De mest nyttige færdigheder for projektledere | #26 Kom godt i gang med projektledelse

Arbejdet som projektleder (PM) kræver planlægning og organisering, men frem for alt, fleksibilitet og årvågenhed. Det er evnen til at se tidlige tegn på forestående ændringer og at holde styr på mange skiftende omstændigheder samtidig, der kan gøre PM’s indsats succesfuld.

De mest nyttige færdigheder for projektledere – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Universelle færdigheder i arbejdet som projektleder
3. Specialiserede færdigheder for projektlederen
4. Myter om projektlederens rolle
5. Resumé

Introduktion

Den optimale kombination af projektlederfærdigheder består af universelle, også kaldet overførbare færdigheder, og specialiserede færdigheder. Deres proportion varierer afhængigt af emnet og størrelsen på det projekt, der implementeres. Men én ting forbliver konstant. Projektledere bruger en bred vifte af færdigheder hver dag. Dette skyldes, at deres arbejde er meget forskelligt og giver dem mulighed for at stå over for forskellige udfordringer hver dag. Den ene dag handler det om at organisere og gennemføre et møde med interessenter, mens den anden dag handler det om at udarbejde et detaljeret budget for den næste milepæl. Så hvilke færdigheder er mest fordelagtige?

Universelle færdigheder i arbejdet som projektleder

For at se på de universelle færdigheder, der er nyttige, når man leder projekter, kan man forestille sig at organisere en flytning. For at gøre det effektivt skal vi demonstrere vores evne til:

• planlægning – at pakke alt i den rigtige rækkefølge og at koordinere datoen for at forlade den ene lejlighed med at flytte ind i et nyt sted,
• organisation – at lave aftaler med flyttefolkene, transportteamet, og at mærke alle kasser og kasser med ting korrekt,
• omkostningsstyring – at se allerede på tænkningsstadiet om flytningen, om vi vil have råd til vores drømmeejendom, hvor meget det vil koste at flytte og indrette det nye sted,
• samarbejde med andre – interpersonelle færdigheder i forbindelse med flytning vil være særligt nyttige i overbevisningen af venner og familie til at hjælpe, og let kommunikation vil helt sikkert gøre flytteprocessen lettere og mere fornøjelig.

Den ovenstående liste er den mest grundlæggende base, som projektlederen udvikler ved at udføre daglige opgaver og tilføje detaljerede færdigheder til den. For eksempel, for planlægning – kendskab til den software, der bruges til at nedbryde opgaver og milepæle i et projekt, der starter. Og for at samarbejde med andre – delegere opgaver og løbende moderere teamets arbejdsgang.

Specialiserede færdigheder for projektlederen

I arbejdet som PM, udover universel planlægning, organisering, ledelse og samarbejde, vil flere specialiserede færdigheder være nyttige. Disse inkluderer:

• beslutningstagning,
• rapportering,
• fleksibilitet, og
• genkendelse og reaktion på ændringer.

Evnen til at træffe beslutninger og tage ansvar for dem er nært knyttet til de vigtigste øjeblikke i projektlivscyklussen, såvel som til den ledelsesposition, som projektlederen har inden for teamet.

Rapportering, derimod, er en kombination af effektiv kommunikation, organisering af opgaver og samarbejde med andre. En erfaren PM ved, hvordan man forbereder information til interessenter, hvad man skal inkludere i den, samt hvordan og hvor ofte man skal kommunikere med dem.

Fleksibilitet hjælper med at skabe en kommunikationsstil, der passer til interessenterne i et projekt. Det vil også give projektlederen mulighed for at tilpasse måderne at gøre tingene på til det team, han eller hun arbejder med. For eksempel at matche hyppigheden af møder og dybden af diskussionen af afsluttede opgaver til teamets erfaringsniveau. Men den færdighed, der kan bestemme PM’s succes eller fiasko, er fleksibilitet i udførelsen af opgaver – herunder gentagne. Det betyder at tage hensyn til de aktuelle omstændigheder og være i stand til at gå ud over det skematiske for at opnå de forventede resultater.

Denne færdighed er nært knyttet til den sidste – den svære at træne følsomhed over for ændringer i miljøet. At reagere på ændringer gælder næsten alle områder af et projekt. Et eksempel er at justere budgettet til ændrede priser – dette betyder så at opdage tendenser og udnytte dem, samt at notere kundernes forventninger og økonomiske muligheder.

Myter om projektlederens rolle

Der er flere myter forbundet med rollen som PM. Bare se på dens ikke så behagelige stereotypiske billede. For mange er det et billede af en selvtilfreds ung mand, der startede sin karriere meget tidligt. Han forstår perfekt hver detalje af projektet, eller i det mindste er overbevist om det, og peger ubarmhjertigt på sine kollegers fejltrin.

Lad os tage et nærmere kig på dette karikerede portræt og lægge mærke til tre underliggende myter.

Myte 1. Projektlederen har meget erfaring i den organisation, hvor han eller hun leder projektet.

Myte 2. Projektlederen er perfekt bekendt med alle de spørgsmål, der er involveret i projektet.

Myte 3. Projektlederen kontrollerer og forbedrer de opgaver, der udføres af alle teammedlemmer.

Myte 1 er relateret til troen på, at kun en person med meget anciennitet effektivt kan lede projekter. Men i mange tilfælde kan selv en ny medarbejder, der har udviklet overførbare færdigheder, der er funktionelle i projektledelse, klare sig godt i rollen som assisterende projektleder. Dette gælder også for personer, der har opnået erfaring i andre organisationer, så længe de kender de rigtige værktøjer og metoder, der er nødvendige for at passe ind som PM.

Myte 2 kombinerer forestillingen om, at PM’en skal kende alle detaljer i et projekt udenad, og har en veludviklet, ekspertviden om projektområdet. Men projektets detaljer opbevares af software, i en velordnet form. Projektlederens opgave er at skabe og opretholde denne orden og bruge informationen. Ekspertviden, derimod, besiddes af teammedlemmerne. PM’en vil have brug for omfattende viden for at sætte den generelle ramme for, hvordan projektet skal forløbe, og for at stille de rigtige spørgsmål.

Myte 3 er en del af stereotypt, hvor PM’en forbedrer hver detalje af de opgaver, der gives til teamet. Mikromanagement er en af fejlene ved at arbejde med et team. Men det er ikke en del af PM’ens ansvar!

Resumé

Universelle færdigheder, eller smidighed, er nyttige i arbejdet som projektleder:

• planlægning
• organisation
• omkostningsstyring, samt
• arbejde med mennesker.

Men projektlederfærdigheder er ikke mindre vigtige, nemlig effektiv beslutningstagning, rapporteringsfærdigheder, samt fleksibilitet og effektiv reaktion på ændringer.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.