Hvorfor bruge projektstyringssoftware? | #10 Kom i gang med projektstyring

Kræver implementeringen af hvert projekt brugen af software? Formodentlig ikke. Men er det værd at udføre komplicerede beregninger i hukommelsen med en lommeregner ved hånden, når tid og nøjagtighed af resultatet er vigtige? Er det værd at komme til et møde med en mappe fuld af noter, når deltagerne ønsker at læse en interessant og kortfattet præsentation?

Projektledelsessoftware – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Spar tid
3. Overvåg projektets status
4. Gør information tilgængelig
5. Sikre projektets kontinuitet
6. Sammenfatning

Hvorfor bruge projektledelsessoftware? Introduktion

Ingen har sandsynligvis brug for at blive overbevist om at bruge projektledelsessoftware. Især hvis vi taler om store og komplekse projekter, der simpelthen ikke kan køres på papir. Men det er værd at finde ud af, hvad fordelene ved at bruge projektledelsessoftware er. Overvej først, om vi i vores PM-praksis har alle disse områder under kontrol. For det andet kan vi vælge den software, der er bedst egnet til vores projekters og teamworkets specifikationer.

Vi vil gerne fremhæve fire områder, hvis forbedring er afgørende for brugerne af projektledelsessoftware. Disse er:

• spare tid
• overvågning af projektets status
• fastlæggelse af tilgængelighed af information
• sikring af projektets kontinuitet

Vi vil se på dem én efter én nedenfor, efterfulgt af en diskussion om softwarefunktioner, der er værd at bemærke, samt et kig på nogle af de mest populære løsninger, der er tilgængelige på markedet.

Spar tid

Tidseffektiviteten ved softwaren ligger primært i den forbedrede projektorganisation. Dette skyldes, at det betyder simpel planlægning og fleksibel skitsering af projektets rammer. At forberede et projektcharter eller Gantt-diagram er meget enklere og mere praktisk, når det gøres med det samme i det program, vi senere vil bruge til at styre projektet.

Faktisk kan planer suppleres, efterhånden som projektet skrider frem, med detaljerede opgaver, der postes på Kanban-tavler eller i projektets backlog. Dette vil give en helt realistisk måling af den tid, der bruges på specifikke opgaver af konkrete projektteammedlemmer.

Men når det kommer til projektets tidsstyring, er valget af selve softwaren og om den allerede er kendt af teamet af betydelig vigtighed. Trods alt varierer projektledelsesprogrammer betydeligt i kompleksitet, og indlæringskurven kan blive svær at navigere. Mens Firmbee er et gennemsigtigt miljø, der indeholder alle de værktøjer, der er nødvendige for at styre et projekt, er Jira et kolossalt og meget komplekst værktøj, der muliggør automatisering af opgaver og integrationer med eksterne programmer.

Overvåg projektets status

Det andet fokusområde for projektledelsessoftware er real-time overvågning af projektstatus. Hvert program inkluderer analytiske værktøjer til visualisering af statistikker. De viser blandt andet:

• den nuværende status for implementeringen af opgaver – hvor mange opgaver der er blevet afsluttet og på hvilket tidspunkt, hvem der har afsluttet hvilke opgaver,
• sammenligning af reelle resultater med antagelser – for eksempel ved hjælp af et diagram, der sammenligner den gennemsnitlige tid for en opgave med dens reelle forløb,
• tilstanden af budgetimplementeringen, samt
• forudsigende værktøjer til at vurdere om tingene går i den rigtige retning.

Gør information tilgængelig

Et andet problem, som softwaren hjælper med at løse, er real-time tilgængelighed af projektinformation for teamet og interessenterne. De vigtigste fordele ved projektledelsessoftware er muligheden for at logge ind når som helst, samt differentiering af tilladelser – for eksempel til at redigere opgaver eller til at se præstationsstatistikker for individuelle teammedlemmer. For eksempel kan en klient få mulighed for at se de opgaver, der er afsluttet i en given uge, men ikke have beføjelse til at redigere listen over opgaver, der skal afsluttes i de følgende dage.

Med et ord er det tredje vigtige område at lette opretholdelsen af ordentlig orden i projektet samt gennemsigtighed i kommunikationen. Sidst men ikke mindst hjælper brugen af et redigeret, on-the-fly, samarbejdende projekt dokument med at opbygge en følelse af teammedlemskab og ansvar for at fuldføre tildelte opgaver, der bidrager til projektmålet.

Sikre projektets kontinuitet

En vigtig, men ofte overset fordel ved at bruge projektledelsessoftware er, at den opretholder kontinuitet i tilfælde af personaleforandringer. Disse kan påvirke både projektlederen og andre teammedlemmer. Takket være tilgængeligheden af historiske projektdata og analytiske værktøjer kan en ny person relativt nemt få et indtryk af situationen og hurtigt blive introduceret til nye opgaver. Uden at gennemgå den fulde projekt dokumentation kan hun også finde ud af, blandt andet, hvad der allerede er blevet gjort, hvilke opgaver der giver teamet vanskeligheder, og om projektet bliver gennemført i henhold til tidsplanen og budgettet.

Sammenfatning

Projektledelsessoftware reducerer den tid, der er nødvendig for at gennemføre projekter. Fra planlægning til delegering af opgaver til at kontrollere deres gennemførelse af teammedlemmer, hvilket ikke behøver at blive registreret hver gang af projektlederen. Alle disse trin udføres mere effektivt. Så det kan betale sig at investere tid i at lære det rigtige program.

Det letter også overvågningen af den aktuelle situation og sikrer, at alle interessenter har adgang til projektrelateret information, der vedrører dem, når som helst. Vi må tilføje til dette den betydelige bekvemmelighed ved at have alle data samlet ét sted, hvor det er nemt at få et overblik. Disse funktioner gør det også lettere at sikre projektets kontinuitet, selv i tilfælde af radikale personaleforandringer.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.