Hvordan opretter man et projektteam? | #29 Kom godt i gang med projektledelse

Ifølge PMBOK er et projektteam “et sæt af individer, der udfører arbejdet i projektet for at opnå dets mål.” Alligevel mener vi, at en sådan definition udelader mindst én vigtig aspekt af at opnå projektmålet: samarbejde. Og det er dette, vi ønsker at fokusere på i dag, når vi besvarer spørgsmålet om, hvordan man opretter et projektteam.

Hvordan opretter man et projektteam? – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Kompetencer og ansvar for teammedlemmer
3. Personligheder i teamet
4. Roller i teamet
5. Sammenfatning

Introduktion

Når en projektleder går i gang med at oprette et projektteam, har han eller hun allerede afsluttet projektets initieringsfase og en del af planlægningsfasen. Opgaven er lettere, hvis projektet involverer personer inden for organisationen. Men ofte kræver projekter ansættelse af nye specialister, eksterne konsulenter eller freelancere.

Hvis projektet finder sted i en stor organisation, er det nok for projektlederen at bestemme omfanget af kompetencer og ansvar for de nødvendige specialister præcist. HR-personale vil derefter håndtere rekrutteringen af egnede kandidater.

Men hvis det er i en mindre virksomhed eller startup, vil projektlederen være nødt til at håndtere udvælgelsen af egnede kandidater. Denne opgave kaldes også “anskaffelse af projektteam” og fokuserer på to områder:

• kompetence og professionel erfaring, og
• individuelle personlighedstræk hos fremtidige kolleger.

Det er dem, der vil få en gruppe af specialister til snart at blive et team. Nemlig, at det vil arbejde sammen effektivt gennem hele projektet.

Kompetencer og ansvar for teammedlemmer

At definere ansvarsområderne for hvert teammedlem er meget vigtigt i begyndelsen af samarbejdet. Dette skyldes, at det ofte sker, at kollegers kompetencer overlapper. Projektlederen skal derfor bestemme, hvem der er ansvarlig for gennemførelsen af en bestemt opgave. På den anden side bør folk, der arbejder sammen om et bestemt område af projektet, føle, at de deler ansvaret for dets succes (fælles ejerskab).

Yderligere vanskeligheder, som projektlederen står overfor, angives af spørgsmålene:

• Hvordan identificerer du, hvilke specialister der passer til at udføre opgaverne?
• Hvilke værktøjer vil de have brug for? Og hvad følger der –
• Hvordan bestemmer man budgettet, der er nødvendigt for at fuldføre teamet?

Her kan vi kun henlede opmærksomheden på spørgsmålene. Svaret vil variere fra projekt til projekt.

Personligheder i teamet

I et projektteam skal hvert medlem have de rette færdigheder og erfaring. Men lige så væsentlige er de personlighedstræk, der vil gøre teamet stærkt og sammenhængende. Når det kommer til fælles træk, skal projektteamet bestå af mennesker, der er:

• fleksible og tilpasningsdygtige til skiftende forhold
• åbne for nye udfordringer
• samarbejdsvillige
• villige til at tage ansvar for de opgaver, der er tildelt dem, og
• vidste, hvordan man håndterer stress.

Alligevel er mangfoldigheden af personligheder og arbejdsstile lige så væsentlig. Dette vil muliggøre en meget bedre udnyttelse af deres styrker. Alle teams vil have fordel af at have individer, der er:

1. Målrettede – fokuserer på at opnå de bedst mulige resultater og er handlingsorienterede
2. Kreative – produktive med ideer, viser et højt niveau af innovation og evne til at finde nye løsninger
3. Folkecentrerede – for hvem andre mennesker, relationer og gensidig forståelse betyder mest

Roller i teamet

Uformelle teamroller opstår spontant. Det er dog værd at bemærke deres eksistens og dynamik under projektimplementeringen. Vigtige roller i et projektteam inkluderer:

• Leader – lægger særlig vægt på teamets effektivitet,
• Mægler – løser konflikter og hjælper teamet med at operere mere effektivt
• Joker – den, der får andre til at grine og forbedrer stemningen i teamet,
• Påmindelse – husker altid vigtige deadlines og opgaver,
• Koordinator – hjælper teamet med at operere mere effektivt ved at kombinere arbejdsopgaverne for de enkelte medlemmer,
• Mentor – ofte et senior teammedlem, der er villig til at dele erfaring og viden med andre.

Uformelle roller hjælper teamet med at fungere effektivt og giver bedre resultater. Men man må ikke betragte dem som en erstatning for formelle ansvar.

Sammenfatning

Valget af projektteamet kan afgøre succesen eller fiaskoen for hele projektet. Derfor er det så vigtigt, at teamet består af mennesker med forskellige færdigheder og personligheder, forskellige erfaringer og arbejdsstile. Hvis projektlederen korrekt vælger kolleger, vil de naturligt påtage sig de uformelle roller for at danne et sammenhængende team, hvilket øger chancerne for succes og videre frugtbar samarbejde.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.