Hvordan opretter man et projekt risikoregister? | #44 Kom godt i gang med projektledelse

At håndtere risici i et projekt er afgørende for dets succes. Ifølge forskning bliver kun 30% af projekterne færdige til tiden, og mere end 70% af dem kæmper med forsinkelser eller ekstra omkostninger. For at undgå sådanne fiaskoer bør projektlederen anerkende nøgle risici og implementere passende modforanstaltninger, og for at gøre dette opretter han eller hun et risikoregister. Det er et værktøj, der hjælper med at håndtere og forudse projektets risici. Men hvordan forbereder man et succesfuldt risikoregister til projektplanlægning og -udførelse? Læs videre for at finde ud af det!

Hvordan opretter man et risikoregister for projekter? – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Hvordan skal risikofaktoregisteret se ud?
3. Hvordan forbereder man et risikoregister?
4. Sammenfatning

Introduktion

Risiko er en integreret del af ethvert projekt. For at håndtere det effektivt har du brug for et værktøj, der hjælper dig med at identificere, overvåge og reagere effektivt på opståede forhindringer, med andre ord, et risikoregister. Den succesfulde gennemførelse af mange virksomheders og organisationers projekter er truet på et tidspunkt i implementeringen. Af denne grund skal projektlederen blive fortrolig med metoder og værktøjer til risikostyring, og frem for alt – dygtigt forberede et risikoregister.

Et risikoregister, også kendt som en risikolog eller risikofaktoregister, er et dokument, der registrerer alle identificerede forhindringer, trusler eller farer. Det inkluderer også deres analyse samt modforanstaltninger, der skal tages i tilfælde af deres opståen under projektet. Registeret bliver en samling og opbevaring af information om alle risici og muligheder relateret til projektet.

Hvordan skal risikofaktoregisteret se ud?

Risikoregisteret skal fremstå som et læseligt dokument og indeholde følgende information:

• Beskrivelse af risikoen – hvad er risikoen, og hvilket område af projektet påvirker den?
• Mulige konsekvenser – hvilke trusler udgør farerne for projektet? Vil det medføre yderligere konsekvenser? Kan vi forhindre dem?
• Sandsynlighed for opståen – er det en tilfældig risiko, der er forbundet med for eksempel forsinkelser i opgaveløsningen; eller er det en sjælden, der kan true hele projektindsatsen?
• Prioritet – hvor alvorlig er denne risiko i forhold til andre med en lignende sandsynlighed for opståen?
• Ansvarlige personer – hvem vil bære ansvaret for at reagere på risikoen passende, hurtigt og effektivt?
• Risiko responsplan – hvilke handlinger skal der tages, når der opstår vanskeligheder?

Risikoregisteret bør derfor samle information om alle identificerede risici, deres analyse samt modforanstaltninger. Det skal også opdateres regelmæssigt til alle projektinteressenter, så alle kan holde sig ajour med og reagere på opståede risici og nødsituationer.

Hvordan forbereder man et risikoregister?

Forberedelsen af risikoregisteret består af flere trin:

1. Risikokidentifikation. Det første skridt er at identificere alle risici forbundet med projektet. Du kan gøre det ved at afholde en brainstorming-session med teamet eller gennemgå litteratur relateret til projektet. Når du har oprettet en lang liste over risici, skal du analysere for at opdele alle potentielle trusler i tekniske, ressource-relaterede og projektforretningsmiljøer.
2. Risikovurdering. Når risiciene er identificeret, skal du analysere dem for at vurdere deres potentielle indvirkning på projektet. Besvar spørgsmålene:

• Hvilke risici er mest sandsynlige at opstå? Det er også en god idé at liste dem i rækkefølge efter sandsynlighed for opståen. Dette vil hjælpe dig med at bestemme, hvilke der kræver mest opmærksomhed.
• Hvad kunne deres konsekvenser være? Her ville den bedste måde være at starte listen med de mest alvorlige konsekvenser.

Planlægning af risiko respons. Baseret på analysen og prioriteringen bør projektlederen udvikle en responsplan for hver af de identificerede risici. Helst skal der defineres foranstaltninger, der skal tages, hvis risikoen opstår. Det er også en god idé at forberede en beredskabsplan, en skabelon med scenarier, der inkluderer vejledning om, hvordan man skal opføre sig, når sådanne begivenheder sker, som du kan implementere, så snart det sker.

Opdater registeret. Risikoregisteret bør opdateres regelmæssigt for korrekt at spore og håndtere identificerede risici samt tilføje nye efter behov, som projektet skrider frem.

En af de mest almindelige fejl, der begås, når man forbereder et risikoregister, er utilstrækkelig analyse af årsagerne til risici og utilstrækkelig planlægning af risikosvar. For at undgå denne fejl bør projektlederen afsætte tid og opmærksomhed til analyse og planlægning. På denne måde vil han eller hun få tillid til, at de mest sandsynlige risici er blevet korrekt identificeret.

Sammenfatning

Et risikoregister er et værktøj til at håndtere og forudse risici forbundet med projektimplementering. Det indeholder detaljeret information om de identificerede risici, deres analyse og modforanstaltninger. Desuden bør projektteamet samarbejde om at udarbejde registeret i planlægningsfasen af projektet og derefter holde det opdateret og tilgængeligt for alle projektinteressenter.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.