Definition af succes i projektledelse | #9 Kom godt i gang med projektledelse

Hvad betyder det, at et projekt er succesfuldt? Er det eneste kriterium levering af resultater inden for den angivne tid og afslutning af udgifter inden for det planlagte budget? Men hvad hvis det realiserede mål for projektet ikke lever op til kundens forventninger? Eller omvendt, ikke opfylder de kriterier, der anses for vigtige af interessenterne? I dagens artikel diskuterer vi definitionen af succes i projektledelse.

Definition af succes i projektledelse – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Definition af projektsucces
3. Definition af færdiggørelse vs. acceptkriterier
4. KPIS. Forsinkede indikatorer
5. Sammenfatning

Introduktion

Hvert projekt styres af sine egne love. Derfor, ligesom metoden til projektimplementering – skal vi vælge og justere kriterierne for succes, hver gang til specifikationerne for et bestemt projekt. På den ene side kan det være afgørende at skabe en teknisk definition af færdiggørelse, på den anden – acceptkriterier formuleret fra modtagerens synspunkt af projektresultaterne. For mange projekter er det derimod lige så vigtigt at skabe passende KPI’er, dvs. nøglepræstationsindikatorer, som muliggør en multidimensionel vurdering af projektimplementeringen.

Definition af projektsucces

Allerede mens der arbejdes på visionen for projektet, undrer interessenterne sig over, hvad definitionen af succes vil være. For mange projekter vil timing være nøglen – hvad nytter det at organisere en overdådig julefest for investorer, hvis den finder sted i januar? Måske vil det at overskride budgettet være mindre vigtigt i dette tilfælde end selv en enkelt dags forsinkelse.

I tilfælde af gennemførelsen af en velgørenhedsball kan det vise sig at være helt modsat – vi kan udsætte datoen for arrangementet for at reducere omkostningerne til leje af salen. Hvis vi derimod organiserer en fest med fokus på smagning af lokale produkter, giver både tid og omkostninger ved implementeringen plads til prioriteringen af kvalitet. Vi skal balancere organiseringen med tilgængeligheden af de bedste sæsonbestemte fødevarer.

Når alt kommer til alt, ifølge PMBOK, er den vigtigste determinant for et projekts succes dets resultat set fra kundens perspektiv eller, i tilfælde af interne projekter, fra slutbrugerens perspektiv. Men hvordan skaber man en definition af succes i projektledelse, så den kan følge projektteamet, mens det arbejder på detaljerede opgaver, og samtidig være klar for interessenterne?

Definition af færdiggørelse vs. acceptkriterier

Definitionen af succes i projektledelse er normalt skabt af projektlederen i samarbejde med interessenterne. Det er dem, der skal blive enige om at fastsætte de kriterier, som det endelige resultat skal opfylde for at blive betragtet som en succes. Deres mening er også afgørende, når resultatet skal vurderes.

Det er derfor vigtigt, at det ved starten af et projekt er så klart som muligt, ikke kun hvad resultatet skal være, men også hvordan det vil blive kontrolleret for at se, om det opfylder kriterierne for succes. For at gøre dette punkt klarere, vil vi bruge terminologien, der anvendes i Scrum projekter. Disse er “definition af færdiggørelse” og “acceptkriterier.” Forskellen mellem de to kan ses perfekt, når vi overvejer eksemplet på et projekt, der har til formål at skabe en virksomheds hjemmeside.

Færdiggørelsesdefinitionen vil give en teknisk beskrivelse af siden: den vil være korrekt sikret, den vil bestå af en startside og fire undersider, og der vil være en loginpanel for kunderne i headeren. Med andre ord, med færdiggørelsesdefinitionen ved projektteamet, hvad det vil implementere.

På den anden side, ved klart at definere acceptkriterierne, ved projektteamet, hvorfor det vil udføre alle disse aktiviteter, og hvordan det udførte arbejde vil oversættes til forretningsværdi. Acceptkriterierne vil således blive brugt til at kontrollere, om resultatet af projektet er tilfredsstillende set fra brugerens synspunkt. Ved at bruge eksemplet ovenfor vil hjemmesiden nemt kunne vises på forskellige enheder og vil tillade brugeren at gå til kundepanelet efter indtastning af brugernavn og adgangskode.

Hvis vi vender tilbage et øjeblik til eksemplet med at organisere arrangementer, kan definitionen af projektfærdiggørelse inkludere, for eksempel:

• dato og sted for arrangementet,
• antallet af gæster, for hvem der er forberedt pladser,
• menu,
• musikalisk akkompagnement.

Acceptkriterierne kan derimod vedrøre den forventede oplevelse af festdeltagerne, for eksempel:

• lokalernes rummelighed,
• kvaliteten af de serverede drikkevarer,
• samlet servering af mad til alle gæster, der sidder ved et bord.

KPIS. Forsinkede indikatorer

Nøglepræstationsindikatorer (KPI’er) er nøglebestemmelser for succes i projektledelse til at vurdere, om dens grundlæggende mål bliver opfyldt. Forsinkede indikatorer kan bruges til at vurdere succesen af projektimplementeringen. At forudsige den endelige værdi af KPI’er gør det muligt at definere de minimumskriterier, der skal opfyldes for at tale om projektsucces. De er dog kun egnede til at evaluere målbare resultater såsom:

• omkostninger ved opgaveimplementering
• rettidighed i udførelsen
• antallet af mandetimer eller andre ressourcer, der er brugt til at implementere projektet
• miljøbelastning
• oversættelse af arbejdsindsats til profit for organisationen.

Der er hundreder af indikatorer, der anvendes i ledelsespraksis til dette formål, så deres valg i begyndelsen af projektet er derfor en af de vigtige opgaver for projektlederen. Når alt kommer til alt, er pointen ikke at måle alt, men kun det, der virkelig giver relevant information om status for projektet og succes i projektledelse. Der bør ikke være mere end 20 af dem, mens antallet i tilfælde af mindre projekter ikke bør overstige 5.

Sammenfatning

Succesen i projektledelse afhænger ikke kun af den indsats, der lægges i det, markedsituationen og effektiv ledelse. Det er også afgørende at definere præcist, hvad vi betragter som succes. Og selv yderligere faktorer, der ikke kan forudsiges. Når alt kommer til alt, kan en improviseret løsning i sidste øjeblik være meget tilfredsstillende set fra kundens synspunkt. Men lad os bedre lade improvisation være blandt de dristige strategier for at redde projekter i sidste øjeblik, der er i fare for at mislykkes, snarere end at anvende velovervejede definitioner af succes og projektfærdiggørelse, samt velformulerede acceptkriterier dagligt.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.