Hvad er en projektplan, og hvad er den til? | #18 Kom i gang med projektledelse

Når projektet har modtaget godkendelse fra interessenterne, er det tid til at forberede tidsplanen. Før projektteamet overhovedet mødes for første gang, forbereder projektlederen strukturen for projektet.

Projekt tidsplan – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Hvordan opretter man en projekt tidsplan?
3. Hvordan adskiller projekt tidsplanen sig fra projektplanen?
4. Eksempel på en projekt tidsplan
5. Sammenfatning

Introduktion

En projekt tidsplan er et generelt dokument, der giver dig en oversigt over individuelle opgaver, der er beregnet til løbende udførelse. Disse er indeholdt i en detaljeret backlog eller præsenteret på et kanban-board. Tidsplanen inkluderer milepæle, opgaver og nøglebegivenheder samt en fornemmelse af perspektiv for, hvor projektet står i forhold til at nå målet.

Ofte er en tidsplan en visualisering af, hvordan projektets mål afhænger af hinanden og i hvilken rækkefølge man skal gå frem. Projekt tidsplanen viser også tidsrammen med fastsatte datoer.

Hvordan opretter man en projekt tidsplan?

Når man opretter en tidsplan, er det bedst at tage en bottom-up tilgang. Del det overordnede projekt op i større problemblokke eller områder. Disse kan være områder så generelle som teambuilding, UX-design, programmeringsarbejde eller marketing. Projekt tidsplanen er lettest at forberede ved hjælp af dedikeret software. Det vil gøre det muligt:

• nem tilføjelse og gruppering af begivenheder, samt at foretage ændringer – for eksempel kan det være, at vi opdeler opgaver, der er adskilt som UX-design, i separate grupper af visuel design og tekstforberedelse. Med softwaren kan vi gøre dette med et par klik i stedet for at omarrangere en tekstfil eller et regneark,
• visualisering af varigheden af hver opgave – så vi nemt kan planlægge opgaver under hensyntagen til tilgængeligheden af personer og ressourcer, der er nødvendige for at fuldføre dem,
• angivelse af indbyrdes afhængigheder mellem opgaver – opsætning af advarsler om afhængigheder er en meget nyttig funktion, der er tilgængelig i nogle programmer, takket være det er vi sikre på, at ingen vil påtage sig at afslutte arbejdet i en bygning, hvor installationen endnu ikke er lagt.

Dette vil gøre tidsplanen læsbar for alle berørte. opdatering og supplerende den.

Tidsplanen repræsenteres oftest ved følgende visninger:

• en skalerbar kalender – med markerede opgaver, der skal udføres; ved hjælp af kalenderen er det lettere end i andre visninger at gå ind i planlægningen, såsom at tildele arbejde til specifikke personer og planlægge møder,

• et Gantt-diagram eller lignende visualisering af opgaver på en tidslinje – en generel visning, der viser hele projektets varighed, er dens tidsplan, mens en udvidet version bruges til at oprette og detaljere projektplanen,
• kort over epics, også kendt som aggregatopgaver – det vil sige en visualisering, der viser, blandt andet, hvilken procentdel af opgaverne der er relateret til et specifikt område af projektudførelsen, for eksempel kan “testning” epic inkludere opgaver relateret til intern testning af en softwareprototype samt sluttestning på kundens sted.

Hvordan adskiller projekt tidsplanen sig fra projektplanen?

En tidsplan adskiller sig fra en projektplan primært i sit formål og detaljeringsgrad. En tidsplan er et skelet af et projekt, der primært skildrer dets nøgleområder og milepæle. Dens formål er at skitsere et klart og forenklet billede af hele projektet. En projektplan oprettes derimod for at dissekere gennemførelsen af hver opgave, ned til de mindste detaljer, der er værd at skrive ned.

Tidsplanen besvarer spørgsmålet om, hvad vi implementerer. Der finder vi generelle retningslinjer for varigheden af de forskellige faser af projektet og markeringen af nøgleøjeblikke. Projektplanen tjener derimod til at beskrive, hvordan man udfører hver opgave.

Fra en god tidsplan er det let at læse vejen, der fører til realiseringen af projektmålet, da den kun viser milepæle, der præsenterer de mest generelle og vigtige øjeblikke i gennemførelsen. Men takket være projektledelsessoftware er grænsen mellem tidsplan og projektplan blevet ret flydende. Dette skyldes, at mangfoldigheden af måder at visualisere data på gør det muligt at skifte problemfrit mellem detaljerede visninger af individuelle opgaver og det mest generelle billede af tidsplanen for hele projektet.

Eksempel på en projekt tidsplan

Lad os forestille os, at vi ønsker at implementere et projekt for at præsentere et eventyrspil, der finder sted i virtuel virkelighed på en international messe.

For at oprette en tidsplan skal vi markere nøgle datoer – projektets start, fristen for udstilleransøgninger til messen, samt datoen for messen og projektets afslutning. Næste skridt er at definere mål og indtaste dem i det valgte program som opsummeringsopgaver, epics eller muligvis tags. I vores eksempel vil disse inkludere:

• Forberedelse af spillet – epic’en vil inkludere opgaver som forberedelse af en stabil testversion af spillet, der kan gøres tilgængelig for offentligheden, testning, installation på det udstyr, der vil blive stillet til rådighed på messen
• Stand forberedelse – forberedelse af udstyr, promoveringsmaterialer, konkurrencer for besøgende, køb og sikring af udstyr
• Planlægning af rejsen – booking af hotel, køb af billetter til arrangementer, sørge for transport
• Analyse af præsentationens succes ved hjemkomsten – om spillet formåede at tiltrække det antallet af kunder, der var forudset, om det lykkedes at etablere forretningskontakter og partnerskaber, samt at holde sig inden for det budget, der var afsat til promovering

Hver af epics kan have en tilsynsførende – udpeget til at tage ansvar for hele dens gennemførelse. I mange projekter er denne person dog projektlederen, mens teammedlemmer kun påtager sig ansvar for individuelle opgaver.

Næste skridt vedrører markering af milepæle. Fuldførelsen af hver milepæl vil sandsynligvis bestå af opgaver, der tilhører flere epics. Hvis den første milepæl er godkendelsen af præsentationen til messens arrangører, vil den inkludere opgaver, der tilhører grupperne “netværk”, “spilforberedelse” og “præsentationsforberedelse”, blandt andre.

Tidsplanen for hvert projekt udvikles individuelt. Selvom du kan hjælpe dig selv med en færdiglavet skabelon, vil det stadig sandsynligvis kræve betydelige ændringer. Den største forbedring vil være brugen af din tidsplan, der blev oprettet tidligere på et lignende projekt.

Sammenfatning

En veludført tidsplan i starten af projektet letter arbejdet betydeligt. Den tjener ikke kun projektlederen, der takket være den får indsigt i handlingsstrategien, men også projektteamet, der nemt kan se, på hvilket stadie det udførte arbejde er, og hvad det sigter mod. Tidsplanen er også et værdifuldt værktøj, der understøtter gennemsigtigheden i gennemførelsen, fordi den gør det muligt for interessenter at se strukturen af projektet og uafhængigt sammenligne status for gennemførelsen med de fastsatte projektmål.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.