtrukken diskussion, hvilket resulterer i tab af fokus og interesse blandt deltagerne. Ineffektiv tidsstyring øger træthedsniveauerne, hvilket reducerer effektiviteten og engagementet betydeligt, og derfor er det så vigtigt at overholde tidsplanen til enhver tid.

4. Begræns antallet af emner til diskussion

Husk også, at det at forsøge at diskutere for mange emner i ét møde kan føre til en hastig, overfladisk diskussion og en manglende evne til at udforske hvert emne i dybden. Det er bedre at fokusere på et par af de mest relevante punkter og give dem tilstrækkelig opmærksomhed, men diskutere emner relateret til emnet, men af mindre betydning, som en e-mail.

5. Sikre aktiv deltagelse

For at sikre et fuldt effektivt forretningsmøde, opfordre deltagerne til aktivt at deltage i diskussionen. Stil spørgsmål, lyt til deres meninger og opfordre dem til at dele idéer, mens du sikrer, at de forbliver fokuseret på de aktuelle emner. At eliminere unødvendige distraktioner (såsom at tage telefonopkald under diskussionen) vil især hjælpe dig med at gøre dette.

Effektive forretningsmøder – opsummering

Ingen medarbejder eller partner kan lide at føle, at han eller hun har spildt sin arbejdstid ved at deltage i et møde, der ikke nåede til enighed om nogen vigtige spørgsmål. Så opstår der bitterhed, da man kunne have fokuseret på andre opgaver i den tid.

Af denne grund bør enhver arrangør af diskussioner – uanset om de er interne med medarbejdere eller med eksterne partnere – forberede sig til dem i overensstemmelse hermed, ved at bruge for eksempel de strategier, der er beskrevet ovenfor, især inden for området for at definere målet og fastsætte en detaljeret dagsorden. Kombinationen af alle disse tips vil sikre, at alle føler, at de deltager i et effektivt forretningsmøde.

Læs også: Metoder til at forudsige e-handels salg

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.