Hvordan implementerer man et freelance management system i virksomheden?

At implementere et freelance management system i virksomheden er slet ikke svært. Bare søg på Google efter det rigtige system, gennemse de tilgængelige tilbud og vælg det, der interesserer dig mest. Intet enklere, bare et par klik. Tricket er dog at implementere FMS effektivt. Hvordan gør man det? Følg blot trinene nedenfor.

Hvordan implementerer man Freelance Management System i virksomheden? – indholdsfortegnelse:

1. En leder på det rette sted
2. Effektiv kommunikation med freelancere
3. Planlægning af implementeringen
4. Forberedelse af teamet
5. Indførelse af forbedringer
6. Kommunikation med systemvedligeholderen

En leder på det rette sted

For at implementere Freelance Management Systemet godt, bør virksomheden først sørge for at have en leder/projektleder på stedet, dvs. i virksomheden. Denne person vil være ansvarlig for at overvåge fremskridtene i organisationen under systemimplementeringen og vil også sikre konstant kontakt med den valgte FMS-udbyder.

Projektlederen eller -manageren bør være det faste kontaktpunkt mellem leverandøren og kunden fra implementeringen af Freelance Management Systemet, gennem indførelsen af relevante ændringer, til den fulde implementering af systemet. Dette er også den person, der først vil modtage nyheder eller information om nye funktioner senere hen.

Effektiv kommunikation med freelancere

Effektiv kommunikation er afgørende ikke kun i privatlivet, men også i det professionelle liv. I vores tilfælde, primært med freelancere. Som regel, når der indføres ændringer relateret til nye teknologier, er der meget ny information på én gang, hvilket skaber kommunikationsstøj. Derudover er freelancere mennesker, der arbejder mest på afstand og ikke er i konstant kontakt med, hvad der sker direkte i virksomheden.

Derfor er en meget vigtig del af implementeringen af et freelancer management system i virksomheden at informere freelancere på forhånd om kommende ændringer, samt om detaljerne relateret til indførelsen af det nye system. Du bør inkludere, hvordan de skal vedligeholde og administrere deres profiler, for at spare organisationen tid på at forklare hvert enkelt spørgsmål separat.

Planlægning af implementeringen

Du kan hurtigt opsætte Freelance Management System i virksomheden. Men uden den rette organisering af implementeringstiden kan du støde på flere hindringer såsom unødvendig tilbagevenden til tidligere faser af implementeringen på grund af konstant opdukkende uløste problemer. Ved at planlægge implementeringstiden på forhånd kan du undgå frustration blandt de involverede i projektet.

Med hjælp fra FMS-udbyderens konsulent kan du arrangere arbejdsplanen, så den matcher organisationens og dens medarbejderes kapaciteter. Det er en god idé at dokumentere hver fase af planen og gøre den tilgængelig for de personer, der er engageret i systemimplementeringen, så de kan vide, på hvilket trin de er.

Forberedelse af teamet

Under indledende diskussioner med FMS-udbyderen, skal du tidligt sikre dig, at de personer, der skal bruge systemet, er opmærksomme på de ændringer, der kommer, og er engagerede i dem. Derudover ville det i de første faser af implementeringen af et freelancer management system i virksomheden være tilrådeligt at gennemføre en introduktionstræning mellem projektlederen på systemudbyderens side samt alle involverede personer på modtagervirksomhedens side. Sådan træning bør forberede alle, der vil have kontakt med det nye system, så de ved, hvordan de skal bruge det, og frem for alt, hvordan de skal arbejde effektivt med det.

Indførelse af forbedringer

Efter implementeringen er afsluttet, bør systemdriften overvåges løbende, og der bør indsamles feedback fra brugerne. Både dem, der arbejder på stedet i organisationen, og dem, der arbejder på afstand. Sådanne handlinger har til formål at foretage løbende korrektioner eller forbedringer af systemet for at maksimere dets kapaciteter. Under hensyntagen til fremtidsplanerne for deres virksomhed kan FMS-brugere også indsende ideer til at udvide systemets funktionalitet. På denne måde bliver det endnu mere effektivt, og du kan gå ud over den afdeling eller det projekt, der aktuelt gennemføres gennem det i organisationen.

Kommunikation med systemvedligeholderen

Enhver god udbyder af Freelance Management System bør delegere en dedikeret systemvedligeholder til at assistere modtagervirksomheden. Systemvedligeholderen bør ikke kun agere under implementeringen af FMS i kundens organisation, men bør også være tilgængelig senere under dens drift. Dette giver FMS-kunden kontinuerlig assistance i tilfælde af uventede situationer. Denne person fungerer også som en konstant forbindelse mellem leverandøren og kunden, hvilket sikrer, at al feedback indsamles og videregives til udviklerne.

På denne måde kan du foretage alle korrektioner eller forbedringer af FMS løbende. Det kan vise sig, at vedligeholderen slet ikke er nødvendig efter implementeringen af systemet, men det er godt at anerkende, at der er en dedikeret person, som du kan henvende dig til i de senere faser af driften med Freelance Management Systemet.

Læs også: Nøgleelementer i Freelance Management System

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook og Twitter.