Hvordan opretter man et projektcharter? | #39 Kom godt i gang med projektledelse

Projektcharter er brød og smør for projektledelse. De giver en klar og præcis oversigt over målene og formålene, der tilhører projektet. Charteret er et afgørende dokument for alle interessenter, herunder projektlederen, projektteammedlemmer samt organisationens ledelse. Det danner det formelle fundament for hele projektet, da det giver projektlederen myndighed til at starte og fortsætte projektet samt definerer målene, omfanget og de forventede resultater.

Projektcharter – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Hvad skal projektlederen inkludere i projektcharteret
3. Begrundelse for at påtage sig projektet
4. Projektmål
5. Projektets omfang
6. Leverancer
7. Projekt tidsplan ramme
8. Projektbudget og ressourceallokering
9. Projektrisici
10. Hvordan adskiller projektcharteret sig fra business casen?
11. Sammenfatning

Introduktion

Ifølge PMBOK er projektcharter et af de mest essentielle dokumenter, der beskriver projektstrategien. Det defineres som:

“Et dokument udstedt af projektinitiativtageren eller sponsoren, der formelt autoriserer eksistensen af et projekt og giver projektlederen myndighed til at anvende organisatoriske ressourcer til projektaktiviteter.”

Projektcharteret formuleres normalt i begyndelsen og forbliver uændret. Selvom der under implementeringen af opgaver tillades mindre justeringer. Men hvad skal dokumentindholdet være, og hvordan forbereder man det?

Hvad skal en projektleder inkludere i et projektcharter?

Omfanget af projektcharteret afhænger af størrelsen og typen af projekt, der implementeres. Det bør dog inkludere følgende elementer:

• begrundelsen for at påtage sig projektet,
• projektmål,
• projektomfang,
• resultater,
• projektplan,
• projektbudget,
• designrisici.

Projektcharteret bør også inkludere kontaktinformation for projektlederen og nøgleinteressenter.

Begrundelse for at påtage sig projektet

Når man forbereder en kort begrundelse for at starte et projekt, er det tilrådeligt at bruge den business case, der er forberedt på forhånd. Den bør skrives i et enkelt sprog, så den kan forstås af en person, der beskæftiger sig med projektet for første gang. Normalt er en eller to forklarende afsnit tilstrækkelige:

• Hvad er den forretningsmæssige baggrund for projektet?
• Hvilket problem løser projektet, eller hvilken mulighed giver det dig mulighed for at udnytte? og
• Hvad er de forventede resultater af projektet?

Projektmål

Det er ikke værd at inkludere alle mål i projektcharteret. Det er bedre at fokusere på hovedmålet og dem, der er i hierarkiet direkte under det. Beskrivelsen af projektmålet i business casen bør give et svar på spørgsmålet “Hvad skal vi gøre?” som skal forblive gyldigt gennem hele projektet. De vigtigste mål og formål sætter retningen for, hvilke aktiviteter der udgør projektet. De bør være klare og målbare og i overensstemmelse med organisationens overordnede mål.

Projektets omfang

Projektomfanget, der er inkluderet i charteret, definerer projektgrænserne, herunder hvad der er og ikke er dækket af projektet. Det skal inkludere en klar beskrivelse af projektets resultater og eventuelle begrænsninger eller antagelser, der vil påvirke det. Derfor er det værd at overveje svaret på spørgsmålet “Hvilke opgaver vil blive implementeret?” og “Hvilke opgaver vil ikke blive implementeret?”. Dette er især vigtigt i projekter, der involverer flere interessenter, hvis uudtalte forventninger til projektets resultater kan afsløres på denne måde.

Leverancer

Projektcharteret bør inkludere en liste over alle projektleverancer, herunder en kort beskrivelse af hver og de specifikke mål, de arbejder hen imod. Det bør også have en tidslinje for hver post, helst med reference til en milepæl, samt den person eller det team, der er ansvarlig for at levere dem.

Projekt tidsplan ramme

Projektcharteret bør også inkludere en overordnet projektplan, som det er værd at visualisere med en tidslinje. På den skal projektlederen markere projektets start- og slutdatoer, milepæle eller planlagte datoer for levering af resultater.

Projektbudget og ressourceallokering

Projektcharteret bør også inkludere det samlede projektbudget, der oftest præsenteres i form af en tabel. Dette vil gøre det nemt at angive:

• De vigtigste omkostningskategorier – et estimat af arbejdskraft, materialer og udstyr,
• Det forventede ændringsområde – for at tage højde for prisudsving eller uforudsete udgifter,
• Reserver og budgetbegrænsninger.

Dette afsnit af dokumentet bør også detaljere ressourceallokeringen, herunder personale, udstyr og faciliteter.

Projektrisici

Risikoafsnittet i projektcharteret bør skitsere potentielle risici og hvordan man reagerer på dem. Dette inkluderer identifikation af potentielle risici, såsom:

• forsinkelser,
• omkostningsoverskridelser eller
• ændringer i omfanget.

At liste dem hjælper interessenter med at sikre, at projektlederen, projektteamet og organisationen er forberedt på potentielle problemer og har en plan for, hvad der skal gøres for at afbøde eller undgå dem.

Business case vs projektcharter

Forskellen mellem et projektcharter og en business case ligger primært i formålet med, at de er forberedt. Et projektcharter er et dokument, der initierer et projekt, mens en business case argumenterer for, hvorfor et projekt bør startes. Charteret definerer, hvad der vil blive gjort i projektet, mens business casen besvarer spørgsmålet “Til hvilket formål?”. Begge dokumenter er meget vigtige for den rette ledelse af et projekt og hjælper med at gøre det succesfuldt.

Sammenfatning

Projektcharteret er et essentielt dokument, der fungerer som fundamentet for implementeringen af projektet og autoriserer dets igangsættelse. Det skitserer projektmål, formål, omfang, budget, ressourceallokering og tidsplan. Det identificerer også potentielle risici og antagelser, hvilket øger chancen for, at projektet forløber som planlagt.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.