De vigtigste opgaver og ansvar for projektlederen | #25 Kom godt i gang med projektledelse

Projektledere (PM’er) er som administrerende direktører i mindre skala, der tænker strategisk over det igangværende projekt og placerer det i perspektivet af hele organisationens aktiviteter. Deres opgaver er tværfaglige. Selvom de ikke behøver at være eksperter i at drive forretningen eller inden for det område, som projektet vedrører, bør de have en generel viden om dem. Mens det er specialisten, der er medlem af projektteamet, som vil foreslå den bedste løsning, skal Projektlederen forstå, hvorfor den løsning er den bedste. Så hvad er de vigtigste opgaver og ansvar for Projektlederen?

Opgaver og ansvar for Projektlederen – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Planlægning og organisering
3. Budgetforberedelse
4. Projektmonitorering
5. Støtte til teamet
6. Kommunikation med interessenter
7. Sammenfatning
8. Tjek vores software til projektledelse

Introduktion

Projektlederen leder ikke mennesker, men projektet. Derfor bør han eller hun altid huske, at teamet består af specialister, der udfører deres arbejde så godt som muligt. PM’ens opgave er at lette gennemførelsen af disse aktiviteter og give dem retning. PM’en bør derfor:

• Undgå mikromanagement – instruere teammedlemmer i, hvordan de skal udføre deres opgaver,
• Give frihed til at vælge, hvordan man løser problemer,
• Forvalte ansvar – matche omfanget af opgaver med de enkelte teammedlemmers evner.

Men hvilke opgaver er en del af ansvaret for Projektlederen?

Planlægning og organisering

Tidsstyring i et projekt består af opgaver, herunder planlægning og organisering af udførelsen af opgaver. Planlægning er en del af projektets livscyklus, som, selvom den er i forskellige proportioner, er en integreret del af hver fase af projektet. Men hvordan ser planlægning ud som en daglig del af Projektlederens pligter, det vil sige fra den praktiske side?

Det afgørende aspekt af planlægning er den effektive brug af projektledelsessoftware. Først inkluderer dette at samle en liste over opgaver, der skal udføres, og prioritere dem. Relateret til sidstnævnte opgave er den anden nøglepligt for PM’en – organisere arbejdet.

Det involverer ikke kun at vælge de mest presserende opgaver, der skal udføres, men også at sikre, at de bliver udført til tiden, og at alle teammedlemmer har en så ligelig arbejdsbyrde som muligt. Dette vil undgå flaskehalse. Denne uhensigtsmæssige organisering af teamets arbejde resulterer i, at én person er ansvarlig for et urimeligt antal opgaver. Den ophobning af ansvar får arbejdet for andre teammedlemmer til at stoppe, og projektets fremdrift bremser eller stopper endda.

Sørg for at justere kompleksiteten af det program, du bruger, eller variere anvendelsen af dets funktioner i henhold til projektets specifikationer. Trods alt betyder antallet af muligheder ikke altid bedre ledelse. Vi anbefaler at holde sig til principperne for Lean og kun vedtage de funktioner, der forbedrer teamets kapabiliteter eller giver de nødvendige data til at vurdere projektets fremdrift. Mens smukt præsenterede data kan forføre interessenter, er det ikke værd at bruge for meget tid på at indsamle dem, hvis det kun er for at tjene det formål.

Budgetforberedelse

Projektlederen fastsætter budgettet under planlægningsfasen af projektet. Det omtales i PMBOK som:

“Den godkendte estimat for projektet eller enhver komponent i arbejdsnedbrydningsstrukturen eller enhver planlagt aktivitet.” (Den godkendte estimat for projektet eller enhver komponent i arbejdsnedbrydningsstrukturen (WBS) eller enhver planlagt aktivitet.)

At forberede et budget og kontrollere udgifterne i et projekt er ikke en nem opgave. På trods af omhyggeligt planlagte udgifter vil ændringer være nødvendige for næsten hvert implementeret projekt. Derfor forudsætter et velplanlagt projektbudget et minimum på 10-15% til uforudsete udgifter. 20% af alle omkostninger betragtes som en sikker grænse, men der er projekter, hvor budgetændringer er endnu højere.

For at forhindre overdrevne afvigelser fra de planlagte udgifter er det derfor nødvendigt ikke kun at planlægge dygtigt under hensyntagen til de mest sandsynlige udgifter. PM’en skal også vie betydelig opmærksomhed til at overvåge udgifterne i et igangværende projekt for at kunne reagere i tide, for eksempel på ændrede priser.

Projektmonitorering

Et andet vigtigt sæt af ansvar for Projektlederen er projektmonitorering. Det giver os mulighed for klogt at tackle risici, forudse og proaktivt reagere på ændringer.

Men monitorering handler ikke kun om at spore fremkommende risici. Projektlederens ansvar for at overvåge projektet inkluderer også:

• At føre statistik over fremdriften af opgaver,
• Budgetudnyttelseshastigheden,
• Kontrol og optimering af arbejdsgange.

Målet med alle Projektlederens monitoreringsansvar er at optimere aktiviteter, så projektet udføres som planlagt, samt at lære, hvordan gentagne processer i mange projekter forløber og ændrer sig.

Støtte til teamet

Projektlederens ansvar inkluderer at danne et team, organisere og koordinere dets arbejde, men også afslutte samarbejdet med dem, der ikke udfører deres pligter tilfredsstillende.

Når PM’en danner et team, skal han eller hun sikre, at dets medlemmer sammen har alle de nødvendige færdigheder til at nå projektmålet. Men også sikre, at der er en klar opgavefordeling og gennemsigtighed inden for teamet.

Husk, at Projektledere ikke skal, og endda ikke kan, være eksperter inden for det område, som hver projektmedarbejder repræsenterer. De er ansvarlige for at støtte eksperterne i deres arbejde og sikre, at projektets implementeringsmetode er forstået og effektiv, og at teamets arbejdsgang er optimeret.

Kommunikation med interessenter

Et andet område af opgaver, der udføres af Projektlederen, er kommunikation med interessenter. En nøgleopgave er at vælge de oplysninger, der skal videregives til de rette personer på det rette tidspunkt – det vil sige at optimere kommunikationskanalerne samt at sikre, at alle interessenter forstår de beskeder, der formidles til dem vedrørende projektet. Dette kan vise sig at være særligt vigtigt i tilfælde af teknisk komplekse eller højt specialiserede opgaver, der er relevante for det samlede projekt.

Det er PM’en, der afholder periodiske møder med interessenter og forbereder rapporter. Nogle gange er disse i form af korte e-mails, og nogle gange er de fler-siders dokumenter, der indeholder detaljerede data og analyser.

Husk, at den repræsentative rolle for PM’en ikke altid er behagelig. Især i det øjeblik, hvor de skal kommunikere negative oplysninger om projektet til interessenterne. Det er her, veludviklede bløde færdigheder vil vise sig at være meget nyttige.

Sammenfatning

Projektlederen er den person, der er ansvarlig for planlægning, koordinering og overvågning af gennemførelsen af projekter. Hans eller hendes hovedopgaver inkluderer:

• At skabe en projektimplementeringsplan og organisere udførelsen af opgaver,
• At bestemme projektbudgettet,
• At overvåge – udgifter, risici og potentielle problemer,
• At organisere arbejdet i projektteamet
• Kommunikation med interessenter og rapportering

Projektlederen skal derfor have et bredt spektrum af kompetencer – både specialiserede og interpersonelle. Han eller hun bør også sætte sig ind i projektledelsesmetoder som Vandfald, Agile og Scrum.

Tjek vores software til projektledelse:

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.