Hvad er en interessentregister? | #40 Kom godt i gang med projektledelse

Projektdesign og implementering er en kompleks proces, der kræver, at projektlederen håndterer mange aspekter af projektet. En af disse bekymringer er identifikationen og håndteringen af interessenter, dvs. personer, der arbejder for projektets succes, samt andre, der kan blive påvirket af det. En sådan liste er interessentregisteret, og i dag vil vi definere det og vise nogle nyttige tips til at udarbejde et godt register.

Hvad er et interessentregister? – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Hvorfor oprette et interessentregister?
3. Hvem skal inkluderes i interessentregisteret?
4. Hvordan forbereder man et interessentregister?
5. Sammenfatning

Introduktion

I dag implementeres der flere og flere projekter i et internationalt miljø. Dette gør ikke kun antallet af interessenter større, men deres gruppe bliver også mere forskelligartet. Derfor, for at et projekt kan være succesfuldt, skal projektlederen identificere behovene hos individuelle og gruppeinteressenter og lære at håndtere dem i henhold til deres krav.

Hvorfor oprette et interessentregister?

Interessentregisteret har flere vigtige formål. For det første giver det dig mulighed for at identificere alle projektinteressenter, der kan påvirke projektets forløb og resultater. For det andet gør det dig i stand til at bestemme graden af involvering og indflydelse fra hver interessent på projektet. For det tredje kan dataene hjælpe dig med at udvikle en interessenthåndteringsstrategi, der effektivt adresserer deres behov og interesser.

Hvem skal inkluderes i interessentregisteret?

Interessentregisteret bør indeholde oplysninger om enhver person, gruppe eller organisation, der kan påvirke projektet på nogen måde. Disse inkluderer:

• Projektteammedlemmer,
• Ledelsen af organisationen,
• Det lokale samfund, hvis projektet implementeres i eller påvirker offentligt rum,
• Investorer,
• Kunder,
• Leverandører,
• Forretningspartnere,
• Repræsentanter for den lokale regering, hvis det er nødvendigt at involvere dem eller få tilladelser til aktiviteter,
• Repræsentanter for NGO’er der kan bruge de resultater, der udvikles i projektet, til gavn for samfundet,
• Urelaterede medarbejdere kan blive påvirket af projektet, f.eks. på grund af omorganisering af arbejdspladsen.

Hvordan forbereder man et interessentregister?

Projektlederen bør først og fremmest identificere projektinteressenterne og indsamle data med fokus primært på dem:

• behov,
• forventninger,
• forretning,
• niveau af engagement i projektet, og
• indflydelse på projektet.

Projektlederen bør derefter evaluere og klassificere interessenterne under hensyntagen til deres rolle i projektet. For eksempel vil projektteamet være vigtigere end medarbejdere, der ikke er direkte involveret i opgaverne. Det er også værd at bemærke de potentielle risici og muligheder, der følger med deres involvering i projektet.

Efter at have indsamlet og evalueret dataene, går projektlederen videre til et kritisk skridt: at udarbejde et interessentregisterdokument. Det bør indeholde opdaterede oplysninger om hver enkelt eller gruppe interessent. Det kræver konstant opdatering løbende, efterhånden som projektet skrider frem, og situationen ændrer sig.

Det sidste skridt er at udvikle en interessenthåndteringsstrategi. Projektlederen bør bestemme følgende:

• Hvordan og hvor ofte vil det kommunikere med interessenter?
• Hvilke handlinger vil han tage for at imødekomme deres behov?
• Hvordan vil det minimere risici og udnytte muligheder?

Sammenfatning

Interessentregisteret er et uundgåeligt værktøj til projektledelse. Det giver projektlederen mulighed for at genkende projektinteressenter, vurdere deres indflydelse og betydning og samtidig imødekomme deres behov og forventninger. Forberedelsen af interessentregisteret bør forblive en nøgleprioritet i projektets første skridt efter projektcharteret for at undgå problemer på senere stadier af projektet.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.