Effektiv kontraktstyring. 3 uundgåelige elementer for din organisation

Hvad er kontraktstyring?

Kontraktstyring er processen med at planlægge, forhandle, underskrive, udføre og overvåge forskellige typer kontrakter, hvis formål er at opbygge relationer med kunder, leverandører, medarbejdere eller forretningspartnere. Formålet med denne proces, som kan udføres af en enkelt medarbejder eller en hel afdeling, afhængigt af organisationens størrelse, er at sikre, at alle kontrakter udføres effektivt og i overensstemmelse med deres vilkår. Det starter med at identificere organisationens behov, vælge leverandører og definere vilkårene for aftalen, og slutter med at evaluere fremskridtene i kontrakten, og om nødvendigt tage skridt til at løse eventuelle problemer, der opstår.

Fordele ved kontraktstyring

Kontraktstyring hjælper organisationen med at nå sine forretningsmål. Men dette er ikke den eneste fordel, der er forbundet med en omhyggeligt udviklet kontraktstyringsstrategi. Processen hjælper også:

• Reducere risiko – tilføjelse af fortroligheds- eller databeskyttelsesbestemmelser kan i høj grad reducere risikoen for virksomheder,
• Optimere omkostninger – organisationer kan betydeligt sænke omkostningerne til tjenester og forsyninger ved omhyggeligt at analysere og forhandle vilkårene for underskrevne kontrakter,
• Øge operationel effektivitet – virksomheder kan betydeligt forbedre deres produktivitet ved at overvåge og evaluere præstationen af leverandører og forretningspartnere baseret på vilkårene for underskrevne kontrakter,
• Opbygge stærke relationer med interessenter – at overholde deadlines og opfylde vilkårene i kontrakten har en positiv indvirkning på relationerne med medarbejdere, partnere eller leverandører,
• Beskytte virksomhedens interesser – udarbejdelse af kontrakter i overensstemmelse med gældende love og regler beskytter virksomheder mod potentielle juridiske konsekvenser.

Nøgleelementer i kontraktstyring

Det kan bringe flere langsigtede fordele til organisationer. Men det vil ikke ske uden en effektiv kontraktstyringsstrategi. Her er de tre nøgleelementer i en succesfuld kontraktstyringsproces:

1. Etablere klare regler og procedurer

Både små og store virksomheder bør have en kontraktpolitik, der skitserer målene, ansvarsområderne og procedurerne for planlægning, forhandling, underskrivelse og udførelse af kontrakter. Et sådant dokument bør være klart og gennemsigtigt, dvs. forståeligt for alle involverede. Det bør også opdateres, for eksempel når der opstår problemer i implementeringen af processen, eller når nye praksisser dukker op i branchen.

2. Implementere et kontraktstyringssystem

Effektiv kontraktstyring kræver, at en organisation har en central database eller et system, hvor alle kontrakter opbevares, helst kategoriseret efter type, udløbsdato, værdi og andre relevante kriterier. En sådan centralisering og kategorisering letter i høj grad de processer, der implementeres inden for organisationen.

I dette tilfælde vil CRM-værktøjet, der er tilgængeligt i Firmbee, være nyttigt, da det giver dig mulighed for at opbevare og organisere kunde- og kontraktdata på et enkelt, let tilgængeligt sted. Systemet giver dig også mulighed for at overvåge status for kontrakter og oprette tags. Desuden kommer Firmbee med en gratis faktureringsapplikation til enhver valuta, skattesats eller rabat. Prøv Firmbee gratis!

3. Overvåge betingelser og deadlines

Organisationer bør konstant overvåge vilkårene for underskrevne langsigtede kontrakter og forfølge muligheder for at sikre mere favorable betingelser. Genforhandlinger kan hjælpe med at tilpasse kontrakter til udviklende behov (f.eks. når økonomien ændrer sig). Desuden giver det virksomheder mulighed for at holde nøje øje med kontraktens udløbsdatoer, så de kan planlægge og handle i overensstemmelse hermed, når disse datoer nærmer sig.

Sammenfatning

Effektiv kontraktstyring er afgørende for driften af virksomheder i alle brancher. På den ene side er det en del af den daglige drift af en virksomhed, og på den anden side er det essentielt for opnåelsen af fastsatte forretningsmål (selv om det ikke er direkte). I et dynamisk forretningsmiljø er organisationer, der har etableret en effektiv kontraktstyringsproces, i stand til hurtigt at reagere på markedsændringer, minimere eksisterende risici og opnå større operationel effektivitet. Som et resultat er denne proces et kraftfuldt værktøj til at opbygge deres konkurrencefordel.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.