Hvordan opretter man et projektbudget? | #42 Kom godt i gang med projektledelse

Ifølge en rapport fra Project Management Institute blev 62% af projekterne i 2021 afsluttet inden for det oprindelige budget. Den bedste performer i denne rangordning var Kina med 66%, mens Europa kom sidst med 57%. Dårligt udarbejdede projektbudgetter er ansvarlige for en betydelig del af fiaskoerne i denne henseende. Så hvordan estimerer man omkostningerne i et projekt for at øge sandsynligheden for dets succes?

Projektbudget – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Hvad er og hvad består projektbudgettet af?
3. Hvordan estimerer man projektbudgettet?
4. Værktøjer og metoder til estimering af projektbudgettet
5. Sammenfatning

Introduktion

Ukorrekt projektudførelse resulterer i et tab på 19 millioner dollars for hver milliard investering (PMI 2019), og kun 34% af organisationerne afslutter normalt eller altid projekter inden for budgettet (Wellington 2021). For at finde ud af, hvordan man kan være blandt denne gruppe, lad os tage et nærmere kig på, hvad et projektbudget er, og de måder og værktøjer, der er til rådighed for at forberede et.

Hvad er og hvad består et projektbudget af?

Projektbudgettet er det groft godkendte beløb, som organisationen har til hensigt at bruge på projektet. Det er baseret på estimerede projektudgifter og indgår i budgettet for hele organisationen.

Projektlederen bør inkludere alle omkostninger relateret til projektet i projektbudgettet, såsom:

• Direkte omkostninger – udgifter, der er nødvendige for at udføre opgaver, der direkte fører til realiseringen af projektmålet, dvs. materialer, arbejdskraft og værktøjsomkostninger, udstyr og forsyninger,
• Indirekte omkostninger – omkostninger, der ikke kan tilskrives projektet direkte, men som afholdes i forbindelse med dets gennemførelse, såsom administrative omkostninger eller for eksempel projektledelsesomkostninger.
• Kapitaludgifter – omkostninger forbundet med erhvervelse af såkaldte langfristede aktiver, såsom bygninger, udstyr eller maskiner.
• Driftsomkostninger – tilbagevendende omkostninger forbundet med drift og vedligeholdelse af projektet, såsom forsyninger, forsikring sammen med vedligeholdelse,
• Uforudsete reserver – midler afsat til at dække uforudsete hændelser eller ændringer i projektets omfang.

Hvordan estimerer man projektbudgettet?

De forventede omkostninger ved planlagt arbejde kaldes Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) eller Planned Value (PV). Begge indikatorer angiver summen af de midler, der er nødvendige for at afslutte det planlagte arbejde inden for en given periode.

For at estimere projektbudgettet bør projektlederen udføre flere aktiviteter for at få de mest præcise tilbud. For det første bør projektlederen kende alle kravene til projektet, såsom arbejdsomfang, deadlines og ressourcer, der vil være nødvendige for at afslutte projektet.

Næste skridt handler om at undersøge markedspriserne for de ressourcer og tjenester, der skal indgå i projektet, dvs. prisen på materialer, leverandørers tjenester samt lønninger til projektteamet.

Efter at have indhentet krav og prisdata kan projektlederen begynde processen med den første detaljerede budgetestimering. Når den er afsluttet, bør han dog straks gennemgå budgettet med projektteamet. Dette vil sikre, at alle omkostninger er inkluderet, og at budgettet er så realistisk som muligt.

Desuden kræver projektbudgettet regelmæssig gennemgang og opdatering for at holde det på sporet og inden for budgettet.

Værktøjer og metoder til estimering af projektbudgettet

Når man estimerer et projektbudget, er et uundgåeligt værktøj det velkendte og populære Microsoft Excel. Dets største fordel er tilgængeligheden og brugervenligheden samt muligheden for at udføre mange beregninger og analyser. Ulempen er dog, at Excel ikke har en funktion til automatisk at opdatere budgettet i realtid.

Det vil dog fungere godt til at estimere budgettet før implementeringen. Til en løbende gennemgang af udgifterne anbefaler vi projektstøtteværktøjer som Firmbee. Systemet giver teammedlemmer mulighed for at overvåge indtægter og udgifter relateret til et givet projekt i realtid.

For at skabe et præcist budget kan du bruge følgende metoder:

1. Bottom-up estimering. Denne metode involverer at estimere omkostningerne ved hver projektaktivitet og lægge deres omkostninger sammen for at bestemme de samlede omkostninger ved projektet. Det er tidskrævende og kræver detaljeret viden om projektaktiviteter. Det giver dog et højt niveau af nøjagtighed og hjælper med at identificere alle nødvendige omkostninger.
2. Parametrisk estimering. Denne metode involverer brug af statistiske data til at estimere omkostningerne ved projektaktiviteter. Det er meget hurtigere end bottom-up estimering, så det kan være nyttigt til at estimere budgettet for store projekter, så længe organisationen har en kilde til pålidelige data. På trods af dette kan det muligvis ikke give et tilstrækkeligt niveau af nøjagtighed.
3. Ekspertvurdering. Den tredje metode involverer at udnytte viden og erfaring fra projektinteressenter, herunder projektlederen og teammedlemmerne, til at estimere omkostningerne ved projektaktiviteter. Det kan give et højt niveau af nøjagtighed, praktisk for komplekse projekter. Det er dog afhængigt af ekspertisen fra de enkelte interessenter, så det kan være biased og skabe konflikter. Derudover er det svært at tage højde for ændrede forretningsforhold, såsom inflation eller ændringer i lovgivningen.

Sammenfatning

At skabe et præcist projektbudget er tidskrævende og kræver erfaring. Derfor er det en god idé at prøve forskellige værktøjer og drage fordel af de tilgængelige metoder til budgetforberedelse, såsom bottom-up estimering, parametrisk estimering eller ekspertvurdering.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.