Hvordan man tackler store problemer i projektledelse

De massive ændringer i arbejdsorganisation og virksomhedsledelse, der blev indledt af pandemien, er ikke blevet bremset det mindste i 2022. Dog kan den økonomiske fermentering og dynamik faktisk vise sig at være gavnlig for den glatte implementering af projekter. I dag vil vi tage et nærmere kig på de vigtigste spørgsmål inden for projektledelse.

Problemer i projektledelse – indholdsfortegnelse:

1. Hovedproblemer i projektledelse
2. Problemer med projektomfang
3. Projektudførelsestid
4. Handlingsfleksibilitet
5. Sammenfatning

Hovedproblemer i projektledelse

Ifølge Pulse of the Profession-rapporten er en højere procentdel af projekter blevet gennemført effektivt: opnåelse af deres mål, holde sig inden for budgettet og den planlagte afslutningstid. På den anden side blev flere projekter annulleret i 2021 end i tidligere år.

Derfor vil vi undersøge de succesfulde for at lære af de bedste. Hvad var de vigtigste problemer ved ledelsen af disse projekter? Og hvordan ville vi forsøge at løse dem i dag?

Vi vil i dag fokusere på tre hovedområder af bekymring inden for projektledelse. Disse er:

• projektomfang
• projektudførelsestid
• teamfleksibilitet

Problemer med projektomfang

Problemer med at definere omfanget af projektet begynder normalt fra starten. Og selv før dets forudsætninger er fuldt afklaret. Derfor er det så vigtigt at skitsere projektets blueprint omhyggeligt. Skynd dig ikke og tag dig god tid til at afklare målet og handlingsplanen, før du planlægger opgaverne.

Det er en god idé at bruge de rigtige værktøjer til dette, når du planlægger omfanget af projektet samt at opdele det i epics eller tråde, der er forståelige for alle involverede.

• Kommunikation med klienten og partnere

For at sikre succesen af et projekt er dets fødsel afgørende. En gunstig atmosfære, en overbevisende præsentation af de mest betydningsfulde forudsætninger sammen med forhandling og interpersonelle færdigheder fra projektlederen kan alle afgøre, om projektet bliver afvist eller implementeret.

Den efterfølgende diskussion med klienten og andre beslutningstagere er de bindende øjeblikke, der definerer det indledende omfang af projektet.

• Naturlig omfangsfleksibilitet versus omfangscreep

Men hvorfor taler vi om det “indledende” omfang af et projekt? Fordi det planlagte omfang aldrig vil være identisk med det endelige omfang.

Antagelsen om naturlig fleksibilitet i projektomfanget er en måde at håndtere omfangsvariabilitet på og simpelthen en realistisk tilgang. Det tillader projektets rammer at tilpasse sig faktisk leverbarhed og ændrede forretningsbetingelser. Dog må denne naturlige variabilitet ikke gælde for projektets nøgleforudsætninger.

Når nøgleforudsætninger ændres, og omfanget af opgaver, der skal udføres, udvides, sættes projektets succes på spil. Dette problem kaldes omfangscreep. Begrebet omfangscreep betyder ukontrolleret projektvækst. Og det er en plage for så meget som en tredjedel af gennemførte forretningsprojekter.

• Indholdsside

En anden hindring i projektledelse er at definere indholdet af projektet. En projektleder skal ærligt besvare spørgsmålet: ved jeg nok om de opgaver, jeg ønsker at udføre?

Hvis svaret på dette spørgsmål er nej, så uanset hvor avanceret projektet er, er det nødvendigt at konsultere specialister. Først med dem, der udgør projektteamet. Men nogle gange er rådgivning fra eksterne eksperter nødvendig.

Projektudførelsestid

Selv meget erfarne projektledere er uhelbredelige optimister, når det kommer til projektudførelsestid. Dette bevidnes af statistikkerne for gennemførte store projekter. I 2021 blev 55% af projekterne globalt afsluttet til tiden. Dette er en stigning på 4% sammenlignet med året før. Dog er resultaterne stadig ikke særlig tilfredsstillende.

• Realistiske forsinkelser

At afslutte et projekt til tiden hindres normalt af den urealistiske tid, der er afsat til bestemte opgaver. Derfor er det værd at bruge værktøjer, der muliggør statistisk måling af den faktiske hastighed af opgaveudførelse og sammenligne den med den planlagte tid.

• Teamkommunikation

Selvfølgelig er tiden for projektudførelse tæt forbundet med dets omfang og budget. Dog viser de afgørende faktorer sig ofte at være teamets effektivitet og fleksibilitet.

Teamets præstation skal opfylde klare og forståelige krav gennem simpel delegation af opgaver og ansvar. Lige så vigtigt er gennemsigtigheden af de indbyrdes afhængigheder af de enkelte faser af arbejdsudførelsen samt rækkefølgen af opgaver. At tage sig af disse aspekter af kommunikationen for at forhindre tilbageslag med projektudførelsestiden.

Handlingsfleksibilitet

Den snævre og kilde til fiasko i projektledelse er mangel på fleksibilitet, der stammer fra at holde sig til velkendte, slidte stier. Det fører ofte til brugen af afprøvede og testede ledelsesmetoder og værktøjer, der ikke er egnede til et bestemt projekt. Men hvordan kan du øge din fleksibilitet – som projektleder – og hele teamets?

• Agilitet

Det er ikke tilfældigt, at den operationelle fleksibilitet og problemløsning, der er iboende i små, agile softwaredesignteams, har opnået verdensomspændende anerkendelse. Mere og mere ofte er det projektledelsesværktøjer fra IT-branchen, der spreder sig til andre industrier, når situationen kræver øget operationel fleksibilitet.

• Engagement og selvorganisering

Agile teams kan udvise stor fleksibilitet. I dem bliver ledere ofte direkte involveret i projektet og giver og modtager feedback på deres handlinger. Og teammedlemmer – i det mindste til en vis grad – vælger selvstændigt de opgaver, der skal udføres. Alt dette får agile teams til at ligne modellen for selvorganisering.

Sammenfatning

Vi har kategoriseret de vigtigste problemer i projektledelse i tre grupper. Den første omfatter at definere, forstå og opretholde omfanget af projektet under dets udførelse. Den anden er timingen af projektopgaver. Den tredje er at opretholde fleksibilitet i teamledelse og konstant tilpasse sig ændrede forhold.

Den bedste måde at håndtere disse problemer på er at holde sig opdateret – med din tidsplan og viden, med dine ledelsesmetoder, med dit team og med software, der gør det lettere at styre selv meget komplekse projekter.

KILDE TIL STATISTIK: Pulse of the Profession 2021

Læs også:Projektmilepæle

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook og Twitter.