Hvad er jobanalyse? 7 bedste teknikker til at gennemføre en jobanalyse i HRM

Hvad er jobanalyse? Har du nogensinde hørt om dette begreb, ved du hvad du skal gøre for at analysere en medarbejders stilling? Hvis du ikke kender til jobanalyse – er det et ret godt tidspunkt at indhente det – læs artiklen og find ud af mere om definitionen af jobanalyse og de mest kendte teknikker, der bruges til jobvurdering.

Hvad er jobanalyse? – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er jobanalyse?
2. Analyse af jobopslag
3. Teknikker til jobanalyse
4. Færdighedsanalyse
5. Analyse af kompetencer
6. Sammenfatning

Hvad er jobanalyse?

Jobanalyse er en vurderingsproces, der omfatter rollen og de kompetencer, der er nødvendige for et specifikt job. Det er en af de vigtigste metoder inden for menneskelige ressourcer i enhver organisation. Formålet med analysen har flere aspekter og mål: beskrivelse af jobstillingen, planlægning af karriereudviklingsveje, organisering af arbejdspladsen, udvælgelse og rekruttering, evaluering af jobpositioner og forberedelse af lønstruktur i virksomheden.

Jobanalyse involverer systematisk indsamling af information relateret til det givne jobopslag, med fokus på fordelene ved at have en sådan stilling i virksomheden. Derudover koncentrerer jobanalyse sig om de nødvendige færdigheder og viden, som personen, der arbejder i denne jobposition, skal have.

Analyse af jobopslag

Analysen af jobpositionen skal give information i relation til detaljerede spørgsmål som:

• Hvad er jobpositionen til for?
• Hvad er omfanget af opgaverne?
• Hvad er medarbejderen ansvarlig for?
• Hvad er niveauet af effektivitet af de igangværende aktiviteter?
• Hvad er strukturen af rapporteringslinjer?
• Hvad er de motiverende faktorer?
• Hvad er de arbejdsvilkår, arbejdspladsudstyr og ergonomi?

Analyse af jobopslag er en praksis, der har til formål at indsamle specifik information. Det allerførste skridt i analysen kræver at bruge virksomhedens dokumentation for at finde ud af mere om forretningen, dens mål, procedurer og organisationsstruktur.

I det næste skridt går jobpositionen, opgaverne, de igangværende aktiviteter og det generelle mål for stillingen under lup. På dette stadium er det nyttigt at have en samtale med lederen af afdelingen eller sektionen og medarbejderne. Det er gavnligt at bede medarbejderne om at føre en dagbog over de igangværende aktiviteter i en uge eller to. Observation af arbejdspladsen er nyttig, ligesom jobskygning i løbet af dagen.

Teknikker til jobanalyse

Der er mange teknikker til jobanalyse, der hjælper med at indsamle data hurtigt og effektivt.

• Samtale – normalt afholdt med medarbejdere. Alle indsamlede data skal verificeres med lederen eller teamlederen. De vigtigste emner er: niveauet af uafhængighed, typiske problemer, sværhedsgrad, kvalifikationer, der er nødvendige, færdigheder, der er nødvendige. Fordele: fleksibilitet, enkelhed. Ulemper: tidskrævende, besværlig analyse af information.

• Spørgeskemaer – udfyldt af medarbejderne, verificeret af lederen eller teamlederen. Her er formuleringen af spørgeskemaet afgørende, da det skal indeholde enkle, klare, forståelige spørgsmål. Fordele: nyttigt til analyse af mange jobpositioner, sparer meget tid. Ulemper: forberedelse af spørgeskemaet er tidskrævende, nøjagtigheden af resultaterne afhænger af spørgeskemaets kvalitet og respondenterne evne til at fortolke.

• Tjekliste – i denne metode anvendes en specifik type spørgeskema. Spørgeskemaet er stærkt struktureret og indeholder kun sådanne spørgsmål, der kræver, at respondenten markerer enten “ja” eller “nej”. Respondenterne kan kun tjekke eller vurdere egenskaben ved jobbet. Tjeklisten kan være baseret på en lang liste af spørgsmål-opgaver, som medarbejderne kun skal markere dem, der er relateret til deres job. Fordele: enkelhed, god til mange forskellige jobpositioner. Ulemper: forberedelse af tjeklisten er tidskrævende, ikke egnet til små grupper af deltagere.

