Hvordan udfører man rutineopgaver automatisk?

Hver dag har medarbejdere mange opgaver, der skal udføres. Mange af dem er gentagne, udføres næsten automatisk og ender med at blive kedelige eller byrdefulde rutiner, der bliver en leg. Så hvordan kan man udføre rutineopgaver automatisk?

Rutineopgaver – indholdsfortegnelse:

1. Tidsstyring
2. De mest almindelige opgaver – automatisk
3. Hvordan man automatisk svarer på e-mails
4. Sociale medier – indlæg
5. Adgang til information
6. Forskning
7. Rutineopgaver – opsummering
8. Rutineopgaver – Nøglespørgsmål

Tidsstyring

Det store spørgsmål vedrører en fornuftig tilgang til rutineaktiviteter inden for ordentlige tidsstyringsforanstaltninger. Det viser sig at være afgørende at planlægge arbejdsdagen, så opgaverne udføres på passende tidspunkter. Automatisering (eller kort sagt, at gøre visse ting “som en selvfølge”) vil give dig mulighed for bedre at fokusere på opgaver, der kræver mere arbejde og opmærksomhed.

De mest almindelige opgaver – automatisk

De mest almindelige tilbagevendende opgaver er administrative anliggender. Disse inkluderer for eksempel at afslutte kontortimer, tjekke e-mail eller lave korte indlæg på sociale medier.

Hvordan man automatisk svarer på e-mails

Kommunikation i realtid erstatter daglig skrivning og svar på e-mails. Desværre kommer det at skrive til kunder eller forretningspartnere, hvor graden af forbindelse er lav, med en manglende evne til at bruge instant messaging. Men det er ikke helt pointen. Det vigtige er at have så mange kontakter som muligt i nogen af dine kommunikationsapps. De mennesker, du bruger mest tid på at tale med, direkte overordnede/underordnede, faste kolleger. Det er også en god idé at oprette gruppebeskeder som kun inkluderer personer, der er specifikt involveret i projektet. På denne måde vil kernen i sagen – det vil sige at skrive tilbage beskeder – blive automatisk og integreret i resten af dine daglige opgaver.

Sociale medier – indlæg

Hvis dine opgaver inkluderer at poste på populære platforme, skal du sørge for, at arbejdet er organiseret. Der er ofte behov for at opdatere din virksomheds opslagstavle dagligt. Derfor, hvis det er muligt, planlæg nogle indlæg på forhånd. På denne måde, selvom du først vil bruge mere tid, vil du kunne udsætte denne daglige rutine i et par dage og tage dig af vigtigere anliggender.

Selvfølgelig er dette ikke altid muligt. De begivenheder, som du skal reagere på i sociale medier, er uforudsigelige. Alligevel kan ting, der gentager sig periodisk, rutinemæssigt – nemt planlægges godt på forhånd.

Adgang til information

I nogle industrier er medarbejdere forpligtet til at følge med i verdensbegivenheder. Mængden af nyhedssider kan være overvældende. Derfor er det en god idé at vælge et par sider, der tilbyder information, der er mest relevant for dig, og aktivere push-notifikationer. Dette vil hjælpe dig med at undgå en overflod af unødvendigt indhold.

Forskning

Der er ofte behov for at lave forskning. Som du ved – kan du bruge timer på det. Så det er værd at række ud efter en virtuel assistent, såsom Google Alerts, som vil underrette os om vigtige ting, overvåge forskellige ændringer og automatisk sende os information til vores e-mailboks.

Rutineopgaver – opsummering

Selvfølgelig kan eksempler på forenklinger og automatiseringer multipliceres. At række ud efter nyttige værktøjer og fokusere på mere betydningsfulde opgaver vil helt sikkert hjælpe os med at nå vores mål hurtigere.

Læs også: Hvorfor har du brug for en tidsblokering-app? Top 8 apps i 2021!

Hvis du vil holde kontakten, så tilslut dig vores Facebook-fællesskab!