4Ps af ledelse har meget til fælles – de kræver organisatoriske og interpersonelle færdigheder, samt fleksibilitet og evnen til at motivere et team. Men hvad er skjult under de fire bogstaver P?
Små virksomheder implementerer ofte et enkelt projekt eller skaber et enkelt produkt. I sådanne tilfælde er disse de eneste mål for organisationen. Men når virksomheden vokser, kræver dens strategi et bredere udsyn for fremtiden, og dens mål diversificeres, er det værd at overveje hvordan man bedst organiserer projektledelse for at gøre implementeringen så effektiv som muligt.
4Ps står for lidt forskellige, ofte sammenhængende grupper af opgaver. Disse er:
Nedenfor lad os tage et nærmere kig på, hvad disse er, og hvorfor det er vigtigt at kende deres specifikationer, når man går i gang med at planlægge, organisere opgaver og udføre et projekt.
Hvert projekt kan udføres uafhængigt. Det kan også indgå som en del af et program eller en portefølje. Det har en bestemt begyndelse og slutning, og dets mål er at producere et unikt produkt, en service eller et andet resultat.
Kendetegnende træk ved projektet inkluderer:
Mange projektledere håndterer flere projekter samtidig. Dette gælder især for projekter, der tilhører et enkelt program eller en portefølje. Men hvordan adskiller et projekt sig fra et produkt?
Produktledelse adskiller sig fra projektledelse primært fordi der ikke er nogen fast tidsramme. Produktledere skal kende godt til det produkt, de overvåger, og planlægge dets udvikling. De sætter prioriteter, tilføjer nye funktioner, forbedrer eksisterende samt styrer produktudviklingsbudgettet ved at balancere virksomhedens kapaciteter og kundernes forventninger.
Vi kan skelne et produkt fra et projekt ved at tænke på det som et permanent, fysisk objekt. Dette skyldes, at et produkt opretholder en konstant identitet, selvom det gennemgår justeringer. Et produkt kunne være en smartphone, der ændrer sig afhængigt af installerede applikationer og hvordan det er blevet tilpasset.
Forskelligt fra et projekt, har et produkt ikke en defineret livscyklus. Produktledelse er derfor kendetegnet ved:
Et produkt kan udvikles gennem projekter – midlertidige og implementeret over en periode. Går vi tilbage til eksemplet med smartphone, kunne et produktudviklingsprojekt inkludere en softwareopdatering for at gøre det lettere at bruge kameraet om natten.
Ifølge PMBOK er programmet:
En samling af relaterede projekter, og nogle gange mindre programmer, der styres sammen for at skabe værdi, som det ikke ville være muligt at opnå ved at styre hver enkelt separat. (En version: “Program. Relaterede projekter, datterselskabsprogrammer og programaktiviteter, der styres på en koordineret måde for at opnå fordele, der ikke er tilgængelige ved at styre dem individuelt.”)
Projekt- og produktledelse involverer planlægning, organisering og udførelse af opgaver, der er en del af organisationens profil og fører til realiseringen af et mål, der er nyttigt for kunden eller virksomheden selv. Programledelse, derimod, involverer at bestemme, hvilke projekter der skal implementeres i organisationen for effektivt og til tiden at opnå et af de strategiske mål. Det er mellemlang planlægning, der beslutter, hvilken prioritet der skal gives til hvert projekt, samt den løbende bestemmelse af, hvad forholdet mellem dem skal være.
Lad os overveje eksemplet med “Ny virksomhed afdeling” programmet. Det kan bestå af:
Blandt andet, skal programledelse tage højde for timingen af projekterne A, B og C. At styre hvert projekt uden at kende status for de andre kunne for eksempel ende med at organisere en husfest, når hovedkontorets renovering ikke er afsluttet, eller… teamet endnu ikke er blevet ansat.
Hvert af de projekter, der udgør programmet, implementeres separat, og deres resultater afhænger af de udførte opgaver, som bærer forskellige risici. Derfor er de vigtigste forskelle mellem projekt- og programledelse relateret til perspektivet for resultatsvurdering og tilgangen til variabilitet. Disse er:
Projektportefølje er et begreb, der bruges lidt sjældnere end et program, men adskillelsen af en portefølje af projekter i en virksomhed er særligt nyttig, når vi periodisk implementerer projekter af lignende art. Afslutningen af individuelle projekter, der tilhører porteføljen, er ikke afhængig af hinanden, som det er tilfældet med et program.