• Observation – kræver konstant tilstedeværelse under arbejdet, når den fulde information om jobbet indsamles: varighed af opgaver, metoder, procedurer – alt dette kan overvåges under observation. Fordele: nyttigt til nøglepositioner, objektivitet. Ulemper: meget tidskrævende, ikke egnet til alle positioner, der involverer mentale aktiviteter, der ikke kan observeres.

• Selvbeskrivelse – skriftlig beskrivelse af jobpositionen og alle opgaver udført af medarbejderen. Fordele: ingen forberedelsesfase, omfattende sammenligningsmateriale. Ulemper: vanskeligheder ved skrivning af beskrivelsen, subjektivitet, behov for at give træning eller retningslinjer før opgaven.

• Dagbøger og rapporter – føres dagligt, beskriver en typisk dag, time for time. Sådanne dagbøger kan forberedes efter hver arbejdsdag. Dagbøger er særligt nyttige for ledelsespositioner. Fordele: ingen forberedelsesfase, omfattende sammenligningsmateriale. Ulemper: vanskeligheder ved skrivning af beskrivelsen, subjektivitet, behov for at give træning eller retningslinjer før opgaven.

• Hierarkisk analyse af opgaver – opdeler opgaver i hierarkiske sæt af opgaver og delopgaver. Denne metode viser alle opgaver på en klar og gennemsigtig måde, beskriver standarder for drift og arbejdsvilkår. Den bruges normalt til blåkravepositioner. Fordele: detaljeret analyse af mål med en klar vej til at opnå dem. Ulemper: tidskrævende, kræver høje kompetencer fra analytikeren.

Færdighedsanalyse

Det næste trin i jobanalyse er undersøgelsen af de færdigheder, der er nødvendige for den givne jobposition. Hovedformålet med en sådan undersøgelse er information om de færdigheder, der er nødvendige for at opnå et bestemt niveau af effektivitet. Stillingen analyseres hovedsageligt med hensyn til de færdigheder og evner, der kræves for stillingen. Færdighedsanalyse anvendes hovedsageligt til kontor- og manuelt arbejde ved hjælp af teknikker som:

• Arbejdsfordeling – stillingsanalyse udført ved at opdele alle opgaver, processer og pligter.
• Analyse af manuelle færdigheder – observation af erfarne arbejdstagere under deres arbejde, detaljeret beskrivelse af bevægelser og kropspositioner.
• Opgaveanalyse – formålet med analysen er at finde mulige vanskeligheder og udvikle relaterede træningsteknikker.
• Fejlanalyse – analyse af typiske fejl, der opstår i relation til den givne position, især sådanne der resulterer i økonomiske konsekvenser.
• Analyse af læringsevner – vurdering af læringsevner, der hjælper med at opnå tilfredsstillende resultater.

Analyse af kompetencer

Analysen af kompetencer er relateret til medarbejderens adfærdsmæssige og funktionelle evner. Analysen har tendens til at fokusere på de kompetencer, der er nødvendige for den givne jobposition. Der er flere teknikker, der anvendes til analyse af kompetencer:

• Rådgivning fra en ekspert – en meget bred og ikke særlig effektiv teknik, der involverer at søge råd fra en erfaren person, der bliver bedt om at lave en liste over kompetencer.
• Struktureret samtale – samtalen, der afholdes med mange medarbejdere, er baseret på en liste over kompetencer og tillader en detaljeret vurdering af de positive og negative adfærdsmæssige indikatorer, der påvirker arbejdets effektivitet.
• Workshop – workshops ledes af personer, der har faglig viden og erhvervserfaring. Nøglekompetencerne i organisationen vurderes med denne teknik.
• Funktionel analyse – er en beskrivelse af hovedmålet for stillingen med definitionen af dens strategiske funktion.
• Kritisk hændelsesanalyse – analyse af kompetencer baseret på reelle, forekommende kritiske hændelser.

Jobanalyse – sammenfatning

Effektiv menneskelig ressourcestyring i organisationen kræver regelmæssig udførelse af jobanalyse. Resultaterne af analysen er udgangspunktet for realiseringen af mange mål. Analyser muliggør forberedelse af jobbeskrivelser, evaluering af jobpositioner og fastsættelse af lønstruktur i virksomheden. Jobanalyse er uvurderlig som et værktøj til motivation, vurdering og belønning af medarbejdere. De opnåede resultater kan indikere retningen for fremtidig udvikling og vise mulige måder til effektiv udnyttelse af menneskelige ressourcer. Ledelsesteamet kan bruge sådanne oplysninger til at opnå organisationens mål.

Du har lige læst om jobanalyse. Tjek 5 mest populære typer crowdfunding

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.