Faktura betalingsbetingelser

Som virksomhedsejer kan du selv bestemme betalingsbetingelserne. Der er dog nogle regler, du skal følge, når du fastsætter dem. Hvis du glemmer at inkludere en betalingsbetingelse på din faktura, skal modtageren af et sådant dokument betale det inden for en lovbestemt periode, afhængigt af det land, hvor du driver din virksomhed. Derfor er det bedst at specificere det. Hvad er de mest almindelige betalingsbetingelser? Er der nogen begrænsninger? Du kan finde ud af mere om dette i den følgende artikel.

Faktura betalingsbetingelser – indholdsfortegnelse:

1. Almindelige betalingsbetingelser
2. Hvorfor er det en god idé at fastsætte en betalingsbetingelse i begyndelsen af samarbejdet?
3. Hvorfor har store virksomheder brug for længere betalingsbetingelser?
4. Hvordan påvirker lange betalingsbetingelser din virksomhed?
5. Hvordan kan du opmuntre dine entreprenører til at betale deres fakturaer hurtigt?

Almindelige betalingsbetingelser

Selvom du har stor fleksibilitet i at fastsætte betalingsbetingelser for dine fakturaer, er det værd at tjekke, hvordan andre gør det. Hvilke betalingsperioder er mest almindelige i praksis? Her er de mest populære:

• 7 dage,
• 14 dage,
• 30 dage,
• 60 dage,
• 90 dage.

I nogle lande er den lovbestemte betalingsperiode 30 dage. Dette er tilfældet, for eksempel i USA, hvor fakturaer udstedt af freelancere skal betales inden for 30 dage. Tilsvarende er den standard betalingsperiode i Storbritannien 30 dage efter modtagelse af en faktura, levering af varer eller levering af tjenester.

På den anden side, i nogle europæiske lande, er en anbefalet betalingsperiode for asymmetriske transaktioner, dvs. transaktioner hvor parterne adskiller sig i størrelse, 60 dage. Undtagelsen er transaktioner med offentlige enheder, som skal betale fakturaen inden for 30 dage. Der er dog intet, der står i vejen for at fastsætte en kortere betalingsperiode, for eksempel 21 eller 14 dage. Hvornår skal du informere din entreprenør om den valgte betalingsbetingelse?

Hvorfor er det en god idé at fastsætte en betalingsbetingelse i begyndelsen af samarbejdet?

Du bør huske, at sådanne spørgsmål som betalingsdatoer skal fastlægges, når du underskriver en kontrakt eller accepterer en ordre. Hvorfor? Hvis du ikke har fastsat en betalingsdato, før du tager en ordre, vil din entreprenør forvente at modtage en faktura med en lovbestemt betalingsperiode. Hvis du fakturerer dem med en kortere periode, vil de have ret til at blive overrasket. Dette vil ikke afspejle godt på dig, især da betaling af fakturaen efter forfaldsdatoen kan resultere i renter.

Derfor er det bedst at være klar, når du accepterer en ordre. Det vil være tilstrækkeligt, hvis du i den e-mailkorrespondance, der er forbundet med at fastlægge ordredetaljer, nævner, at du planlægger at udstede en faktura med for eksempel en 14-dages betalingsfrist. I så fald vil din entreprenør være klar over, at de modtager et dokument fra dig, som de skal betale inden for den angivne periode. På denne måde vil du give indtryk af, at du er en professionel, der tager sig af alle detaljerne i transaktionen.

Hvorfor har store virksomheder brug for længere betalingsbetingelser?

Hvis du arbejder som freelancer eller driver en lille virksomhed, modtager du sandsynligvis ikke mange fakturaer. Vejen fra at modtage en faktura til at betale den er ret kort, især når du bruger regnskabssoftware, som gør det nemt at kontrollere omkostninger. Du kan nemt tjekke, om du har afgivet ordrer på varer og tjenester, der er angivet på fakturaen. Så laver du bare en overførsel i din bank, og det er det.

Det ser helt anderledes ud i store organisationer. Der skal en faktura igennem to eller flere afdelinger, før den endelig bliver betalt. Hvorfor sker dette? Fakturaer går til sekretariatet eller administrationsafdelingen, hvor de accepteres og registreres. Derefter videresendes de til regnskabsafdelingen, men det betyder ikke en øjeblikkelig betaling. Afhængigt af de procedurer, der er vedtaget i en given virksomhed, kan det være nødvendigt at tjekke, hvem der har bestilt varer eller tjenester, om beløbet stemmer overens med den underskrevne ordre, og om betalingsperioden eller andre data angivet på fakturaen er korrekte. Sådanne opgaver kan udføres af helt forskellige personer.

Senere bliver fakturaen indsendt til betaling. Det skal bemærkes, at underskriften fra den person, der er bemyndiget til at godkende betalingen, stadig er nødvendig for at behandle overførslen. Dette er tidskrævende, så du bør tage det i betragtning, når du samarbejder med store virksomheder. Når du fastsætter den optimale faktura betalingsbetingelse for begge parter, skal du huske, at det at gå til ekstremer kan være ugunstigt. Du skal også tage dine egne behov i betragtning.

Hvordan påvirker lange betalingsbetingelser din virksomhed?

Ved at fastsætte en meget lang betalingsbetingelse krediterer du din entreprenør. Mens du venter på betalingen, kan din kunde allerede drage fordel af de varer eller tjenester, du har leveret. Hvis de betalte dig med det samme, ville du kunne bruge pengene og få fordel af det. Dette er især vigtigt, hvis du har likviditetsproblemer. I sådanne tilfælde er det bedre for dig at blive enige om kortere betalingsbetingelser.

Hvis du fakturerer nogen med en meget lang betalingsbetingelse, såsom 90 dage, og du løber tør for penge på det tidspunkt, kan du være nødt til at tage et banklån. Dette vil medføre ekstra omkostninger, som du kunne have undgået, hvis du havde faktureret dem med en kortere betalingsperiode. Hvis nogen overbeviser dig om, at en længere betalingsbetingelse ikke bør være problematisk, kan du altid forsøge at vende situationen. Hvordan gør man det? Du kan tilbyde en forudbetaling for dine tjenester i bytte for en lille rabat. Dette kan være en meget bedre løsning end at tage et dyrt lån.

Hvordan kan du opmuntre dine entreprenører til at betale deres fakturaer hurtigt?

Hvis betalingsbetingelsen tælles fra modtagelsesdatoen af fakturaen af entreprenøren, vil en faktura sendt elektronisk hjælpe med at få en hurtigere betaling. I dette tilfælde behøver du ikke at vente på, at en postbud leverer den til din kunde. Derudover, hvis modtageren af dine varer eller tjenester bruger et CRM-system, kan en elektronisk faktura gøre deres arbejde lettere, hvilket gør, at du kan forvente en hurtigere betaling.

Er der noget andet, du kan gøre for at fremskynde processen? For eksempel kan du tilbyde en rabat for hurtigere betaling. Selvfølgelig skal du beregne rabatbeløbet, så du ikke taber på det. Du kan også advare din entreprenør om, at hvis de ikke betaler fakturaen til tiden, vil du tilføje renter for forsinket betaling. Under alle omstændigheder skal du fastsætte en gensidigt fordelagtig betalingsfrist og derefter overvåge, om din kunde har overholdt den. Med vores gratis fakturaapp kan du indstille påmindelser om kommende betalinger og med blot ét klik tjekke det skyldige beløb og forfaldsdatoer.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook og Twitter.