Hvordan forbereder man en succesfuld projektberedskabsplan? | #21 Kom godt i gang med projektledelse

Hvordan forbereder man en beredskabsplan? Det er bedst at tage en trin-for-trin tilgang, når man nedskriver den. På denne måde kan du, når krisen kommer, roligt række efter mappen beskrevet som “Plan B”.

Projekt beredskabsplan – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Hvornår er det værd at ændre projektimplementeringsplanen?
3. Plan B: for muligheder og trusler
4. Hvordan forbereder man en beredskabsplan?
5. Sammenfatning

Introduktion

En projekt beredskabsplan oprettes baseret på en analyse af risikoområder. Dens formål er at minimere tab, når tingene ikke går som planlagt, og også at udnytte uforudsete muligheder, der dukker op undervejs. Med andre ord tjener beredskabsplanen til at optimere, hvordan man reagerer på risici.

Den kan inkludere ideer til at reagere på en nødsituation eller når uventede vækstmuligheder opstår. For eksempel kan den inkludere ideer til at skaffe yderligere finansiering, hvis budgettet overskrides eller en lovende investor dukker op. En beredskabsplan kan også angive muligheden for at omfordele ansvar inden for teamet i tilfælde af pludselig fravær af en nøglespecialist eller muligheden for at ansætte en ekstra person. Udarbejdelsen af en beredskabsplan giver også mulighed for at definere de betingelser, der definerer markedssituationen, hvor hele projektet straks skal stoppes. Men hvornår skal der træffes en beslutning om at implementere en Plan B? Og hvordan opretter man en beredskabsplan for at forberede sig på de mest sandsynlige scenarier?

Hvornår er det en god idé at ændre projektimplementeringsplanen?

Risici følger med implementeringen af ethvert projekt. Det bør vurderes i initieringsfasen og derefter overvåges i hele projektets varighed. Ifølge PMBOK er det mest effektivt at reagere proaktivt på ændringer, dvs. at justere handlingsforløbet til forholdene, før risici når et kritisk punkt, og at acceptere risici af et vist niveau og undgå at undgå dem for enhver pris.

Implementeringen af en beredskabsplan bør afhænge af flere faktorer. Først og fremmest bør reaktionen være:

• tilstrækkelig til trusselens niveau – det vil sige, vi afbryder ikke projektet, fordi projektlederen har en forkølelse,
• realistisk – det vil sige, under hensyntagen til konteksten for trusselens opståen, for eksempel, hvis prisen på råmaterialer stiger hurtigt i hele landet, tager vi ikke tid til at lede efter en billigere leverandør,
• truffet bevidst af en person, der på forhånd vil bære ansvaret for det, efter at have overvejet forskellige reaktionsmuligheder.

Meget ofte gør en beredskabsplan det muligt hurtigt at bringe situationen under kontrol. Med en veludformet måde at reagere på uventede hændelser kan projektet komme tilbage på den normale implementeringsbane. Men nogle gange indebærer implementeringen af en beredskabsplan omformning af vigtige områder af projektet.

Plan B: for muligheder og trusler

Hvilke typer risici bør der lægges særlig vægt på? En projekts implementeringsplan er værd at ændre i to tilfælde: når det vil hjælpe med at undgå en katastrofe eller opnå betydeligt bedre resultater. At ændre planen, når risiciene stiger, ledsages normalt af problemer som:

• forsinkelse af projektimplementeringen,
• budget overskridelse,
• tekniske problemer og fejl,
• team problemer,
• tab af interessenternes tillid.

I modsætning hertil inkluderer muligheder , der tilskynder til at gå til Plan B, men er ikke begrænset til:

• nye teknologiske muligheder,
• budget overskud,
• højere end forventet effektivitet i teamets arbejde,
• en pludselig stigning i efterspørgslen efter de produkter eller tjenester, som projektet sigter mod.

Hvordan forbereder man en beredskabsplan?

Vi bør udarbejde en beredskabsplan parallelt med projektplanen, som vi har til hensigt at implementere. Ved at analysere de milepæle , der er nødvendige for at nå projektmålet, er det lettere at forestille sig de muligheder og risici, der kan følge med specifikke handlinger.

En god beredskabsplan tager højde for de risici med den højeste sandsynlighed for opståen. Dette skyldes, at det er umuligt at forberede sig på alle situationer, og det er ineffektivt at lave handlingsplaner i tilfælde af et angreb fra en fremmed civilisation.

Men, en erfaren projektleder kan forudse de mest sandsynlige risikoområder. For eksempel, i et projekt til at bygge software til en kunde, vil en stor risiko vedrøre ændrede krav. Og det er for en sådan omstændighed, at vi bør have en plan klar. For eksempel skal vi på forhånd antage og skrive ind i kontrakten veldefinerede acceptkriterier samt betingelser, det færdige produkt skal opfylde, sammen med agile metoder, der er vedtaget med denne type projekt i tankerne.

Selvom hvert projekt kræver individuel behandling, er det værd at huske på få principper for forberedelse af en beredskabsplan:

1. Forudse risiko. Det kan ikke undgås, så det er bedre at møde det direkte.
2. Forbered en detaljeret handlingsplan for de mest sandsynlige scenarier. En generel skitse vil ikke hjælpe i en krise.
3. Brug truslen som en mulighed for forandring. Måske vil det gøre projektet mere succesfuldt, end du havde forventet.
4. Forsøg ikke at forklare alt til teamet. De fleste teammedlemmer har ikke en plan for hele projektet i hovedet, så de er måske ikke engang klar over dets implementering. Fortæl dem kun, hvad der direkte vedrører deres arbejde.
5. Hjælp teamet med at gennemgå forandringen. Hvis ændringerne involverer, hvordan projektet implementeres, eller hvordan teamet arbejder sammen, skal du være særlig opmærksom på, om alle er bekendt med den nye måde at gøre tingene på.

Sammenfatning

En beredskabsplan er en måde at proaktivt håndtere risici i et projekt. Den gør det muligt at reducere tab fra nødsituationer, såsom forsinkede leverancer eller tab af en kunde. Den giver også mulighed for at udnytte kommende muligheder, der tilbyder muligheden for at nå projektmålet hurtigere eller bedre.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.