Når du driver din egen virksomhed, vil du før eller siden støde på en situation, hvor din kunde ikke betaler dig til tiden. Så vil mange spørgsmål måske svire rundt i dit hoved. Hvilke skridt skal du tage for at få betaling? Vil det være nødvendigt med hjælp fra en advokat? Eller er der noget, du selv kan gøre? Ingen bekymringer. I den følgende artikel besvarer vi disse spørgsmål. Læs om indsamling af ubetalte fakturaer i 5 nemme trin.
Før du tager nogen skridt til at indsamle ubetalte fakturaer, skal du sikre dig, at du ikke har begået nogen fejl. Vi er kun mennesker, og alle laver fejl. Derfor skal du dobbelttjekke, om du har udstedt en faktura korrekt. En tastefejl i bankkontonummeret kan afskrække din kunde, på trods af deres oprigtige intentioner, fra at betale en faktura.
Det er ikke det eneste, du skal verificere. Det er vigtigt at tjekke, om en faktura er udstedt i overensstemmelse med ordren. Hvis beløbet på fakturaen er højere end i kontrakten, er det ikke underligt, at din kunde ikke er villig til at betale for det. I så fald skal du udstede en kreditnota.
En lignende situation opstår, når din kunde ikke accepterer det udførte arbejde. I dette tilfælde skal du foretage rettelser. Tjek også, om du har angivet de rigtige kundedetaljer på en faktura, og om den er sendt til den rette adresse. Vær opmærksom på fakturadatoen og betalingsmetoden. Hvis du er sikker på, at de oplysninger, der er angivet i denne faktura, er komplette og korrekte, kan du gå videre til næste skridt.
Mangel på betaling kan være en uheldig oversigt og en simpel misforståelse. Det kan ske for alle. Derfor bør den første betalingspåmindelse være venlig. Du bør ikke kalde de store kanoner ind med det samme. Tag dig af gode relationer med din samarbejdspartner.
Hvad skal du inkludere i en sådan påmindelse? Giv klare og faktuelle oplysninger i den. Præsenter faktaene på en høflig, men fast måde. Skriv, hvilket arbejde der er udført, eller hvilke varer du har solgt til din kunde. Du kan også vedhæfte en kopi af en faktura til din påmindelse, da din kunde måske har mistet den. Angiv, hvornår betalingsfristen udløb, men sæt ikke en ny frist endnu. Derudover kan du inkludere det samlede beløb, der skal betales. Vent på din kundes reaktion i et par dage, og send derefter den næste påmindelse.
Hvordan sender du sådanne oplysninger? Det er bedst at sende det via e-mail, da det er den hurtigste og mest effektive måde at kontakte dine kunder på. Bed din kunde om venligt at bekræfte modtagelsen af din e-mail. Dette kan komme til nytte senere. Hvad nu hvis din kunde ikke bekræfter modtagelsen af din besked? Du kan ringe til dem og spørge direkte om det. Hvis det ikke virker, gå videre til næste skridt.
En betalingsanmodning skal inkludere fakta, da den senere kan blive bevis i retten. Af denne grund kan selv mindre unøjagtigheder arbejde imod dig. Sørg for at forberede den nøjagtigt. Et sådant dokument skal skrives i en rolig tone, især når din kunde ikke har betalt en faktura for første gang. Vær høflig og direkte, men overreager ikke, så du ikke mister din kunde.
Da det er et officielt dokument, bør du sende en betalingsanmodning med rekommanderet post. Du kan også bruge en kvittering for modtagelse. Du behøver ikke at ty til juridiske tjenester på dette stadium. Selvom et brev fra et advokatfirma kan have mere indflydelse på din kunde, er juridiske tjenester ret kostbare. Derfor bør du først forsøge at skrive en betalingsanmodning selv.
Dette er det sidste skridt, før du tvinger spørgsmålet. Din sidste anmodning skal klart sætte og kommunikere dine forventninger. Selvom der ikke er et eksempelbrev til rådighed, bør en sidste betalingsanmodning præsentere alle fakta og data vedrørende den ubetalte faktura.
Husk at inkludere alle nødvendige detaljer såsom fakturanummer, beløb der skal betales og forfaldsdato. Et veludført anmodningsbrev om betaling vil vise din kunde, at du er ret seriøs omkring spørgsmålet, og det vil være et klart signal til dem om, at du måske snart vil tage juridiske skridt.
Det må indrømmes, at juridiske sager kan være dyre og tidskrævende. Derfor er et dokument, du er ved at sende, den sidste udenretlige metode til at løse sagen. Angiv en rimelig dato for betalingen. Typisk er den standard betalingsfrist 14 dage.
Du kan også vedhæfte dokumenter, der bekræfter kundens gæld. Det kan for eksempel være en vareregnskab eller en kontrakt, du har underskrevet med din kunde. Husk, at en kontrakt sendt via e-mail er lige så juridisk bindende som dens papirversion.
Til sidst kan du tilføje en bemærkning om, at hvis betalingen ikke er foretaget inden for den ovennævnte tid, vil du tage sagen til retten, hvilket vil medføre ekstra omkostninger for din kunde.
Med vores gratis faktureringsapp kan du indstille påmindelser for kommende betalinger og med blot ét klik tjekke det skyldige beløb og forfaldsdatoer.
Hvis din kunde stadig undgår betalingen, er din eneste mulighed at tage juridiske skridt. På dette stadium er det bedst at bruge advokatens hjælp, især hvis det skyldige beløb er en stor sum penge. Selv mindre fejl i den proceduremæssige skrivelse kan få retten til at afvise denne sag.
Men hvad hvis fakturabeløbet er lille? Omkostningerne ved at hyre en advokat kan være uforholdsmæssige i forhold til gælden. I så fald kan du gøre brug af en forenklet procedure, som er mindre kostbar og ikke kræver advokatens involvering.
Du har lige læst om indsamling af ubetalte fakturaer. Tjek vores andre artikler: 5 almindelige faktureringsfejl
Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
En problemløser med 5 forskellige grader og uendelige reserver af motivation. Dette gør ham til en perfekt virksomhedsejer og leder. Når han søger efter medarbejdere og partnere, værdsætter han åbenhed og nysgerrighed over for verden mest.
Social media reklamekampagner, direkte kontakt under branchebegivenheder, tilbud om uddannelsesmaterialer for at øge viden og…
Flere mindre begivenheder udgør en Sprint i Scrum. Sprints danner igen sammen en vej, der…
Modtagere griber oftere og oftere efter videomateriale. Skriftlige former bliver mindre populære. Traditionelle bloggere forsøger…
Copywriting er blevet et ekstremt populært erhverv i de seneste tider. Der er flere og…
Får du nogensinde følelsen af, at dagen er for kort til at gøre alt det,…
Hvad er software? Hvad er typerne og metoderne til distribution? Når vi holder os til…