Hvad er projektledelse? | #2 Kom i gang med projektledelse

Næsten alle har håndteret en form for projekt i deres liv. Måske var det at organisere en fødselsdagsfest, en klasserejse, eller måske at påtage sig rollen som teamleder på arbejdet. Alle disse aktiviteter kan kaldes projektledelse. Dette skyldes, at det er nødvendigt at tilpasse forskellige opgaver og synkronisere aktiviteterne for mindst et par samarbejdende personer for at opnå en bestemt værdi, for eksempel en god fødselsdagsfest eller en rejse, der huskes med et smil. Hvad er projektledelse? Læs vores artikel og lær mere.

Projektledelse – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er projektledelse?
2. Standarden for projektledelse
3. Værdien af projektledelse
4. Sammenfatning

Hvad er projektledelse?

Professionel projektledelse er en integreret del af erhvervslivet. Det kræver den rette viden, værktøjer og teknikker. Men frem for alt kræver det evnen til at kombinere dem effektivt. Projektledelse sikrer, at projektet kan afsluttes til tiden og inden for budgettet. Takket være projektledelse kommunikerer projektteamet, der arbejder med projektlederen, effektivt og opnår effektivt de fastsatte mål.

Med projektledelse afsluttes et projekt med leveringen af en værdi, der er af stor betydning for virksomheden eller kunden – noget mere end blot at gennemgå alle faserne af processen, der slutter med overdragelsen af et færdigt produkt, der overholder den oprindelige aftale. Selvom den værdi, der er forbundet med et projekt, kan have en rent forretningsmæssig karakter, har dets formål ofte en social eller miljømæssig dimension.

I dag vil vi ikke kun besvare spørgsmålet om, hvad projektledelse er. Vi vil også se på, hvordan den nye værdibaserede snarere end procesbaserede standard for projektledelse ser ud, og besvare spørgsmålet om, hvorfor projektledelse er vigtig.

Standarden for projektledelse

Projektledelsesstandarden fra Project Management Institute (PMI) blev skabt, fordi, på trods af års praksis og bedre værktøjer, stadig:

• 48% af projekterne ikke bliver færdige til tiden
• 43% af projekterne overskrider budgettet
• 31% mislykkes med at opnå deres formål

Alt dette fik forskere og praktikere inden for projektledelse til at se nærmere på, hvad der mangler i den daglige projektledelsespraksis. Rapporter indikerer, at det at håndtere forandringer, når man udfører komplekse opgaver som projekter, porteføljer og programmer, er et problem. Dette skyldes, at de realiteter, hvori projekter skal styres, ændrer sig så hurtigt, at virksomheder, der opererer efter skematiske processer, ofte ikke kan følge med deres dynamik. Bidragende faktorer er:

• digitaliseringen af erhvervslivet – det vil sige behovet for at forbedre evnen til at organisere arbejdet i et hybrid- eller fjernteam, der ofte arbejder asynkront og bruger værktøjer i skyen med varierende adgangsniveauer,
• stigende markedsdynamik – det vil sige behovet for at foretage ændringer i igangværende projekter, så deres resultater svarer til den aktuelle efterspørgsel.

Reaktionen fra praktikere inden for projektledelse er at understrege:

• fleksibel projektledelse – dvs. et globalt skift væk fra detaljeret opgaveplanlægning til kontinuerligt arbejde med at forbedre måderne at arbejde sammen som et team og reagere dynamisk på interessenternes behov,
• organisationens kultur i at fastholde talent, og frem for alt
• resultatet, snarere end projektresultatet (leverancen), der svarer til planen, og som konsekvens heraf lægges der mere og mere vægt på værdi og besvarelsen af spørgsmålet “hvorfor?”

Det viser sig, at det primære mål med projektledelse er at skabe værdi. Det involverer konstant at understrege betydningen og meningen med det udførte arbejde og det skabte produkt, samt at besvare spørgsmålene “hvorfor” og “hvad for?” vedrørende ikke kun virksomhedens vision, men også de daglige aktiviteter for dem, der er involveret i projektet. Alt dette gør ikke kun interessenter, men også projektledere og teammedlemmer dybt involveret i projektet.

Værdien af projektledelse

Projektledelse kan levere fremragende resultater, selvom teamet er ret lille. Det behøver dog ikke at være en formel ledelse, der dækker alle aspekter af projektet og genererer rapporter om hver detalje af teamets præstation. Trods alt er moderne projektledelse ikke en værdi i sig selv, som det ofte var i det sidste århundrede. Det er primært beregnet til at hjælpe med at implementere projekter. Derfor bruger det kun de værktøjer, der giver reelle fordele. Og det definerer projektlederen som en omsorgsfuld forvalter, ikke en autoritær leder eller chef.

Med andre ord skal projektledelse skabe den ryggrad, der er nødvendig for at guide et projekt gennem nye, mere vanskelige eller risikable øjeblikke vedrørende:

• planlægning, organisering og træffe beslutninger baseret på viden – hvilket normalt understøttes af dedikeret software som Firmbee, Asana eller Jira
• skabelse af optimale betingelser for team samarbejde
• budgetforberedelse og kontrol
• løbende overvågning og analyse af projektstatus
• reagere på ændringer og håndtere risici

Denne ryggrad specificeres i henhold til teamets og det givne projekts behov med hjælp fra værktøjer, der viser sig at være nyttige på et givet tidspunkt. Projekter er værd at lede af flere grunde. For det første, fordi det forbedrer teamets effektivitet. For det andet, fordi ledelse skaber en organisatorisk ramme for samarbejde, der, hvis den implementeres godt, bliver bekvem og usynlig for dem, der bruger den. For det tredje, fordi ledelse skaber orden, så den plan, der implementeres, er klar for alle involverede. Dette gør det nemt at sikre, at alle er “på samme side.”

Sammenfatning

Traditionel projektledelse var baseret på standardisering af processer. Dette betød at skabe en ramme, der kunne bruges gentagne gange, hvilket forbedrede virksomhedens effektivitet. Denne tilgang fungerer dog ikke i det 21. århundrede. Derfor har Project Management Institute introduceret en ny ledelsesstandard – den værdibaserede standard.

Den tillader større fleksibilitet og lægger vægt på teamets rolle i arbejdet med projektet. Med andre ord er den blevet betydeligt tættere på principperne for agil ledelse (Agile), som stammer fra softwareudvikling, og som PMI indtil nu har betragtet som en nysgerrig kendsgerning.

Vi har netop besvaret spørgsmålet: Hvad er projektledelse? Tjek vores andre serier om Python og Javascript!

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.