Hvad er projektvisionen for? | #14 Kom godt i gang med projektledelse

Visionen for et projekt definerer projektets mest generelle antagelser. Det er svaret ikke kun på spørgsmålet om, hvad vi ønsker at gøre, men, vigtigere, hvorfor vi ønsker at gennemføre det.

Projektvision – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Klar vision
3. Hvordan formulerer man projektvisionen?
4. Organisationsvision vs. projektvision
5. Sammenfatning

Introduktion

En vision er ikke bare en fantasi-påvirkende beskrivelse af den fremtidige tilstand, der vil blive opnået som et resultat af et projekt: “Vi vil træde ind på det amerikanske marked med vores nye produkt,” eller “Vi vil give stor underholdning til hundrede personer ved et firmaarrangement.” En projektvision er også et kraftfuldt motivationsværktøj. Dette skyldes, at det tjener til at give mening til hele bestræbelsen og er en repræsentation af, hvad vi ønsker at opnå.

Ved eksemplet med et firmaarrangement – en person, der spørger om betingelserne, tidspunkterne og prisen for at leje en sal på den femte eller tiende lokation, kan gøre det med overbevisning netop fordi det ledsages af en konkret vision. Et billede af, hvad alle disse bestræbelser tjener.

Visionen skal være kortfattet, realistisk og attraktiv. Klar nok til at blive let bekendt med og husket godt, for om visionen er overbevisende afhænger ikke kun af projektteamets engagement i den, men også af at overbevise interessenter om, at projektet er værd at starte overhovedet.

Klar vision

Visionen skabes i projektets initieringsfase, så alle interessenter ved, hvad hele projektet handler om. Derfor, selv før nogen planlægnings- og projektimplementeringsaktiviteter begynder, er en meget vigtig opgave at præcisere visionen. Den består af følgende trin:

• Diskutere formen på visionen – tage hensyn til interessenternes behov samt se på modstridende eller gensidigt eksklusive forventninger, så alle interessenter bør deltage,
• Tydeligt definere visionen – træffe en enstemmig, måske kompromisbeslutning om formen på visionen,
• Oprette et visionsdokument, der er tilgængeligt for alle interessenter – så man kan vende tilbage til tidligere fund og bruge visionsudtalelsen, når man motiverer teamet og fortæller interessenterne om projektet.

Disse er de trin, der gør et projekt til en håndgribelig og meningsfuld bestræbelse med en defineret ramme. Med en vision er det allerede muligt på det konceptuelle niveau at bestemme, om en aktivitet passer ind i de overordnede projektantagelser og omfang.

Hvordan formulerer man en projektvision

Projektvisionsudtalelser, eller projektvisionserklæringer, kunne lyde som følger: “Vi vil lancere en app for unge, der vil tilbyde rabatter på kultur i bytte for anmeldelser af steder og begivenheder.” eller “Vi vil designe en onboarding-proces, så nye medarbejdere kan starte hurtigt og er mindre tilbøjelige til at sige op efter deres prøvetid.”

Således er disse substantielle, generelle beskrivelser af projektet, der definerer dets formål og motiverer teamet til at engagere sig i opgaverne. Dog indeholder de hverken måden at opnå dette formål på eller detaljerne om de tekniske løsninger. Med andre ord henviser projektvisionen til projektteamets daglige aktiviteter, men den bestemmer ikke, hvilke opgaver eller hvilket specifikt produkt eller service der vil resultere. Derfor bør visionen forblive:

• ambitiøs – at sætte et mål, der ikke er tilgængeligt lige ved hånden
• opnåelig – projektvisionen er en generel formulering, men den bør ikke indeholde skræmmende, fantastiske formuleringer
• generel – at inkludere alle aktiviteter, der falder inden for projektimplementeringsområdet.

Definitivt skal projektvisionen bestå af én sætning. Dens formulering kan komme i en længere form, som projektets dokumentation kan inkludere. Dokumentationen indeholder en begrundelse for hvert område af projektimplementeringen, men udgangspunktet for dens oprettelse er altid én nøglesætning.

Hvordan formulerer du begrundelserne for dit projekt? For det første bør du besvare følgende spørgsmål:

• Hvad ønsker vi at implementere? – Hvad vil det samlede formulerede resultat af projektet være? Hvad vil implementeringen af projektet ændre i den virkelighed, det passer ind i?
• For hvem implementerer vi vores projekt? – Hvem er dets modtagere? Hvem vil være vores kunder?
• Hvorfor ønsker vi at implementere dette projekt? – hvad er vores formål og værdier?

Organisationsvision vs. projektvision

En velformuleret projektvision er klar og generel nok til at forblive uændret gennem hele projektets liv. Ændringer, der foretages i projektet, påvirker normalt ikke formen og relevansen af visionen.

Men projektvisionen er forbundet med den bredere vision for organisationen. Organisationens vision definerer dens nuværende og fremtidige mål, dens mission og værdier. Således vil projektvisionen henvise til de samme værdier, målgrupper og karakteristika, der adskiller organisationens aktiviteter fra dens konkurrenter. For eksempel passer visionen for organisationen formuleret:

“At støtte kulturen ved at skabe apps for at opmuntre unge til at deltage i begivenheder”.

ind i projektvisionen:

“Vi vil lancere en app for unge, der vil tilbyde gratis koncertbilletter i bytte for anmeldelser af steder og begivenheder.”

Sammenfatning

Visionen for et projekt er relateret til de forventninger, vi forbinder med dets implementering. Det er en generel beskrivelse af projektets formål, der inspirerer og motiverer projektteamet til at udføre. Først og fremmest skal den være kortfattet og overbevisende. Det er takket være visionen, at vi ikke vil miste syne af meningen bag de – ofte vanskelige – opgaver, der fører op til projektet.

Er du interesseret i projektledelse? Følg vores serie, så du ikke går glip af nogen artikel.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.