Arbejdsnedbrydningsstruktur – hvordan man effektivt delegerer arbejde i et projekt? | #30 Kom godt i gang med projektledelse

Under projektplanlægning beslutter projektlederen, hvordan man tildeler mål, hvilke opgaver der skal udføres, samt hvornår og hvilke specialister der skal inkluderes. I den forbindelse skaber han eller hun Work Breakdown Structure (WBS).

Work breakdown structure – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Work Breakdown Structure
3. Ansvar i teamet (Team/Collective Ownership)
4. Sammenfatning

Introduktion

En tilstrækkeligt udtænkt work breakdown structure (WBS) oversættes til en glat teamarbejdsgang. Hver person involveret vil vide formålet med at udføre bestemte opgaver, fra hvem de vil modtage opgaver, og til hvem de skal videregive dem. Det vil lette at spotte, hvem der er belastet med for meget arbejde, fordi for eksempel tre teammedlemmer har brug for hjælp fra én person samtidig. Dermed giver WBS dig mulighed for at optimere arbejdsprocessen allerede i planlægningsfasen. Dette giver et meget vigtigt aspekt af projektarbejde: teamansvar for opgavens gennemførelse. Men hvordan planlægger man den bedste arbejdsstruktur for projektet?

Work Breakdown Structure

Strukturen for arbejdsdelingen visualiseres normalt ved hjælp af et træ, hvor faserne af projektlivscyklussen er markeret opdelt i stadig mere detaljerede mål. Dette gør det lettere at planlægge varigheden af opgaverne og omkostningerne ved at gennemføre dem, samt at fordele ansvaret passende blandt teammedlemmerne.

I den forbindelse skal man huske, at WBS specificerer, hvad der skal implementeres, men ikke besvarer spørgsmålet om “hvordan.” Det er også værd at bemærke princippet om at begrænse detaljegraden. Det afhænger af typen og de formelle krav til projektet. Et andet niveau af planlægning er nødvendigt for produktion af medicinsk udstyr eller kemiske reagenser, og et andet for organisering af begivenheder eller marketingkampagner.

Work breakdown structure defineres i PMBOK som følger:

“En hierarkisk nedbrydning af det samlede arbejdsomfang, der skal udføres af projektteamet for at opnå projektmålene og skabe de nødvendige leverancer.”

Ordet “samlet” er meget vigtigt her, og “100% reglen” er relateret til det. Dette skyldes, at en veludformet WBS tager højde for alle projektmål: præcist alt, der skal opnås. Inklusive selve projektledelsen. Med andre ord, ved at læse opgaverne fra det laveste niveau af træet, opregner vi alle komponenterne på det overordnede niveau. Dette er et princip, der er meget svært at følge i praksis. Det citeres dog ofte som et effektivt værktøj til at forhindre såkaldt Scope creep. At specificere alt, der skal opnås, forhindrer tilføjelsen af nye opgaver, der ikke passer ind i de foruddefinerede projektmål.

Ansvar i teamet

De opgaver, der udføres af teamet, er en del af et endeligt mål skabt af en fælles indsats. Men i mange virksomheder og projekter er synligheden eller endda eksistensen af dette mål ikke åbenlys. Derfor er en velplanlagt opgave-struktur og arbejdsflow, der er klart for projektteamet, grundlaget for at opbygge kollektivt ansvar.

At opbygge en følelse af teamejerskab (Team/Collective Ownership) giver teammedlemmerne mulighed for bedre at forstå projektets mål og hvordan det udførte arbejde bidrager til at nå disse mål. Dette øger motivationen og engagementet og forbedrer teamets præstation. Engagementet i det større projekt og dets succesfulde gennemførelse oversættes også til medarbejderloyalitet over for virksomheden og en god atmosfære. Med andre ord kan en følelse af ansvar inden for teamet bidrage til bedre forretningsresultater for virksomheden som helhed.

Sammenfatning

At delegere opgaver i et projekt er en opgave for en projektleder, når man planlægger effektivt at nå mål. Først hjælper WBS med at organisere projektets omfang – at isolere grupper af lignende opgaver, at bemærke afhængighederne mellem dem, som vil bestemme den rækkefølge, hvori de vil blive gennemført, og også at opbygge teamets ansvar for de udførte opgaver ved at præsentere dem i konteksten af mindre og større mål, som virksomheden forfølger.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.