Hvordan bruger man milepæle korrekt i et projekt? | #19 Kom godt i gang med projektledelse

Projektlivscyklussen indeholder mange afgørende øjeblikke. Projektteamet, sammen med projektlederen og interessenterne, besvarer spørgsmålet om, hvorvidt en bestemt fase af projektet er blevet afsluttet. Er alle acceptkriterier opfyldt? Skal der stadig forbedres noget, eller er det muligt at gå videre? Disse øjeblikke er markeret af milepæle – begyndelser og afslutninger.

Milepæle i et projekt – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Historie om milepæle
3. Milepælenes rolle
4. Fastlæggelse af milepæle
5. Milepæle i et projekt – opsummering

Introduktion

Hver milepæl til dato markerer et vigtigt punkt på projektimplementeringskortet. Det inkluderer starten på et projekt, et teammøde, underskrivelsen af en kontrakt eller afslutningen af en vigtig testfase, der ledsager implementeringen af et produkt eller en tjeneste. Men hvorfor er det vigtigt at definere dem så tidligt som i projektplanlægningsfasen?

Historie om milepæle

Idéen om en milepæl – navnet og symbolet på et nøglemoment i et projekt – er taget fra praksis hos de gamle romere. De markerede omfanget af deres civilisation med milepæle og kortlagde samtidig det territorium, de rejste over.

Romere rejste stenpelere langs veje med jævne afstande, ligeligt hver mile. De tjente ikke kun til at markere ruten, men også til at vise afstanden fra Rom eller hovedstaden i provinsen, hvor de var placeret. Analogt viser projektets symbolske milepæle, hvor meget arbejde der allerede er bag os, og giver et billede af vejen, der fører op til opgaven.

Milepælenes rolle

En milepæl markerer et kritisk øjeblik på vejen fra initiering til projektmål. Derfor, ligesom romerske vejskilte, kan milepæle i et projekt ikke ske for ofte. Dette skyldes, at de tjener flere nøglefunktioner i et projekt:

• giver mulighed for debriefing – opnåelsen af en kontrolpunkt kombineres ofte med et teammøde, hvor teammedlemmer taler om deres observationer om fremskridtene i deres arbejde og overvejer, hvordan de kan forbedre samarbejdet i teamet,
• bliver et kraftfuldt motivationsværktøj – fordi milepæle markerer kort- og mellemlang sigt mål, motiverer de mere effektivt end et fjernt mål, der guider afslutningen af hele projektet. De giver også mulighed for at indse, hvor meget der allerede er opnået,
• præsenterer projektets fremskridt – meget ofte ledsages afslutningen af en milepæl af at sende interessenter information eller en rapport om status for projektet.

Fastlæggelse af milepæle

Så hvordan fastlægger man milepæle med den rette volumen og frekvens? Der er ingen universelle regler her, men når man bestemmer dem, kommer den software, hvori vi opretter projektplanen, virkelig til nytte.

1. Mål – Milepæle er lettest at udtrække, hvis vi starter med at lave en lang liste over de vigtigste opgaver og derefter grupperer dem i større helheder, der udføres på et lignende tidspunkt. På denne måde vil vi isolere mål, og øjeblikket for deres opnåelse vil give os mulighed for at fastlægge en milepæl.
2. Nøgleopgaver – Først og fremmest skal man være opmærksom på milepæle, der markerer kritiske opgaver, uden hvilke projektet ikke kan fortsætte. Derfor er det afgørende ikke kun at definere, hvad der skal opnås for at have en milepæl, men også at definere en beredskabsplan, der vil give en udvej, hvis en milepæl bliver overset.
3. Teamforpligtelse – Det kræver som regel hele teamet at opnå en veldefineret milepæl.
4. Tidsafstand – opnåelsen af successive milepæle bør forløbe ret jævnt for projektet, både for deres motiverende effekt og rytmen i teamet.

Opsummering

Afslutningsdatoen for hver milepæl er et vigtigt værktøj til at styre projektet, forbedre teamets motivation og overvåge arbejdsfremskridt. Vælg dem omhyggeligt og definer dem godt. Dette vil sikre, at hver opnået milepæl vil fremstå som en fejring af teamets succes samt afslutningen på en vigtig fase af projektet, der åbner op for det næste område af opgaveafslutning.

Er du interesseret i projektledelse? Følg vores serie så du ikke går glip af nogen artikel.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.