For eksempel, for en virksomhed, der udvikler software til smartphones, kan separate porteføljer være projekter, der implementerer:
En portefølje er en centraliseret samling af projekter og programmer, der er i gang i en virksomhed. Deres ledelse er primært rettet mod at opnå organisationens strategiske mål. Ligesom projekter og programmer bør porteføljen detaljere:
Men den vigtigste aspekt af virksomhedens projektporteføljestyring er at etablere et prioriteringsskema. Det sikrer, at alle projekter, produkter, programmer og porteføljer, der implementeres og planlægges i virksomheden, får deres plads i hierarkiet af opgaver, der skal udføres.
Ledelsen af hver af 4Ps – projekt, produkt, program og portefølje – adskiller sig på visse områder. Især vigtige er forskellene inden for ledelsens emneområde og teamets natur.
Ledelsens emner i 4Ps adskiller sig på grund af detaljegraden af de udførte opgaver og nærheden til kunden.
I tilfælde af et projekt, overvåger projektlederen og produktlederen udførelsen af opgaverne og skabelsen af løsninger, der er rettet direkte mod kunden. I tilfælde af et program, er relaterede projekter og deres relationer genstand for ledelse. I en portefølje, handler ledelsen om alle programmer og projekter i organisationen i forhold til dens mål, så porteføljemanagerens rolle og opgaver er placeret længst væk fra kunden.
Dog bør hans eller hendes opgaver stadig centrere sig om forholdet mellem organisationens mission, mål og kundernes behov.
Forskellene mellem 4Ps gælder også for teamet. I et projekt er teamet etableret for varigheden af et givet projekt, så projektimplementeringen er ofte kun en del af deltagerne ansvar.
Situationen er anderledes i tilfælde af et produkt – her opbygges et permanent team, hvis hoved- og ofte eneste opgave er at arbejde på produktet. Dette reducerer risikoen for nedetid mellem projekter, der udvikler produktet. Behovet for vidensoverførsel, dvs. tidskrævende implementering af nye teammedlemmer, er også mindre hyppigt.
Teams, der ledes af program- og porteføljemanagere, er derimod co-skabt af projekt- og produktledere fra hele organisationen, samt analytikere, konsulenter og specialister på højt niveau.
4Ps består af projekt-, produkt-, program- og porteføljestyring. Ledelsen af hver adskiller sig i detaljer, teamets natur og ansvar.
Et projekt er en underliggende, tidsbegrænset bestræbelse med en specifik varighed og formål. Et produkt kan udvikles gennem projekter, men det har ingen defineret livscyklus, og dets udvikling er tæt knyttet til kundernes forventninger. Et program er en samling af sammenhængende projekter af forskellige typer, der tjener et fælles formål. En portefølje kan defineres som en samling af projekter af samme type, der udføres cyklisk eller parallelt, og som tjener til at justere alle andre Ps med organisationens strategiske mål på bedst mulige måde.
Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
Som projektleder er Caroline en ekspert i at finde nye metoder til at designe de bedste arbejdsgange og optimere processer. Hendes organisatoriske færdigheder og evne til at arbejde under tidspres gør hende til den bedste person til at gøre komplicerede projekter til virkelighed.
Præference testning er en populær UX forskningsmetode. Nøglen til dens succes ligger i dens gode…
Tilstrækkelig kommunikation, der er klar for hver part, er en absolut nødvendighed for enhver virksomhed…
Feriepolitikker er regler og retningslinjer, der er fastsat af arbejdsgivere, som bestemmer, hvor meget fri,…
Ved du, hvordan man bliver CEO for virksomheden? Mange mennesker drømmer lige i starten af…
Nøglen til en startup er at finde ud af, hvad kunderne virkelig ønsker. Skabelonen for…
Alle, der er involveret i en form for virksomhed, ved, at manglen på vækst fører…