Typer af projektmøder | #33 Kom godt i gang med projektledelse

Kick-off og afslutning, konfrontation og forhandling, daglig og kontrol… De adskiller sig i deltagere, varighed samt dagsorden. Men alle projektmøder har én ting til fælles: under dem præsenterer personer tilknyttet projektet problemer eller resultater og diskuterer implementeringen af opgaver sammen.

Typer af projektmøder – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Planlægning
3. Søge efter løsninger
4. Beslutningstagning
5. Kontrol af resultater
6. Opsummering af aktiviteter
7. Opsummering

Introduktion

PMBOK skelner mellem hele 16 typer møder, der er afgørende for effektiv projektledelse! Hver af dem har et specifikt formål og en liste over deltagere, hvis tilstedeværelse er nødvendig for, at mødet kan finde sted. Vi vil ikke liste alle typer, men i stedet fokusere på disse grundlæggende typer og besvare spørgsmålet: “Hvorfor afholdes møder?”

Møder er meget ofte forbundet med spild af tid, men de er i design en nøglekomponent i et projekt og et essentielt kommunikationsværktøj. Alligevel, for at dette skal være tilfældet, skal deltagerne kende formålet og, ideelt set, dagsordenen for mødet. Du vil også have brug for en person, der er ansvarlig for, at det forløber glat. I dag vil vi se på typerne af møder opdelt efter det formål, de tjener.

Planlægning

Opgaveplanlægning for projektet er formålet med kick-off møder og tilbagevendende møder, hvor teamet diskuterer målene og målsætningerne for projektet.

Et kick-off møde finder sted i begyndelsen af et projekt, dets fase eller en bestemt iteration. Alle teammedlemmer og nøgleinteressenter deltager, og dets nøglekomponenter er:

• At lære hinanden og teammedlemmerne at kende,
• At sætte forventninger
• At planlægge – at etablere den første handlingsplan.

Fra et veludført kick-off møde bør alle deltagere tage motivation til at starte projektet og en klar forståelse med sig:

• Projektmål,
• Forventninger til dem,
• Tilgængelige ressourcer og hvordan de skal bruges,
• Opdelingen af roller og ansvar i projektet,
• Tidsrammen og omfanget af projektet,
• De opgaver, de skal starte med.

Under de følgende kick-off møder og planlægningsmøder finder der en gradvis tilpasning af projektplanen til omstændighederne for dens implementering sted. Teamet planlægger mere detaljerede opgaver for at definere mål og måder at opnå dem på. Dermed er det også engageret i at finde løsninger.

Søge efter løsninger

At finde måder at håndtere vanskeligheder, der opstår under projektimplementeringen, er målet med populære brainstorming og dybdegående problemløsningsmøder.

Formålet med brainstorming er at generere mange ideer og potentielle løsninger på et problem eller en udfordring. De involverer normalt kun projektteammedlemmer og nogle gange inviterede interessenter. Selvom de ofte kritiseres for at favorisere personer, der kan lide at tale hurtigt, meget og højt, er de et fantastisk værktøj til at generere mange ideer, der derefter kan diskuteres i en roligere atmosfære.

Problemløsningsmøder er en naturlig fortsættelse af brainstorming-sessioner. Her diskuteres løsninger mere detaljeret, så der kan træffes mere præcise, afbalancerede beslutninger.

Beslutningstagning

Beslutningstagning møder finder sted for at diskutere tilgængelige muligheder og nå til enighed om en specifik handling. Hvis de vedrører implementeringen af mål, deltager kun projektteamet. Hvis beslutningerne derimod vedrører spørgsmål med store konsekvenser, deltager nøgleinteressenter også.

Nøglebeslutninger træffes på “topmødet”, styregruppen. PMBOK definerer det som “et møde, hvor seniorinteressenter giver retning og støtte til projektteamet og træffer beslutninger uden for projektteamets myndighed.”

Kontrol af resultater

Møder for at dele og analysere information om resultaterne af projektarbejdet afholdes periodisk. De kaldes “Statusopdateringsmøder” eller blot “Statusmøder”. De gør det muligt hurtigt at identificere ugunstige ændringer i teamets funktion og reagere på opståede risici.

Opsummering af aktiviteter

Cykliske opsummeringer af aktiviteter finder sted under samlinger kaldet retrospektiver. De afholdes ved slutningen af hver vigtig fase af projektet, for eksempel når en milepæl nås. Deres formål er at reflektere med teamet over de udførte opgaver og den måde, teammedlemmer arbejder sammen på.

Ud over retrospektivet nævner PMBOK en interessant type møde, der har til formål at lære af tidligere aktiviteter kaldet “lessons learned.” Det bruges til at opsummere og dele erfaringer fra enten hele projektet eller dets udvalgte fase. Dets resultat bør være en forbedring af projektteamets præstationer opnået gennem større bevidsthed om begåede fejl samt gennem konsekvent anvendelse af gode praksisser. Du kan arrangere “lessons learned” møder for at diskutere situationer i teamet, der kunne være blevet løst bedre. Det er dog oftest dedikeret til succeser, som teamet ønsker at gentage, og løsninger, der har givet meget gode resultater.

Opsummering

De vigtigste mål for projektmøderne er:

• at lette kommunikationen,
• at løse problemer,
• at træffe beslutninger, og
• at følge op på fremskridtene i projektarbejdet.

Nøglen til deres effektivitet er gennemsigtighed. Hvert projektmøde bør have et klart formål, en dagsorden og en liste over deltagere, og hvis det er muligt, en facilitator, hvis tilstedeværelse kan hjælpe med at sikre, at det forløber glat og effektivt.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.