Hvad er et RACI-diagram?

På et tidspunkt hvor projekter bliver stadig mere komplekse og facetterede, og de involverede teams inkluderer mange mennesker med forskellige kompetencer, bliver det afgørende at sikre en klar opdeling af ansvarsområder. Et værktøj som RACI-diagrammet kan være nyttigt på dette område. Nedenfor diskuterer vi præcist, hvad denne løsning er, og hvordan den kan støtte dine operationer.

RACI-diagram – hvad er dette værktøj?

Et RACI-diagram er et projekt- og organisationsstyringsværktøj designet til at tildele en specifik person til specifikke opgaver eller aktiviteter inden for et projekt eller en proces. Dets anvendelse hjælper med effektivt at styre ansvarsområder – det giver klarhed i opdelingen, minimerer risikoen for at overse aktiviteter, der skal udføres, og forbedrer kommunikationen (når én person er afhængig af en anden med sine ansvarsområder).

Dermed letter brugen af dette værktøj planlægning og overvågning af fremskridt, samtidig med at det muliggør opnåelse af fastsatte mål. Den beskrevne løsning anvendes i øjeblikket af virksomheder, der opererer i forskellige industrier, samt organisationer i den såkaldte tredje sektor.

Hvordan ser RACI-diagrammet ud?

Hvordan ansvarsmatrixen præcist vil se ud, kan tilpasses et bestemt team, projekt eller organisation. Ofte præsenteres det dog i form af et diagram, med opgaver eller projektelelementer i én dimension (f.eks. i kolonner) og de personer eller teams, der er tildelt dem, i den anden (f.eks. i rækker).

I større projekter eller organisationer kan tabellen være mere omfattende (f.eks. inkludere beslutningstagende niveauer også). De betegnelser, der er angivet nedenfor (som forklarer et andet navn for dette værktøj – RACI), bruges til at angive de roller, der er tildelt hver person:

• R – Ansvarlig – en person, der er forpligtet til at udføre en opgave,
• A – Ansvarlig – en person, der skal acceptere udførelsen af en given opgave,
• C – Konsulteret – en person, der har specialiseret viden og kan hjælpe med at udføre en given opgave,
• I – Informeret – en person, der skal informeres om fremskridtene i opgaven, men som ikke er aktivt involveret i dens gennemførelse.

Fordele ved at bruge RACI-diagrammet

Det primære formål med at bruge det beskrevne værktøj er at definere præcist, hvem der er ansvarlig for at udføre en given opgave, hvilket eliminerer tvetydigheder og uoverensstemmelser i forståelsen af ansvarsområder, og reducerer risikoen for fejl (især duplikering af opgaver eller deres udeladelse).

Men dette er ikke den eneste fordel ved denne tilgang til igangværende projekter og processer. RACI-diagrammet tillader også:

• forbedre kommunikationen i teamet – når alle ved, hvilke roller og opgaver der er tildelt dem og andre, bliver den daglige kommunikation og samarbejde lettere og mere glidende,
• sikre effektiv styring af ressourcer – tildeling af individuelle opgaver til personer med den bedste kompetence til at udføre dem muliggør optimal udnyttelse af ressourcer (og samtidig sikrer, at opgaverne deles ligeligt, hvis muligt). Samtidig understøtter det lukning inden for det fastsatte budget,
• effektivt styre risiko – ved at tildele en godkenderrolle (Ansvarlig) for hver opgave kan den person, der træffer den endelige beslutning, identificeres præcist og dermed forhindre potentielle problemer,
• strømlining af forretningsprocesser – værktøjet muliggør også identifikation af nøgleopgaver, hvilket giver mulighed for at gentænke forretningsprocesserne og undgå unødvendige forsinkelser eller huller i driften.

RACI-diagram – opsummering

Det pågældende værktøj hjælper med at sikre gennemsigtighed i fordelingen af opgaver, så forsinkelser kan minimeres, uoverensstemmelser i forståelsen af ens rolle kan elimineres, og alle projektets deltagere kan arbejde sammen harmonisk. Når man bruger RACI-diagrammet, skal opgaver dog tildeles i henhold til de faktiske færdigheder og kompetencer hos individerne, så hver teammedlem har klart definerede roller og ved, hvad der forventes af dem under projektet.

Du skal også sørge for, at værktøjet regelmæssigt opdateres, efterhånden som arbejdet skrider frem, og der foretages ændringer i projektet. Dette vil sikre tilpasning til den ændrede situation, forhindre konflikter og opretholde glidningen i de igangværende aktiviteter.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.