Projektledelsesværktøjer

Projektledelsesværktøjer bliver essentielle.  Uanset typen kræver et projekt altid meget arbejde. Selvfølgelig, hvis du vil have det gjort godt og bringe specifikke fordele. Hvordan håndterer man det store antal opgaver og processer? Hvordan skal man tackle dette? Svaret er ordentlige projektledelsesværktøjer. Her er 3 grunde til, at brugen af sådanne værktøjer forbedrer effektiviteten af hvert projekt og produktiviteten hos de involverede personer.

3 grunde til at bruge projektledelsesværktøjer

1. Nem planlægning

Kompleksiteten af projekter varierer. Nogle af dem er enkle, nogle af dem er komplicerede. Uanset hvad, er det første skridt i hvert projekt (eller bør være) ordentlig planlægning. Det sparer din tid og giver et bredt billede. Så, du er begyndt at planlægge og se hele planen, nu er det tid til at opdele den i opgaver og prioritere dem. Hvis du indtil det øjeblik ikke har brugt et projektledelsesværktøj, bør det komme ind i billedet nu.

De rigtige projektledelsesværktøjer er virkelig nyttige, når du skal etablere en hierarki af opgaver, du skal udføre for at nå målet. Det vil sige, at fuldføre et projekt. Dog er opgaverne ikke lige. Nogle af dem er vigtigere end andre. Et godt projektledelsesværktøj giver mulighed for at skabe et hierarki og rækkefølge af opgaver, samt vise hvilke af dem der afhænger af hinanden. Dette sparer meget tid for en leder, der tildeler opgaver, såvel som for hele teamet. Hver projekt deltager ved, hvad de skal gøre nu, hvad de skal gøre næste gang, og hvad deadline er for hvert skridt.

2. Opgavestyring

Hvert projekt er, ja, en proces. Uanset om du kører alene eller med et team, er der ét mål – at afslutte løbet så hurtigt og så godt som muligt. Og at afslutte løbet er umuligt, hvis du glemmer at tage skridt. Hver opgave er et lille skridt, der fører til slutningen af et løb. Et projektledelsesværktøj er essentielt for at nå målet.

Tak til det kan du tildele alle de vigtige opgaver til de rette personer og følge deres fremskridt. Det gør projektledelse meget lettere, fordi du har adgang til vigtige data og kan tjekke, hvem der er ansvarlig for hvilken opgave. Alt dette gør teamwork mere effektivt, da hvert teammedlem ved præcist, hvad de skal gøre. Og selv hvis de ikke gør, ved de, hvem de skal spørge. Det er vigtigere, end nogle tror. Ifølge en undersøgelse fra Harvard Business Review, er mangel på arbejdstid til samarbejde en af de største barrierer for succesfuldt samarbejde i en organisation. Hvordan undgår man det? Nå, at bruge et projektledelsesværktøj, der lader dig tjekke ind med dit team regelmæssigt, er nøglen.

3. Projektopfølgning i projektledelsesværktøjer

Okay, du har en plan, og du har tildelt bestemte opgaver. Projektet går den rigtige vej. Fantastisk! Er det tid til at åbne champagnen? Ikke så hurtigt, min ven.

Projektopfølgning er en tredje vigtig grund til, at du bør bruge et projektledelsesværktøj. Det hjælper med at samle information ikke kun om selve processen, men også om teammedlemmerne. Folk har forskellige færdigheder og styrker, nogle af dem er skjulte. Ordentlig projektopfølgning kan afsløre dem!

Opfølgning giver også indsigt i hvert skridt og gør det muligt at estimere tiden for hver opgave. Det er essentielt for det nuværende og fremtidige projekt, da det giver muligheder for at forudsige, hvor meget tid de kommende projekter kan tage. For at gøre en lang historie kort, takket være det kan du generere fremtidige resultater hurtigere og bedre.

Nem planlægning, opgavestyring og projektopfølgning er de tre hovedgrunde til, at du bør bruge et projektledelsesværktøj. Selvfølgelig kræver valget af det perfekte projektledelsesværktøj til dig overvejelse af flere spørgsmål. Det afhænger af typen af projekter, dine behov, de tjenester du ønsker at bruge, og sidst men ikke mindst, prisen.

Firmbee giver dig mulighed for ikke kun at styre dine projekter og opgaver, men også at kontrollere økonomien, fakturere, styre kundeforhold og finde den perfekte medarbejdermatch.

Måske har du lige fundet det perfekte projektledelsesværktøj? 🙂